管理中的组织沟通

有效的组织沟通有利于信息在组织内部的充分流动和共享,可以提高组织的工作效率,增强组织决策的科学、合理性.

在现代管理中,企业内部的沟通被认为是管理工作的一项重要内容.良好有效的沟通能够让交流双方充分理解,达到共识.组织沟通是人力资源管理中最为基础的环节.有效的组织沟通有利于信息在组织内部的充分流动和共享,可以提高组织的工作效率,增强组织决策的科学、合理性.只有有效的组织沟通,组织成员的意见、建议才能得到充分的重视,组织成员的工作成绩才能得到应有的评价和认可.

一、正式沟通

正式沟通一般指在组织系统内,依据组织明文规定的原则进行的信息传递与交流.例如组织与组织之间的公函来往、组织内部的文件传达、召开会议、上下级之间的定期情报交换等.

(一)正式沟通的种类.

1、下向沟通.这是在传统组织内最主要的沟通流向.一般以命令方式传达上级组织所决定的政策、计划、规定之类的信息,有时发放某些资料供下属使用等等.如果组织的结构包括有多个层次,则通过层层转达,其结果往往使下向信息发生扭曲,甚至遗失,而且过程迟缓,这些都是在下向沟通中经常出现的问题.

2、上向沟通.主要是下属依照规定向上级所提出的正式书面或口头报告.除此以外,许多机构还采取某些措施以鼓励向上沟通,例如意见箱、建议制度、征求意见座谈会、问题调查等等,有的上层主管还采取“门户开放”政策,允许下属人员可以越级向上报告.

3.横向沟通.主要是同层次、不同业务部门之间的沟通.

正式沟通的优点是：比较正规,约束力强,易于保密,可以使信息沟通保持权威性.重要的消息和文件的传达,组织的决策等,一般都采取这种方式.其缺点在于,因为依靠组织系统层层传递,所以很刻板,沟通速度很慢,此外也存在着信息失真或扭曲的可能.若采用会议方式,往往所费时间和人力甚多,而达到沟通效果却不很理想.

(二)正式沟通的形态.

1、链式沟通.这是一个平行网络,其中居于两端的人只能与内侧的一个成员联系,居中的人则可分别与两人沟通信息.在一个组织系统中,它相当于一个纵向沟通网络,代表一个组织内多层级逐渐传递,信息可自上而下或自下而上进行传递.在管理中,如果某一组织系统过于庞大,需要实行分权授权管理,那么,链式沟通网络是一种行之有效的方法.

2、环式沟通.此形态可以看成是链式形态的一个封闭式控制结构,表示几个人之间依次联络和沟通.其中,每个人都可同时与两侧的人沟通信息.如果在组织中需要创造出一种高昂的士气来实现组织目标,环式沟通是一种行之有效的措施.

3、Y式沟通.这是一个纵向沟通网络,其中只有一个成员位于沟通内的中心,成为沟通的媒介.在组织中,这一网络大体相当于组织领导,秘书班子再到下级主管人员或一般成员之间的纵向关系.这种网络集中化程度高,解决问题速度快,组织中领导人员预测程度较高.除中心人员外,组织成员的平均满意程度较低.此网络适用于主管人员的工作任务十分繁重,需要有人选择信息,提供决策依据,节省时间,而又要对组织实行有效的控制.但此网络易导致信息曲解或失真,影响组织中成员的士气,阻碍组织提高工作效率.

4、轮式沟通.属于控制型网络,其中只有一个成员是各种信息的汇集点与传递中心.在组织中,大体相当于一个主管领导直接管理几个部门的权威控制系统.此网络集中化程度高,解决问题的速度快,主管人的预测程度高,而沟通的渠道少,组织成员的满意度低.轮式网络是加强组织控制,争时间、抢速度的一个有效沟通方法.如果组织接受紧急攻关任务,要求进行严密控制,则可采取这种网络.

