制度视角的知识管理

[摘 要 ]论述制度和制度创新与知识管理的关系,分析知识管理的制度需求与制度供给,包括知识管理组织制度、知识的获取与存储制度、知识的共享制度、知识的利用与转化制度、激励与约束制度等,提出制度创新视角的知识管理结论：即提高知识管理制度供给的及时性与有效性、优化知识管理的流程、创新知识管理人员的任用制度、培养知识管理复合型人才.

[关 键 词 ]制度创新　知识管理　制度需求

[分类号]F270

经济全球化的迅速发展使越来越多的企业重视知识资源和对知识资源的管理,力图在知识经济的大环境中获得竞争优势.知识管理是近年来管理学界研究的热点,有效的知识管理能够提升企业的核心竞争力.知识管理并不直接在提高企业核心竞争力方面起作用,必须把知识通过有效的途径进行整合和转化,制度创新就是重要途径之一.本文从制度创新的视角,构建企业知识管理体系,并提出相关结论.

1　知识管理与制度创新的关系

1.1　知识与知识管理

知识作为一种战略资源是企业获取和保持竞争优势的基础.知识通过某种手段能够被有效利用,并具有收益递增的特性,于是产生了知识管理的理论.知识管理是一个非常复杂的过程,需要由一系列的因素来支撑,包括战略、文化、评价和技术等.阿比克(Andreas Abecker)将知识管理活动定义为“对企业知识的识别、获取、开发、分解、使用和存储”.马斯(Masie)认为,知识管理是一个系统地发现、选择、组织、过滤和表述信息的过程,目的是改善雇员对特定问题的理解.Argote认为知识管理研究的内容可以用一个两维框架来描述：一个维度是知识管理过程维,包括知识的创造、转移和重用；另一个维度是知识管理情境维,这个维度是描述知识管理过程发生情景的属性.Coombs和Hull提出知识管理过程包括知识识别、知识获取、知识形式转换、知识求证、知识内部化、知识管理约束6个过程.综上,知识管理应该是通过一系列的措施和制度,把单一的、孤立于企业外的知识(特别是隐性知识)转化为能被企业利用的显性知识,并通过创新等手段提升企业核心竞争力的管理方法.鉴于知识和知识管理的重要性,一些学者提出,企业应制定、实施好知识管理战略,以减少知识管理活动的盲目性,提高开发和利用知识资源的效率.

1.2　制度与知识管理

制度就是行为规范,是要求成员共同遵守的、按统一程序办事的规程,是集体行动控制个体行动.诺思(Douglass c.Nonh)认为制度是一系列被制定出来的规则、守法秩序和行为道德、规范,旨在约束主体福利或效用最大化利益的个人行为.正式的规章制度主要包括组织为保证知识管理过程顺利进行而提供的相应的管理制度,组织文化属于组织中的非正式制度.

知识管理需要制度,例如设计资料的归集、工艺文件的形成等,都是管理知识的制度；同时,制度对知识管理具有能动作用,是知识管理不可缺少的保障.归纳起来,制度对知识管理发挥三个方面的功能：首先,制度能降低知识管理成本,例如构建获取与存储制度,把零散的知识和信息整合起来,这种集中有序的管理模式成本低于松散管理模式的成本.其次,制度能减少信息成本和不确定性,在搜集信息之前,就制定规则,剔除错误、重复等信息,节约知识存储的空间；制度能规范人的行为,如在知识的获取中,对提供有效知识的员工进行奖励,尽量发掘内部知识,消除员工间合作的障碍因素,从而为知识管理中的合作创造条件.再次,制度为知识管理提供激励和约束的功能.制度能传递一种信息,即在知识管理中提倡和反对什么,什么是企业需要的,员工应共享什么样的信息.激励和约束是并存的,制度提供激励功能的同时,也通过限制一些行为来实现约束功能,奖励对知识管理有贡献的员工,惩罚提供虚检测信息、垄断知识、干扰知识管理顺利进行的员工,消除知识管理中的障碍因素,从而提高知识管理水平.

1.3　制度创新与知识管理

从制度的角度讲,知识管理过程可以看成是知识管理主体的博弈过程.一种制度一经建立,就实现了知识管理的博弈均衡,但这种均衡是阶段性的,随着社会、经济的发展和知识管理水平的提高,一种已经建立的制度就会表现出它的局限性,因此制度需要创新,制度创新是为了适应知识管理的需要,针对现有的规范体系进行选择、创造、优化的过程,包括制度的新建、调整、完善、改革和更替等,通过使制度更加完善促进知识管理向更高水平发展.知识的发展正趋向于复杂化和多样化,旧的制度很难满足现代知识管理的需求,制度创新是现代企业知识管理亟待解决的问题.

