新时期医院档案管理工作的现状

医院档案是医院文化建设的宝贵财富,加强对这一信息资源的管理,对医院现代化建设尤其重要.同时也是医院行政管理工作的重要凭据,是科学发展的重要奠基石,是医院开展宣传工作的生动资料.医院如何适应市场经济体制,转变档案管理模式,加强档案规范化管理,就必须在充分调研、论证、分析的基础上,了解医院档案管理工作的现状和存在的问题,查找原因,并相应地采取一些对策,才能更好地做好新时期医院档案管理工作.

1.新时期医院档案管理工作现状及存在问题

1.1 档案管理制度不健全,档案收集效率不高,档案丢失

在医院管理中,各级医院制定了适用于本院发展的、较为健全的医疗、党建、后勤管理制度,而涉及档案管理的制度却较为贫乏.在医院综合目标管理考核方案中,一般也很少将档案管理工作纳入医院综合目标考核.最终导致：1）档案收集效率不高,档案不齐全；2）档案管理分散,缺乏信息资源整体统一性；3）很多有价值的资料、数据丢失了,阻碍了医学研究的发展；4）信息管理和档案管理严重脱节,丢失了档案工作的完整性,从而使现代医院的发展跟不上新时期党的需要.

1.2 对医院档案内容界定不清,管理范围不明

到目前为止,医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准.随着科学技术的进步,社会的发展,档案的内涵和外延都在发生变化.各级医院在管理档案时,由于还没有统一的管理标准和模式,各级医院根据自己的理解和实践进行管理,使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理.

1.3 档案意识薄弱,档案利用效率低

不少医院工作中,很多工作人员,甚至领导,缺乏档案意识,仍然存在强烈“重效益,轻档案”的思想,对档案管理在医院管理中的重要性和必要性缺乏正确深刻的认识.从而忽略了档案的科学管理,导致了医院发展的连续性和历史资料的完整性的缺失,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高.

1.4 档案工作硬件建设落后,现代化档案管理水平不高

有些医院由于医疗用房紧张,致使档案用房狭小,不符合档案保管的标准.另外,档案管理设备陈旧,管理技术落后,也制约了档案事业的发展.近年来,随着科学技术的进步,计算机及网络技术在医院管理中广泛运用,医院管理手段不断进步.而运用计算机及网络技术管理档案的却较少,一些档案工作还停留在手工收集、检索,信息量小,不利于档案的收集、利用和开发,严重阻碍了医院档案的科学化管理.

1.5 档案管理人员业务水平不高

医院档案管理人员专业知识欠缺是一种普遍现象,一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求,档案管理人员平时进修学习的机会不够,缺乏系统的档案知识培训,许多档案管理人员的管理水平停留在经验上,思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求,缺乏创新和活力.

2.改进医院档案管理工作的具体措施

2.1 加强学习《档案法》,提高依法归档的自觉性

大力宣传档案工作,使医院领导、职工都充分认识档案管理工作的重要意义,认识档案与自己日常工作和生活的密切关系,更好地支持档案管理工作,从而促进全员档案意识格局的形成.《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用.此外,医院管理干部及医、教、研人员的档案法制观念淡薄,甚至有相当一部分人不知道《档案法》的基本精神,缺乏依法归档的自觉性,因而学习、宣传《档案法》非常重要.

2.2 严格档案集中统一管理和规范化管理

运用行政手段和法律手段对档案进行统一管理,这是建立统一的、科学的档案工作制度,推行档案工作标准化管理的基础.实行档案统一管理,才能对综合性医院档案进行规范化管理,真正地、充分地发挥其凭证,才能体现档案管理工作的作用.

2.3 建立科学的档案管理体系,健全档案管理制度

促进档案工作规范管理,建立科学的档案管理体系,健全档案管理制度,是促进档案工作规范管理的关键.各医院要结合本单位档案工作实际,根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规,制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度.对各科室的各类档案材料进行集中统一管理,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价,同步发展.

2.4 加强业务培训、结合实践,提高档案管理人员素质

档案管理人员素质直接影响档案管理水平,医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,全面提高档案管理人员素质.一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平.二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求,不断总结探索档案管理工作,适应档案业务发展,推动档案管理水平的提高.

2.5 加大投入力度,加强硬件建设,实现档案的现代化管理

加强资金投入,引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件.一是要提高档案保护设备和技术现代化的配备,如档案库房的去湿、空调设备,高效灭虫、灭火设备,这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容；二是要引进计算机管理,用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案,方便使用者及时查找、阅读,既节省时间也节省人力、物力和财力,提高了工作效率,同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间,保存信息方便简单,也增加了其保密程度.因此,医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备,实现档案管理的自动化、现代化.

2.6 建立医院档案管理网络管理模式,为档案的开发利用提供真实、可靠的依据

由医院院长或副院长直接分管,形成一个以分管院长全面领导,办公室主任或副主任负责,各科室负责人和专、档案员为成员的医院档案网络管理模式.医院的档案管理应统一领导、统一机构、统一制度,统一操作、统一保管,从而有利于贯彻上级精神；有利于组织监督各职能部门的档案工作；有利于档案的收集和利用；有利于解决档案综合管理中的人员、经费、设备等问题；有利于医院档案的安全、完整,为医院档案的开发利用提供可靠依据.

2.7 重视创新开发,充分发挥档案的社会效益

档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用,因此,医院档案管理人员要树立怎么写作意识,要多途径、多渠道地开发档案信息资源,使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作怎么写作.同时,积极开展多种编研活动,对信息进行深层次开发和加工,编写各种专题汇编,为利用者提供多层、多方面、有实效的信息.另外,还要加强档案利用反馈信息的管理,实现各级医院信息的横向联系,实现档案信息资源的共享,以满足医疗、教学和科研工作的需求,从而提高档案的利用率,充分发挥其社会效益.

3.科学管理档案,促进医院科学发展

在现代的科学发展下,医院档案科学化已经成为了医院档案管理的发展趋势.科学化档案管理是解决当下日益繁重的档案管理任务与有限人力、物力、和资源矛盾的最佳方法.不管是医院领导,还是医院档案管理人员,都要认真研究科学档案管理的有效措施,结合创新理念,运用现代化技术和设备,适应现代社会的要求,把档案管理科学化,真正为现代医学提供丰富有效的数据,真正为广大医院工作者、患者怎么写作.医院档案管理是一个很深刻、值得人们去深思的工作.只有真正做到科学化,才能促进医院的发展,才能适应现代化医院的发展趋势,才能真正有利于现代医学的发展和进步.

[责任编辑：周娜]