关于煤炭行业档案管理状态的调研

【摘 要 】煤炭行业档案管理工作是企业管理工作中的重要部分,这是一项政策性、机密性、专业性较强的工作,因为其具有的是真实性、多元性和潜在的创造性.及时研究解决档案管理工作中遇到的问题,并在人、物、财力等方面给予大力支持,加上科学规范的管理,使档案管理工作更加完善.

【关 键 词 】档案管理 企业发展

【中图分类号】F272；G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2012）11-0355-01

通过对煤炭企业档案管理工作的调研,充分认识到档案管理工作做好了,有助于改善和解决煤炭行业遗留的矛盾和扯皮问题.在我国市场经济全面发展的历史背景下,要不断更新档案管理观念,全面、真实、客观的反应企业档案的整体面貌.在本世纪初以前,煤炭行业在市场经济的推动下,改组的越来越多,这对煤炭企业的档案管理要求也越发严格,许多遗留问题都涉及查询历史档案,档案管理的重要性也产生了刚性需求.本文着重调研了煤炭行业档案管理中存在的问题,及如何完善档案管理工作,不断适应档案管理工作的新形势,指导煤炭行业的档案管理工作,并逐步培养档案管理人员增强责任感和使命感,激发档案管理人员为企业、为群众做好怎么写作工作.

一、档案管理工作中企业存在的问题

1、本世纪初以前,煤炭市场的持续低迷,造成部分企业关、停、并、转,在这过程中,企业对档案管理重视程度不高,没有认识到档案管理是企业管理工作的重要组成部分,没有做好档案管理就无法维护好企业利益与职工的权益.煤炭行业由于对档案在企业中的重要性认识不足,认为档案工作就是一般的事务性工作,不能给单位创造经济效益,只要不遗失,不泄密,能查阅就行了.因此造成各类档案管理的不善,在煤炭行业的一些单位破产后,一次性安置人员因为档案的丢失等原因,致使职工因为缺失原始记录,为此引发矛盾产生影响,使档案管理陷入被动局面,为企业经营和社会环境造成不好的影响.

2、档案室建立不完善,甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方,个别单位没有专用档案室,档案资料的存放往往是找个柜子存起来就行了,硬件环境和设施严重不足.有的单位档案多、存放档案的办公室狭窄、潮湿,极易引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁及完整.所谓的“档案室”实际上成了废纸仓库,造成了档案工作有管理、无计划；有任务、无落实；有形式、无效果.档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则,因而造成档案管理中的混乱局面,严重的甚至使许多档案损毁和遗失,为档案管理工作带来麻烦.

3、管理理念薄弱,造成管理水平落后.从核心的精神层次分析,许多企业缺乏对档案管理认同的价值观,削弱了档案工作发展的基础.总体上看,目前煤炭行业在狭隘的以经济效益为重点的观念支配和引导下,管理者和广大员工的精神、思想和作风都以追求利润和财富为根本目标,处处以眼前的得失为重,很少从企业的长期利益或企业员工的利益出发考虑问题,把责任感远远“抛在身后”,这种功利色彩浓厚的价值观念危害严重,左右了许多企业管理者的思维方式和决策方向,因此,很多企业缺乏基本的档案管理意识,没有建档的自觉性和动力.档案工作相对于其他职业来说,工作单一、繁琐、重复性多,缺少机遇和新鲜感,个人能力无法发挥,缺乏成就感和认同感.概而言之,煤炭行业档案管理工作基础薄弱,极大地制约和束缚了档案管理工作的顺利发展.

二、加强档案管理工作.及时解决存在问题

工作多年来,本人亲身感受到,档案管理工作的问题,煤炭行业在历史发展过程中,由于企业内部管理机构改组的加剧,导致企业的管理结构缺乏稳定性和规范化.特别是在单位体制发生重大调整、人员重组或流动频繁的人员中,人事档案的管理工作显得至关重要.在这种情况下,档案管理工作由于它的投入与产出倾向于一种隐性和长时段的状态,效益的产生又具有潜在性,难以具体量化,容易被忽视,本能地被剔除于企业的管理框架之外,致使企业档案工作处于一种尴尬的局面.为了改善这种管理中的误区,我们应充分加强和提高煤炭行业对人事档案管理的重视,并认真做好以下几方面的工作：

1.企业重视支持是做好人事档案管理工作的关键

在档案管理中要选好人、用好人,真正让合适的人走上合适的岗位,让那些对待工作有责任、耐心、细致的优秀管理人员最大限度地发挥人力资源优势,为煤炭行业的发展贡献力量.由主管领导亲自抓档案管理工作,并且要改善基础配套设施,建立正规的档案室,提高管理手段和保管条件,稳定档案管理人员队伍,并且要解决档案管理人员的工作环境、待遇等问题.不能让这些问题影响了干部档案管理人员的积极性,通过这种手段提高档案管理者的工作水平,同时还要加大宣传力度,加强督促检查,使各级管理机构进一步提高对人事档案工作重要性的认识,牢固树立档案意识,加强对档案工作的领导,关心管档人员的政治、生活待遇,重视干部人事档案的基础工作,从而从整体上提高干部档案管理工作的水平.

2.建立和规范管理是做好档案管理工作的基础

一是收集归档程序化,建立健全干部人事档案材料的归档制度,及时督促有关部门收集,并按干部管理权限移交管档单位存档；二是鉴别整理规范化,严格按照中组部《干部档案工作条例》、国家档案局《干部人事档案目标管理暂行办法》的规定,认真细致地鉴别、整理加工,该归档的归档,不该归档的予以剔除；三是设施建设标准化,按照档案管理设施建设的有关要求,配备标准的档案档案室,办公用品、微机和相关设备,使人事档案管理实现现代化；四是管理工作制度化,自觉执行档案管理的规章制度,使每项工作都制度化,保证管理工作井然有序地开展.

3.提升工作者的素质是档案管理的重要保障

在实际工作中,通过抓管档人员的整体素质,促进管档队伍的建设和提高.一是抓基础.各管档单位应该明确分管领导,同时按规定配备专职的档案管理人员,而且必须是党员、文化程度较高,确保管档人员的素质.人员不可过多,应以干部档案管理为主,保证管档人员的工作时间；二是抓培训.通过举办各种不同层次、类型的档案人员培训班,来更新观念、更新知识,提高业务水平.同时,鼓励档案人员不断地学习干部档案管理工作的方针和政策,提高政治素质,增强原则性；三是抓待遇的落实.一方面重视档案管理人员劳动保护工作,督促管档单位落实有关经济待遇,另一方面,从政治上关心管档干部的培养和成长.通过一系列措施,从整体上提高干部档案管理队伍的综合素质,提高干部档案的管理水平.

本文通过调查研究对档案管理工作的分析、理解,阐述了档案管理工作的重要性.研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国煤炭行业的N-N现状,借鉴、吸收较好的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,同时要逐步培养档案管理人员的工作责任感和历史使命感,进一步激发档案管理工作人员的工作热情,能够适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面.

科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献.