知识管理是日常性的行为,表现为围绕知识展开的各种活动,侧重于操作层面.制度创新是非日常性的行为,侧重于满足操作层面的需求,重点关注组织结构和工作流程的改善,拟通过制度的调整与完善,提升知识管理的水平,这种水平提升通常是超常规和非线性的.知识管理为制度创新提供了土壤和环境,不同水平的知识管理需要不同的制度,当某些方面的制度不适应知识管理的发展时,这些制度就必须被新的制度所取代,每一次制度创新都能促进知识管理水平阶梯式的上升.知识是企业价值增长的直接源泉,制度创新通过改变“游戏规则”促进知识的运用,间接促进企业价值增长.

2　知识管理的制度需求与制度供给

如前所述,制度对知识管理具有多方面的功能,有效的知识管理需要合适的制度与之相匹配,这些制度包括：知识管理组织制度；知识的获取与存储制度；知识的共享制度；知识的利用与转化制度；激励与约束制度.其中,知识管理组织制度是基础,激励与约束制度是保障.在这个基础和保障条件下,通过知识的获取与存储、共享、利用与转化方面的制度作用,促进知识管理水平的提升.在制度产生需求之后,就会产生制度供给,这些制度供给有可能是正式的、由人们有意设计；也有可能是非正式的,在发展过程中逐渐演化而来.各制度之间的关系如图1所示：

在知识管理过程中,应针对制度需求实现制度的有效供给.制度供给受多方面因素的影响,这些因素包括知识管理水平、制度成本和现存制度安排等.知识管理的不同发展水平和不同发展阶段需要不同的制度供给,应根据水平和阶段两个特征设计知识管理制度.每一项能预期带来知识管理收益的制度安排都需要耗费成本,一些好的制度安排可能会因预期成本太高而无法推行,制度成本既包括制度的设计成本,也包括制度的实施成本.初始的知识管理制度选择会强化现存制度的刺激和惯性,因为沿着原有的路径和既定方向从事知识管理活动,总比另辟路径要来得方便一些；知识管理主体既包括企业,又包括企业中各个层次的知识工作者,在现存制度安排中形成了一个既得利益集团或一种既得利益格局,既得利益集团会竭力维持现存的制度安排,从而保护自身的利益.

2.1　组织制度 组织制度是知识管理顺利并有效进行的基础,组织制度创新是知识管理制度创新的首要选择.传统企业的知识管理组织大多是建立一个独立的知识管理部门,该部门通常由高层领导直接管理,掌握着企业核心知识,但该部门员工一般不是技术人员或知识型员工,只负责知识的获取和保存,没有真正达到知识管理的目的.这种组织制度不利于企业信息的传递,管理难度较大.企业要适应知识经济要求,就要建立一种柔性的、半虚拟的知识管理部门,这一组织弱化了部门的概念,而是一个能够融入到企业各个阶层、各个部门中,与企业各个部门都有联系的组织,能随时掌握企业知识信息动态,并负责存储、筛选、梳理所获得的知识.该组织的成员以知识型员工为主,企业高层领导和非知识型员工也可以是该组织的成员,但只起辅助和协调作用.这种新的知识管理组织能促进企业集体知识的形成,缩短知识获取和使用的时间,实现企业成员的知识、信息的共享,有效地传递并转化企业的知识.

2.2　知识的获取与存储制度

在企业发展过程中会不断有新知识产生,知识的获取与存储制度是“知识人口”的第一关,这个制度应尽量避免知识的“私有化”.实践中,很多知识在这个环节就被过滤掉了,根本就到不了共享和利用的环节,所以应从优化流程的角度构建有效的知识获取与存储制度.知识获取的渠道主要有两种,一种是通过企业内部员工的知识共享获得,一种是通过外部获得,因此,应规范这两个渠道的知识获取流程,使员工有章可循.显性知识较易获得,但隐性知识就较难获得,在隐性知识的获取中,获取制度应与约束和激励制度相结合,尽量避免知识的外泄和知识的私有化.在知识的存储过程中应强化将无形知识转化为有形知识的制度,如设计思路转化为图纸等,还有一些本身就是有形知识,如数据资料等,在获取知识时尽量保留原始资料,方便归类和查找.建立知识存储制度的关键是构建知识库,知识库应该具有时效性、动态性和安全性等特征.

2.3　知识的共享制度

知识创造是企业生命的源泉,知识共享则可以实现新知识在企业内不同层次、不同级别上的重复利用,从而为组织的成长做出贡献.企业知识共享实际上是一种知识的流动,是在企业内部的知识市场中实现的,既不是一般意义上的知识转移,也不同于纯粹意义的知识交易.从认识论看,它包括隐含知识和明晰知识及其各种组合和转换；从本体论看,它包括个人层次、团队层次、企业层次、企业间层次及其相互之间的知识共享.知识共享不是独立的行为,需要人员、软环境及硬环境的配合.知识共享是建立在人际关系上的社会行为,组织如何鼓励和支持员工进行知识共享是知识管理研究的重点内容.知识共享的软环境主要指制度环境和文化环境,知识共享的硬环境包括知识共享的空间、存储知识的设备网络等.知识共享的内容应该是多方面的,包括产品、技术、怎么写作信息、企业重大事件等；知识共享的形式也应该是多样化的,如公示、座谈、例会、建立网站、培训等,这些内容和形式逐渐被固定下来,就形成了知识的共享制度.

