试加强小学档案工作的管理

小学档案管理工作是学校的重点工作之一,是一所学校科学管理水平的重要标志.中小学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准,是反映学校各项工作规范化、科学化的重要载体.学校档案真实记录了学校教育教学、学校管理、建设和发展等各方面的工作.建立健全学校档案,不仅能确保学校管理与建设、改革与发展等方面的工作业绩,而且是学校工作决策的重要依据.加强学校档案建设是时代的需要,是发展的需要,是社会的需要.笔者根据档案管理的有关要求,结合自身的学习和工作体会,就中小学校档案管理谈几点粗浅的认识.

1.建立档案要有强烈的立档意识

要有家的心态,视档案材料为至宝,及时收放保管.如,学生获奖通知,即使本校学生没有获奖,也不能扔入废纸篓,要存档保管,并注明本校学生没有获奖或未参赛情况,这样就不会有获奖漏登之嫌,便于核查.倘若当时认为某材料无存档价值,也不宜马上作废处理,应引入待整理档案袋小憩.随着教育标准化建设的全面展开,档案管理工作也应更新观念,加快发展.如何实现档案管理工作的规范化、现代化.

1.1 观念要现代化,即要树立中小学校档案是重要的教育资源这一观念.

1.2 在管理上要与时俱进,要确立加快发展中小学校档案管理的理念,制订一整套与现代化管理相适应的管理体系和运行机制.

1.3 要有计划地逐步在档案管理中实现管理科学化、技术现代化,即尽量采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施,收集、处理、传递档案信息资料,提高档案管理的信息化水平.因为档案管理工作的技术手段和设备条件是提高档案工作效率,确保档案怎么写作工作质量的重要条件,是档案工作创新的硬件基础.尤其计算机在档案管理中的运用,越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性,同时也提高了工作效率.

2.加强领导管理体制

学校领导应把档案信息化建设纳入学校现代化建设的整体规划中,加大对档案信息化建设的投入,尽可能地创造条件,推进档案信息化建设的发展.健全领导体制,从组织上保证档案工作顺利开展.明确专档案人员,定期听取档案工作汇报,帮助解决实际问题.同时应将档案人员的培训以及系统的维护费用列入到相应项目的预算中,使得档案信息化建设正常运转.还应建立相应的考核制度,把档案信息化工作纳入到相关人员的考核中.

3.提高档案管理信息化的水平

按照本学校档案管理信息化系统的所必须具备的基本条件和基本标准,当务之急是配置相应的信息设备,配齐必要的专职管理人员,创设良好的条件,同时严格要求学校各职能处室要以信息化建设的标准形成正在形成的档案资料,档案管理人员则要明确建档标准,及时予以立卷归档,逐步形成领导重视,部门协作,互相促进,共同提高的中小学档案管理信息化建设新局面.

4.优化档案资料管理的科学

不管学校规模大小,均应选派一名思想素质好、责任心强、熟悉学校工作、懂得办学规律和较强业务能力的同志负责档案管理工作,并制定相应的学习培训制度,有计划地培养档案管理方面的专业人才,逐步实现中小学校档案管理人员专业化、固定化.学校要抓住这一有利时机,加快中小学数据库建设,只有数据库建设好了,才能运用先进的信息技术对档案资料进行科学的管理.

5.提高档案管理业务水平

随着教育标准化建设的全面展开,档案管理工作也应更新观念,加快发展.如何实现档案管理工作的规范化、现代化.首先,观念要现代化,即要树立中小学校档案是重要的教育资源这一观念.其次,在管理上要与时俱进,要确立加快发展中小学校档案管理的理念,制订一整套与现代化管理相适应的管理体系和运行机制.第三,要有计划地逐步在档案管理中实现管理科学化、技术现代化,即尽量采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施,收集、处理、传递档案信息资料,提高档案管理的信息化水平.四是中小学校要在“农远工程”的基础上,加强计算机档案管理软件的开发应用,建立校园网或学校网站,与周边学校或名校建立长期的网络合作关系,逐步实现资源共享,将计算机作为档案管理的重要工具,进一步发挥学校档案的重要作用.

总之,中小学档案管理信息化系统建设是一项长期复杂的系统工程,需要多方面的共同努力方可稳步实现.我们相信,在建立档案管理信息化系统的过程中,只要领导重视,上下合力,档案管理信息化发展过程中一定会解决好管理人员数量不足、素质不高等发展中的问题.加强中小学校档案管理工作,逐步建立健全学校档案,有利于对学校各项工作的正确评估,有利于查找和使用历史资料,而且有利于学校进行实施科学管理.事实证明,只要努力把学校档案管理工作做好、管好、用好,就一定能够发挥档案不可替代的应有作用.