企业内容管理新貌

在今天这个数据高速膨胀的时代,企业要管理的数据量几乎每18个月就要翻一番,可以说,呈爆炸式增长的内容信息深深地困扰着企业.特别是随着非结构化数据的猛增,企业内容管理（Enterprise Content Management,ECM）这个概念受到了来自全球越来越多的关注.IT厂商们也纷纷加码这个市场,并相继推出了企业内容管理方面的产品和解决方案.当然,今天的企业内容管理已经不再是传统意义上的内容管理――它更复杂也更重要,今天的ECM可以支持企业有序地管理并利用非结构化的信息,而无论信息身在何处.

Gartner的一份调查报告显示,在2008年,企业内容管理这一新兴市场的规模将超过40亿美元,并且还将处于持续增长的状态.而参与这项调查的全球2000多家知名企业中有四分之三表示将在2008年实施面向桌面和面向流程的企业内容管理.同时,Forrester Research也预测,企业内容管理市场的规模将以每年近20%的速度快速增长,整个ECM市场还有很大的发展空间.

另外,计世资讯(CCW Research)对于国内的企业内容管理市场也做出了类似的预测,在业务需求以及电子文档归档要求的驱动下,在国际法规遵从和国内相关法规政策出台的促进下,国内的企业内容管理市场将在未来几年内迅速增长,到2010年,国内用户在企业内容管理方面投入的复合增长率将达到20%以上.可以说,企业内容管理市场一片看好.

集成一体的企业内容管理

今天的“企业内容管理”已经不仅仅是传统意义上的内容管理,也不再是互联网爆炸时期的Web内容管理,而是集成了Web内容管理、文档管理、数字资产管理、影像管理、记录管理、协作管理、知识管理和门户为一体的企业内容管理.

事实上,内容管理技术被广泛认知和应用是在互联网应用流行以后,因此一提到内容管理,人们往往首先就会想到Web内容管理.当时,由于互联网和内联网的快速发展,Web页面成为了“内容”的最重要组成部分.但在今天,“内容”中蕴涵了更丰富的信息,企业中的“知识”已经成为了企业需要管理的更重要的内容,并且,“内容”已经逐步地演变成了企业的重要资产.

当然,今天的内容管理也已经不再是某种单独的创新技术或产品,而是许多技术和产品的综合应用,其已经大大突破了传统的信息流管理软件、办公自动化软件以及文档管理软件的应用范畴.而企业内容管理在企业应用中的使用效果和所体现出的业务价值越来越凸显.

可以说,这是内容管理发展到今天的一种必然,其已经从最初的各自独立的Web内容管理、文档管理等过渡到了集成Web内容管理、文档管理、数字资产管理、影像管理、记录管理、协作管理、知识管理和门户为一体的企业内容管理.

今天的企业内容管理更多解决的是各种非结构化或者半结构化的数据信息的采集、管理、利用、传递和增值,并将它们有机地集成到结构化数据的商业智能环境中,以此来实现企业内容价值链的最优化.这是从产品技术的角度来看,企业内容管理是技术、工具和方法,其可以实现在企业范围对“内容”的捕获、管理、存储、保护和发布.但是,企业内容管理不仅仅是技术、工具和方法,更是企业的一种策略,是企业管理其所有非结构化信息,并将这些信息与业务流程紧密结合的策略.

这就使得,在企业内容管理的概念中还被引入了“内容驱动流程、信息优化运营”的理念.也就是说,把企业内容管理与业务流程管理紧密地结合在一起,借助信息管理的模式,让企业能够以更快的方式来解决业务运行中的实际问题.

统一、融合的新趋势

企业内容管理一方面朝着整合式平台的方向发展；另一方面,与业务流程管理(BPM)和商业智能（BI）等出现的融合趋势让开放也成为了企业内容管理的发展方向之一.

