档案自动化系统管理

摘 要 ：加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用,离开推进应用水平的提高,就脱离了实际.加强管理的指导思想,一是要积极进取,开拓创新,争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性,统筹兼顾,全面安排,调动各方面的积极性；三是要从现实出发,循序渐进.如何提高应用水平,需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势,分析存在的问题,寻求解决的途径.本文试从经常遇到的几个问题,阐述个人的一些看法.

关 键 词 ：档案自动化,管理

档案的内容极其丰富,记录了各个历史时期反动势力、进步势力以及各种英雄人物的事迹材料,是著朽立说、文艺创作、举办各种展览和对人民进行革命传统教育、爱国主义教育的生动素材,具有较强的说服力和感染力,人们在各种社会活动中,需要查考过去的工作与生产情况,研究事物的发展规律,继承已有的成果,那么档案就具备利用的价值,档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识,多专业配合,多部门协作,多环节配套的复杂系统工程,系统建设发展到目前阶段,研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策,是十分必要的.

一、注重人才管理

人是一切管理之首,在推进档案信息自动化中,人的操作是关键.加强培养教育,造就一大批复合型人才的重要性,已被广泛关注.档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍,其素质水平直接影响自动化水平的提高.当前有些单位的队伍不稳,有人才流失现象.计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题,要有针对性地对他们进行政治思想教育,培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修,掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾,解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律,以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视.在管理上,还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力,例如引入竞争机制,对某些项目实行项目管理,在保证完成档案建设的前提下,开展对社会有偿怎么写作等等.

二、根据岗位实情改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式,信息自动化这一高新技术系统也不例外.人机结合是自动化系统的建设方针,其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作,这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一.档案信息自动化系统的管理体制,要能使高度集中管理和方便使用相结合.目前我国档案信息自动化系统的管理体制,同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题,主要方面是集中统一管理不力,这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关.应下决心解决分散现象,从管理制度上保证业务技术规范、标准,硬软件的选用,上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中,实行集中统一管理,不能各行其是自建系统,造成信息分割和资源浪费.也要下决心解决方便使用的问题,如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门,在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”,就很难提高档案工作整体水平.建立集中统一管理下的分散式系统,是较理想的模式,但这种高技术结构,必须有较强的管理能力和技术能力,不具备这些条件,从集中向分散过渡,反倒有可能退回到分散式.

三、必须提高档案标准化、规范化水平,推进自动化

目前,档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱,这些都严重影响了系统整体水平的提高.目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏,而是硬件的功能并没有充分发挥.笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃,它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理.这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施.档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案自动化建设,必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系.

四、自动化建设要关注提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求,档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力.部分节点甚至一个重要节点的障碍,都可能造成系统的梗阻.当然,要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的,不可能“齐步走”.鼓励和支持先进单位提高水平,在一些单位进行较高水平的试点,以取得值得推广的经验,对整个系统是有利的,但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平,只有少数先进的节点不可能组成先进的系统.

五、实事求是有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设.开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础,是工程的主体.数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用.建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程.经过试点,数据库经验中最主要的有：领导重视,统一认识,坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用,建立“活库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点,由单一库向系统库发展等.当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来,通过网络联接形成开放的分步式数据库群,将使自动化系统效率大大提高一步.

总之,要加强档案信息自动化建设的协调工作,讨论并提出系统建设中长期发展目标和指导方针,协调自动化系统建设中各有关方面工作,审定系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范、实施方案、投资规模、经费预算及重大立项和执行.为使重大问题在决策前得到充分论证,应设立专家咨询小组,这为提高行政决策水平建立了制度保证.