加强档案的管理工作

[摘 要]本文研究如何做好档案管理工作,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,达到逐步培养档案管理工作人员的目的,进而激发广大档案管理工作人员的工作热情.

[关 键 词 ]档案管理,科学规范,浅析

要做好档案管理工作,就必须着眼于我国档案现代化管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,逐步完善档案管理工作,培养档案管理工作人员的责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员的工作热情.使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路.

一、加强档案管理工作的重要意义

做好档案管理工作是经济建设发展的重要组成部分,是提高工作质量和工作效率的必要条件,是维护档案真实性的一项重要工作.科学规范的管理,是衡量档案管理工作水平的重要尺度.在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段.因此,做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义.

二、增强管理知识,运用现代管理技术

学习是学术研究的基础.没有广博的知识面,没有专深的业务水平.知识没有穷尽,学习永无止境.面对日益变化的社会.我们原有的知识结构、知识层面、知识宽度与深度以及我们对新旧事物的理解、认识等等都要发生深刻的变化,要不断“充电”,不断补充“能量”,以求适应,不断学习档案学专业知识和技能,要不断学习现代科学的新知识、新观点和新理论.这样,我国的档案学术研究的发展才会有一个新的突破与飞跃.

1.加强管理意识.档案管理是一门专业性很强的工作,其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神,又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能.因此,档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识,拓宽知识层面,提高综合素质,才能做好新时期的档案管理工作.

2.掌握现代化管理技能,提高综合素质.档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求,也是档案管理发展的必然方向.所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握,努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才.

3.利用现代化技术,整理档案.利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果.利用计算机模拟人工立卷,然后按类别将属于条目的内容打印出来,作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物,也可按文件形成的先后顺序排列打印,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,提高了工作效率,更好地怎么写作于社会.

三、如何加强档案管理工作

1.法制化是做好档案管理工作的基础,要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本,实现档案管理制度化.档案管理设备的现代化,档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革,只有坚持与时俱进,才能适应新形势,开创档案管理工作的新局面.因此,新形势下对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求.档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路.只有实现档案管理的制度化,档案管理工作才能发挥应有的作用.

2.随着计算机网络技术的进一步发展,对如何做好档案管理工作提出了新的挑战.只有正视这个挑战,实现档案管理同现代技术的有机结合,档案管理工作才能走上良性发展的轨道.档案管理工作是一门专业性很强的工作,要求档案管理人员既要有档案管理者应具备怎么写作意识,又要有掌握现代化管理的技能.档案汇集着大量的指示,也记载着丰富的信息,成为一种丰富的信息资源.但档案的整理工作烦琐,重复劳动多,劳动强度大.而利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果.在现代信息化形式下的档案管理,应发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,提高了工作效率.在档案管理中要注重档案信息的组织化、系统化,在输入检索词时再点查找范围,检索得出的文件就是与事件密切相关的,既准确又不浪费时间,丰富的库藏资源才能得到充分利用.建立健全严密电子文件安全管理制度,完善电子文件流转跟踪登录管理.在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系,按照信息安全、人员职责、设备管理等因素,对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分,在工作模式和软件功能上周密设计.同时结合电子签章、口令管理、活体指纹识别等新技术,提高身份认定的精度.其中应重点对最常用的口令方式进行严格管理.设置自动启动的电子文件操作日志,以备日后进行安全查考或真实性鉴定时作为依据.

3.档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作.对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义.全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用,为实现建设小康社会的目标怎么写作.档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段,做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现,档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源.要加强档案的开发利用,实现信息资源的共享.就必须加强档案基础管理.档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下工夫外,应着重做好档案的编目、检索、编研工作,编制较适用的检索工具,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要.在此基础上加强对档案的保管工作,随时准备为利用者提供所急需的档案.重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件,以代替档案原件提供利用.同时加强档案库房设施建设,减少外界条件对档案造成的损害.在管理好档案的基础上,档案管理工作也要适应社会需求的变化,寻求更为有效的怎么写作新途径,以提高档案利用的质量和水平,更好地发挥档案的作用,促进档案事业的发展.因此,只有全力做好档案管理工作,才能为社会的全面进步,经济又好又快地发展提供优质、高效的档案怎么写作.

总之,加强科学规范化的档案管理,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面.做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献.□(编辑/丹桔)