从目前的情况来看,IT厂商所推出的企业内容管理产品和解决方案大都朝着整合式平台架构的方向发展,在单一的管理平台上提供协同运作、交易式应用、内容与归档管理等各种综合应用.可以说,统一平台已经成为了企业内容管理最重要的一个发展方向.

当然,这一发展方向更多的是来自于用户的需求,应用企业内容管理的用户希望能将内容管理都整合到单一的平台上,而不是系统各自为政.以通用汽车为例,由于他们在一开始的时候并没有集中地做规划,又为了满足各地不同的内容管理需求,不断地开发和导入了各种不同的内容管理产品,因此他们在全球拥有了超过100多套的内容管理系统.现在,为了能够统一地进行权限控管,通用汽车开始了一项全球企业内容管理的整合计划,他们花了约4年的时间,将原本100多个与内容管理相关的系统整合成了48个,同时,预计到2010年将所有的系统整合到单一的企业内容管理平台上.

也就是说,企业需要把自己的内容管理系统集约化和流程化,这种趋势就像是流水线生产一样,把信息处理的过程转换成像“流水线”作业.同时,这也是一个系统优化的过程,让企业内容管理可以把内容、用户和业务紧密地联系在一起,并把它们都集成在同一个平台上.

其次,开放也成为了企业内容管理的重要发展方向之一,比如支持各种不同技术和类型的数据库,兼容各种不同的开发标准.这也就涉及到了企业内容管理的另一个发展趋势,整合更多的应用程序,比如业务流程管理(BPM)和商业智能（BI）等.

Gartner的一份统计表明,80%到90%的企业内容是业务流程.因此,企业内容管理与业务流程管理的融合需求很快出现了,把企业内容管理中的“内容”流程化,就可以让企业的整个系统在运作过程中成本最大程度地降低并提高效益.

而有效地管理就是要通过内容驱动这些流程,使业务流程在大部分的情况下能够自动化,并让企业“信息”更紧密地参与到这些业务流程中.那么,为了实现信息优化与业务运营的目标,企业内容管理与业务流程管理就必须变得更紧密.

这同时也涉及到了BI,当然不仅仅是传统意义上的商业智能,因为“内容”的挖掘还涉及了结构化和信息化的挖掘.在应用数据挖掘工具进行“内容”挖掘的时候遇到了一大难题,就是要同时挖掘结构化和非结构化的数据,并把它们放置在一起,这种挖掘显然已经超越了传统意义的商业智能,还包括了文本层面的、以及以内容为核心的信息挖掘.而这正是企业内容管理与商业智能的一种很好的融合.

如何更好地应用

企业需要通过内容与流程的互动来实现业务运营的连贯性.

那么,如何才能实现企业内容管理与业务流程的融合,并让企业内容管理发挥出更重要的作用呢?

首先要注意的是,企业内容管理的“内容”是“活”的,内容要与流程形成互动,并且,企业要通过与流程的互动来实现业务运营的连贯性.同时,在这个过程中,还要保证企业的法规遵从性和合规性,也就是内容在什么时间被什么样的人所使用,并以什么样方式保存了下来,以此来防范企业所面临的风险.

在新“内容”的背景下,企业究竟该如何选择和部署企业内容管理的系统和产品呢?相信这是很多CIO还非常困惑的问题.根据企业的不同情况,在选择应用企业内容管理产品时,目前主要有三种比较主流的应用方式.

第一种是循序渐进的部署方式.企业看到了自己需要进行管理的信息,也就是“内容”,并对企业内容管理有了明显的需求,便开始了一种“循序渐进”的部署方式,先做一个企业内容管理的平台,然后再把业务流程加进去.选择这种部署方式的企业要特别注意,在这个过程中,要保证建立在企业内容管理下的流程对现有的应用不存在任何的冲击,并实现一种平滑的过渡.

第二种是针对那些拥有很多分支机构的企业或组织的部署方法.这种类型的企业要管理的“内容”分布在各分支机构中,这就需要通过专门的通道把信息传送到总部,比如在金融或者保险行业这样的情况就非常明显.那么,在部署企业内容管理的过程中,就需要把业务流程与企业内容管理系统集成绑定在一起,还要特别注意平台的统一性.