2.4　知识的利用与转化制度

通常研究的知识转化多局限于把隐性知识转化为显性知识,而忽略了显性知识向显性知识转化、显性知识向隐形知识转化的过程,这三个过程都是知识利用与转化过程.知识的利用与转化制度应包括两个部分,一部分是直接与知识利用与转化相关的制度,知识的转化离不开人,包括技术人员和知识管理人员等,如何提高其自身素质,缩小知识授予者和知识获得者的差异和改变其观念是该制度实施的关键；另一部分是监督制度,主要目的是保证知识转化与利用的效率,由知识管理组织评价,奖励为提高知识转化率与利用率作出重大贡献的单位和个人.

2.5　知识管理的激励与约束制度

建立相应的激励与约束制度,能为知识管理提供制度保障.激励与约束制度不应该单独存在,而要与前面几个制度相互交叉与辅助.知识具有不可收回性,知识只有通过企业的创新才能成为技术,才能实现其价值.在知识管理中激励至关重要,激励可分为有形的和无形的,有形激励包括奖金、职工优先认股权、机票或休检测,无形激励包括授权、管理者和高级主管的称赞、特殊酬劳、内部事务中的受尊敬待遇、组织内角色的公众认可、失败宽容等.为了避免激励制度顾此失彼,合理有效的监督和约束制度是必要的,约束制度应包括权力约束、行为约束等多种形式,如规定利用知识库内知识的安全保障措施,查阅知识库内信息的权限,参与知识管理流程的权限等.约束制度应与激励制度相互补充、相互促进.

3　结论

知识管理的实践突出存在的问题是知识管理引发制度需求的同时,没有实现有效的制度供给,制度需求与供给的不匹配导致了诸多问题的存在.本文认为应从制度创新的视角出发,提高知识管理制度供给的及时性与有效性,优化知识管理的流程,创新知识管理人员的任用制度,培养知识管理复合型人才,充分利用制度和制度创新的作用,促进知识管理水平不断提高.

3.1　提高知识管理制度供给的及时性与有效性

知识管制度供给主要面临两个问题,一个是制度供给不足成为制度创新的常态,在某一个时点总会有一些制度供给不及时、不完善的现象；另一个是有了制度但不执行或执行不到位.知识管理制度创新是制度需求诱发的结果,但制度需求只是制度创新的必要条件,制度创新的完成往往依赖于制度供给的实现,只有当制度供给及时、有效地满足制度需求时,制度创新才会发生,才能不断提高知识管理的水平.然而,制度供给往往是对制度需求的滞后反应,两者之间不可避免地存在时间滞延.在知识管理制度创新过程中,最先产生的是制度需求,创新是为适应制度需求而进行的,应积极提供及时与有效的制度供给.

3.2　优化知识管理的流程

企业知识管理应以中层管理人员为主体,通过高层支持与组织,基层技术人员广泛参与,打破部门与职位的限制,构成跨部门、跨学科的知识管理的网络.与此相对应,有效的管理流程应该从知识获取开始,经过存储、传播、共享、转化等环节,并在每个环节设立监管制度,目的是通过创新来提高企业的核心竞争力.在整个流程中,中层管理人员始终起主导作用,获取的知识存储于企业的知识库中,由知识型员工进行整合和处理,利用知识共享平台进行知识的传播与共享,使知识在动态的变化中升华为技术,在降低成本、产品创新、人才培养等多方面提高企业的核心竞争力.优化后的知识管理流程如图2所示：

3.3　创新知识管理人员的任用制度

企业需要一种新的知识管理人员任用制度来替代传统的、知识管理人员与技术人员分离的任用制度,这种新制度采用柔性的、半虚拟的方式进行知识管理,知识管理部门应有技术人员的广泛参与,部门的专职员工数量较少,多数员工是的,这些员工分布在公司各个技术部门,包括高层管理人员、中层管理人员、高层技术管理人员、中层技术管理人员和基层技术人员等,在相关制度的作用下,负责知识的获取、存储、共享、利用和转化,这样能使知识和管理不分离,技术人员和管理人员能够协同工作.这种制度有利于信息的沟通和采集,并更易于控制知识的真实性和全面性,如图3所示：

3.4　培养知识管理复合型人才

企业在培养员工过程中应加强对知识管理复合型人才的培养,例如让技术人员在提高专业技能的同时学习管理知识,管理人员也能了解生产工艺等技术.知识管理复合型人才不一定是技术专家,但应洞察技术发展的趋势,并且具备较高的管理技能.在知识管理中,知识拥有者与管理人员的分离使知识管理的工作难以开展,因此,应促进技术人员和知识管理人员融为一体,改变原来被动的教育方式,培养员工主动学习的能力,在沟通中互相学习,使人才培养也向多元化发展.