5、全通道式沟通.这是一个开放式的网络系统,其中每个成员之间都有—定的联系,彼此了解,对于解决复杂问题,增强组织合作精神,提高士气均有很大作用.但是,由于这种网络沟通渠道太多,易造成混乱,且又费时,影响工作效率.因此,组织为顺利进行工作,必须重视非正式沟通,以弥补正式沟通的不足.

二、非正式沟通

非正式沟通指的是除正式沟通渠道以外的信息交流和传递方式.非正式沟通是由于组织成员的感情和动机上的需要而形成的,其沟通途径是通过组织内的各种社会关系,这种社会关系超越了部门、单位以及层次的局限.在相当程度上,非正式沟通的发展也是配合决策对于信息的需要的.这种途径较正式途径具有较大弹性,一般也比较迅速.在许多情况下,来自非正式沟通的信息,反而更能受到接收者的重视.传递这种信息一般都以口头方式.

(一)非正式沟通的产生.

可以说非正式沟通是人们的天生的需求.通过这种沟通途径来交换或传递信息,常常可以满足个人的某些需求.例如人们由于某种安全的需求,乐意探听有关人事调动之类的消息；朋友之间交换消息,则意味着相互的关心和友谊的增进,借此更可以获得社会需求的满足.这种消息对于组织成员来说,往往是他们最感兴趣可又是最缺乏的消息.

(二)非正式沟通的特点.

心理学研究表明,非正式沟通的内容和形式具有以下几个特点：1、消息越新鲜,人们谈论的就越多；2、对人们工作有影响的人或事,最容易引起人们的谈论；3、最为人们所熟悉的,最多为人们谈论；4、在工作中有关系的人,往往容易被牵扯到同一传闻中去；5、在工作上接触多的人,最可能被牵扯到同一传闻中去.对于非正式沟通这些特点,管理者应该予以充分和全面的考虑,学会利用非正式沟通为组织的目标怎么写作,并有效防止其消极作用.

三、组织沟通的改善

(一)重视非正式沟通.

同正式沟通相比,非正式沟通的优点是：沟通形式灵活,直接明了,速度快,省略许多繁琐的程序,容易及时了解到正式沟通难以提供的信息,真实地反映员工的思想、态度和动机,能够对管理决策起重要作用.非正式沟通能够发挥作用的基础,在于建立团体中良好的人际关系.一些企业在网站上设立了相关论坛、BBS公告等多种非正式的沟通渠道.在这些渠道当中,组织成员的沟通一般是在身份隐蔽的前提下进行的.所以,这些沟通信息能够较为真实地反映组织成员的一些思想情感和想法.对于组织领导者来说,掌握了解这些信息是非常必要的.

(二)以信息共享为目标,重塑企业文化.

任何组织的沟通总是在一定背景下进行的,受到组织文化类型的影响.企业的行为文化直接决定着员工的行为特征、沟通方式、沟通风格,而企业的物质文化则决定着企业的沟通技术状况、沟通媒介和沟通渠道.正如世界著名的CE公司,它的企业文化突出“以人为本”的经营哲学,鼓励个人创造力的展现,并充分重视和强调个人,尊重个体差异.因此GE的沟通风格是个体取向的,并直言不讳.在“无边界”管理理念的指引下,GE更为有效地使公司内部信息最大程度上实现了共享.实践证明良好的企业必然具有良好的沟通,而良好的组织沟通必然由其良好的企业文化所决定.

(三)改变领导作风.

领导者作风是影响组织沟通的重要因素.社会心理学家勒温曾把领导者在领导过程中表现出来的工作作风分为三种类型,即专制作风、作风和放任自流作风.专制作风的领导者实行的是个人领导,他个人独断设计工作中的一切,却很少与组织成员进行沟通,因而组织内部弥漫着消极态度和对抗情绪.放任自流作风的领导者实际就是放弃领导,也就不会在组织内形成正常有序的沟通.作风的领导则会把部分权力授权给组织成员,并积极提倡组织成员之间相互交流并商讨组织事务与决策,同时还会关心他人、尊重他人,鼓励组织成员提出新意见、好想法.

（作者单位：海南省农垦总局党委组织部）