医院档案的信息化管理

信息化是现代社会的特征之一.现代医院必然是一个信息化的医院.现代医院档案的管理是建立在信息基础上的管理.医院规模越大结构越复杂对信息的依赖和渴求越强烈.可以说,档案信息管理已成为医院管理的重要组成部分.

一、档案信息化管理的内涵和外延

医院档案信息管理主要包括业务档案信息、教学档案信息、医学科技档案信息、后勤保障信息、行政党务档案信息等,基本上由文件、原始记录、文献、事物所构成.它应具有原始记录、价值保留、集中存储、统一管理、随时查询、增值效用等属性,同时又具有量大、面广、类别众多、进出频繁的特点.就其功能而言,医院档案应是医院领导部门的决策支持；是学科建设、科研工作的参考依据；是资源配置、基本建设的信息资料,也是医院建设的基本依据.因此,档案工作应是医院改革与发展一项重要的基础性工作.

档案信息化管理内涵包括两个方面,一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用,对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理,以提高医院管理效率；二是用信息流来调控档案物流,最终实现“无纸化”管理,促进管理创新.档案管理信息化应包括三个方面：

1．数据资料信息化应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机,以备处理.

2．工作流程信息化通过专用软件实现档案分类、编目和排序,为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准,减少人为调空和干预.为保证文档一致性,医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容.

3．档案检索信息化在施行分级检索制度的前提下,通过医院网和互联网可随时准确检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等.

档案管理信息化的外延是指其外部的信息环境,既档案管理部门获取、传输、存储、应用信息资源的外部环境(院内院外),也包括相关法规、标准、制度、信息安全和基础设施建设.

二、医院档案信息管理的特征

医院档案信息管理是实现医院管理目标的重要手段.明确医院档案信息的特点,有助于医院管理者更加自觉、主动地做好医院信息管理工作.

1．医院档案信息管理具有资源管理的特征.现代社会中,信息已成为无形的财富和重要资源.医院档案信息作为医院的重要资源, 日益受到医院管理者的重视.作为医院档案信息管理系统中的管理者和被管理者都是具有一定体质、智力、知识和技能的人力资源.小生产状态下的医院管理是完全依靠医院管理者的反映、认识和记忆能力.但现代医院管理规模之庞大、内容之复杂、反应速度之快捷都大大超出了医院管理者自然能力所能驾驭的范围.建立并依靠医院档案信息系统开展医院档案信息管理,就成为弥补人力资源不足的重要手段.随着网络技术的发展、普及及应用,医院管理系统中的各部门实现了档案信息资源共享.所有医院管理者都努力地去准确获取信息和及时利用信息,把医院管理成功寄托在对信息的占有和使用上,正是看到了医院档案信息的资源价值所在.信息作为一种战略资源正经历着由信息事务性管理向信息资源性管理的转变.所以,医院档案信息管理也必然具有了资源管理的特征.

2．医院档案信息管理具有质量管理的特征.医院档案信息普遍地存在于医院工作活动之中,并随时都在大量产生着新的信息.医院档案信息原本是沟通管理系统间各个环节和层次的桥梁和纽带,它的价值和意义就是体现在有效的沟通中.但医院的档案信息质量并不是自生自灭的自然流淌.所以,医院档案信息管理必然依赖于对信息的管理.对众多的医院信息给予去粗取精、去伪存真、合并归类的处理,才能成为医院管理所需要的高质量的医院信息,才能保证医院管理的决策正确.反之,也就不能保证医院管理的正常运行.所以医院档案信息管理具有质量管理的特征.

3．医院档案信息管理具有自成体系的理论和技术的特征.随着档案信息管理作用的增强和技术的成熟,其独立的理论和技术系统性正逐渐形成.医院档案信息管理系统组建涉及到临床医学、医院管理学、卫生经济学、医学工程等方面的学科知识,形成独立的管理系统.而从事医院档案信息管理的人必须具有医学、计算机、管理学、统计学等相应的知识和技能,才能胜任此项工作.由此,医院档案信息就具有了自己的理论和技术特征.

三、医院档案信息系统的应用管理

1．要全面完整地运行系统

医院档案信息化管理的内容相当丰富.对于系统中的各模块要有步骤、有计划地全面启动,不能留有空当和死角.要达到与档案相关的部门全部上岗运行并全面理顺工作流程.特别要尽快转变到新的网络上来,这样才能优化工作流程,切实做到方便病人、方便,临床的应用要求.