第三种方式被叫做“重点导向”,这是一种以重点为导向的集约运营方式.主要是为了实现企业整体运营的规模化和集中化而立项,并不是在技术的层面上建立一个平台.然后再在立项的基础上进行规划和部署,这种方式是朝着集中的方向去做的.

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企业内容管理追本溯源

企业内容管理的最初应用是在PC刚开始流行的时候,由于企业文档、图书馆、档案馆等纸质文档和内容向数字化文档和内容的转化而产生的需求.在后来互联网爆炸式发展的时期,以网页为核心的网站内容呈级数似的增长,由此诞生的Web内容管理是内容管理的又一新的含义,并引发了内容管理的第二次热潮.而在今天,内容的形势和实质仍在不断地发展和演进,企业内容管理的内涵和外延也就在不断地随之变化和完善.

对于企业内容管理(ECM),Gartner给出了这样的解释――企业内容管理从内涵上应该包括企业内部网(Intra)内容管理、Web内容管理、电子商务交易内容管理和企业外部网(Extra)信息共享内容管理(如CRM和SCM)等.

而企业内容管理的对象,也就是“企业内容管理”中的“内容”泛指各类结构化和非结构化数据,包括数据库中的信息,企业的各种文档、报表、账单、网页、图片、传真,甚至多媒体音频、视频等各种信息载体和模式.与业务信息系统中大量用于交易记录、流程控制和统计分析的数据相比,“内容”具有某种特定和持续的价值,这种价值在共享、检索、分析等使用过程中得以产生和放大,并最终对企业业务和战略产生影响.

目前,企业内容管理逐步形成了六大核心功能组件：文档管理,包括文档发布和获取校验、版本控制、安全性检验以及对商业文件提供存储检索怎么写作；网页内容管理,突破网站管理的瓶颈,实现网页内容管理自动化、动态内容的管理以及内容授权；记录管理,为每一条单独的企业信息分配专门的生命周期记录,从信息的产生、接收、维护、使用直到最后的处理都将被记录下来, 用于纸质文档的获取与管理以及成像技术,为项目团队提供文档共享与支持的文档中心协作功能,支持商业流程和内容传递的工作流,配置工作任务和状态,并创建查找索引.

企业内容管理产品一览

IBM Content Management 8.4

IBM Content Management 8.4企业内容管理套件能够协助企业提升管理、访问和整合关键业务信息的能力.如IBM Web Interface for Content Management（WEBi）V1.02交互式客户端,可有效支持用户通过Web浏览器访问IBM Content Manager库中的文件.而IBM WEBi可支持更多客户轻松地访问、使用、组合及重复使用内容,并充分从信息中获取更多价值.IBM WEBi基于AJAX和DOJO on Web 2.0等技术,可为用户提供内容搜索和检索功能.

EMC Documentum 6

Documentum 6企业内容管理解决方案包括Documentum 6平台和Documentum 6应用两大部分.在Documentum 6平台中,企业内容管理融入到了面向怎么写作的架构,并包括了企业内容怎么写作（ECS）和与Eclipse集成的标准化开发工具.企业通过配置和部署就能够开发出适合自己企业流程和业务特点的内容管理应用.Documentum 6平台可以给企业带来三大好处：一是简化应用的开发、部署和支持；二是减少了开发者的培训时间,提高了开发人员的生产效率；三是增加了应用的敏捷性.

Oracle Enterprise Content Management Suite

Oracle企业内容管理套件包括三个内容管理解决方案――Oracle通用内容管理(Oracle Universal Content Management)、Oracle通用记录管理(Oracle Universal Records Management)和Oracle影像与流程管理(Oracle Imaging and Process Management).Oracle内容管理架构是热插拔式的,为Oracle和第三方数据库、身份管理系统以及企业应用软件提供了开箱即用的即时支持.