2．要充分利用信息怎么写作

(1)为医院管理决策提供依据.决策是医院管理的基本职能,科学的决策必须以全面反映客观事物的信息资料为依据.因此,了解情况掌握信息是对医院决策者的起码要求,是正确决策的基本前提.医院管理者只有充分掌握各种必要的医院内部和外部的有关信息,才能使自己的思想符合实际并作出正确决策.对于医院管理者来说,所有复杂的信息不可能依赖人脑的记忆,而必须是要通过医院档案信息管理系统和其他渠道来提供.有了高质量的医院信息,才有助于医院管理者的科学决策.因此,医院档案信息管理时时刻刻都在为医院的正确决策提供着依据.

(2)是完成医院档案管理系统控制的工具和手段.在现代医院管理中,医院管理者特别是高层次管理者,已较少直接、具体地管理物和人员,更多是对信息的管理.从某种意义上讲,医院管理就是按照一定目标通过信息对医院系统进行组织、指挥、协调和控制.完整意义上的医院档案管理系统应当是一个相对封闭的信息回路结构,这个回路结构专门用于把各执行机构和部门的执行结果反馈给控制中枢(医院管理指挥决策中心).网络是档案信息系统的基础数据传输平台.对于医院采说,通过网络可以提高办事效率,缩短时间等,并提高数据的准确性,减少管理漏洞.还可以通过信息共享减少医患之间的交叉感染,对防控烈性传染病是极为科学有效的.在实际控制中正是根据反复不断信息输入、输出和对多回路的源源不断的反馈,才使医院的管理活动得到及时调整.因此,做好医院档案信息管理就成为医院管理中的又一个控制手段.

(3)医院档案信息管理是实现医院管理协调的纽带和桥梁.医院档案管理系统有着自己的组织机构.组织要保持自身的稳定性和发挥最佳的组织功能,必然离不开档案信息.医院信息使医院档案管理系统中的各个层次、各个环节的活动协调于医院系统的整体之中,从而使医院组织功能得到充分地发挥.医院档案信息管理的沟通上下、联系左右的重要作用,把医院各部门联系起来,在医院管理核心领导下朝着共同目标统一行动.因此,医院档案信息是协调各部门行动；沟通联络医院各工作环节和管理层次的纽带和桥梁.

(4)要理顺档案信息的管理关系.由于医院档案信息工作发展较为迅速,其职能作用和组织地位并未引起医院管理者足够的重视.好多医院的档案室刚刚为独立的职能科室.随着档案信息系统的发展和信息业务覆盖面的扩大,这种档案信息管理体制暴露出许多致命的缺陷,如信息系统开发和信息怎么写作方面的最高优先权,本位主义在所难免,部门的权益被忽视等.医院管理者要克服这种厚此薄彼的部门本位主义体制的缺陷,把医院档案信息管理部门置于医院分管领导之下,设立一个独立的面向医院整个组织的档案信息管理部门,为医院的各个层次、各个部门提供更加完善的档案信息怎么写作.这已成为医院档案信息化管理的道德要求.

(5)配备合格的档案信息管理人员.档案信息管理是一门科学,不经过系统培训,不掌握医院档案信息管理的理论和技术,就难以完成细致复杂的医院档案信息管理工作.合格的医院档案信息管理人员应该是从事医院档案信息化建设,并承担档案信息技术应用和档案信息系统开发、维护管理以及档案信息资源开发利用工作的集合型人员.能否配备合格的医院档案信息管理人员,关系到能否正确有效地发挥档案信息系统的作用.还因医院档案信息系统的专业化、复杂化程度的提高,对专业人员的资格评定工作也变得更加困难,这也就为某些不合格人员被安置到档案信息管理岗位提供了可能.因此,加强医院档案信息管理人员的专业培训和人才培养,关系到医院工作大局.

(6)制定医院档案信息管理工作的规程.医院档案信息管理工作的正常运行,离不开组织授予的管理职能、管理方式及合格人员的配备,更离不开医院档案信息系统运行和管理规程.建立必要的、科学的档案信息管理规程,可以规范档案信息管理行为,做到保证及时传达医院管理决策者的信息和保障档案信息系统的安全,还可以使档案信息系统操作人员秉公办事；正确分配使用档案信息资源,不谋私利不因个人利益而随意修改数据.所以,制定医院档案信息管理规程是提高档案信息系统安全的保证.