管理时间五大法则

每天超时工作,却总是无法好好处理最重要的事在不同会议间疲于奔命,还得忙着应付下属的问题管理便利包教你掌握五大法则,让你轻松处理工作,变身聪明主管！

别再忙得像无头苍蝇！许多主管常抱怨,自己每天超时工作、忙得要命,但重要的工作事项却没什么进度,不晓得时间究竟都花到哪里去.

管理大师彼得杜拉克曾说：“时间是最匮乏的资源,若无法管理时间,就绝对无法管理其他任何事.”

要懂得管理时间,首先必须了解自己的做事习惯与行为模式.有些人做事随性,没有规划；有些人有规划,但规划不切实际；有些人有切乎实际的规划和时间表,但从来做不到.修练以下五项法则,从内到外做好时间管理和有效利用时间.

法则一分辨紧急和重要

许多人常觉得自己忙得晕头转向,但一段时间下来检讨进度,却落得个“无事忙”的结论,因为大部分的时间,都奉献给了紧急却不重要的事情.

生活和工作上的大小事,其实都可以以“紧急”为经,“重要”为纬,分为4个象限：一、重要且紧急,二、重要但不紧急,三、紧急但不重要,四、不重要也不紧急.

仔细思考上述4类事情对你的意义,来安排工作的优先顺序.这4个象限,正应该是时间和精力分配的优先顺序.

1,列一张表.将年度、季度及每月的工作目标列出.

2,订出上述工作目标的进度.

3,根据重要工作目标的进度.分配每天的工作,将大部分的时间分配给“重要且紧急”和“重要但不紧急”的事.

4,用零碎时间和出外用餐时间.处理“紧急但不重要”的事.

5,尽量不要去做“不重要也不紧急”的事.

法则二管理“被打扰”

一名媒体视觉总监外号叫“丁董”,他既不姓丁,也非“董”字辈,而是他因应“被打扰”定下每天下午3点,有事找他的人,可以到他办公室外按“叮咚”,其余时间,除非既紧急又重要,否则一律“不准打扰我”.“叮咚”,于是成了他的外号.

“被打扰”是主管的天职,每一天,每个做主管的人,不管你多忙,都会面临部属找你请示、讨论、求救.和部属协调出一套模式,一样按照“重要”与“紧急”的分类,请部属运用不同的工具和时间和你互动,比方重要又紧急的事,当然最好当下、当面沟通；重要但不紧急,则用电子邮件或固定例会沟通.

1,预留“被扰”时间,让其他人知道什么时候可以去找你谈事情.

2,要求部属按事情的轻重缓急,搭配使用不同的工具和时间来“打扰”你.

3,训练部属把问题一次问完,让你可以一次回答所有的问题.

法则三　在同一空间和时间　尽量做愈多事愈好

常看到有些人经常在不同空间之间跑来跑去,浪费很多时间移动.训练自己,要移动到下一个空间前,先想一想,有没有什么事情,是可以一并处理的有哪些事情,是要用到同一空间、同一工具,这些事情,最好集中处理.

譬如设定每天某个时段来统一处理回复电子邮件,或一次把该打的全部打完.

检视一天的工作表,看看自己除了在办公室之外,是否还必须到其他单位接洽或开会.是否有些需要沟通的人与事正好在同一个地方,可以顺便一次解决,省下再跑一趟的时间.

1,以“同一时间可处理”、“同一地点可处理”将工作分类.

2,明确掌握在那段时间内要处理多少事,将时间妥善分配运用.

3,打破“完美主义”迷思,别固执在某件事上.必要时加快速度.

法则四　记录　管理　整合时间

先从整体的角度来了解你的时间都用在哪里：从一天、一周、一个月不同的层次来检视,你的时间是如何用掉的.

而后抓出浪费时间的魔鬼：量化比较之后,你会惊讶地发现,原来自己竟然在某一件不重要的事情上花了那么多的时间.找出浪费时间的症结,就能思考如何改进.

最后了解你的“生理时钟”：熟悉自己精力与脑办的巅峰时段.决定把这些不同层级的精力花在哪里,在工作效率最佳的时段做最重要的事,把低潮时段用来做较不重要的事.人不可能整天发狂似地高速工作.

1,把时间列表管理,弄清楚平常都把时间用在哪些地方.

2,把零碎时间整合为完整时间.

3,哪些工作今天应做完而未完成.列入明天的工作计划中.

4,每周固定留一点不被打扰的时间、空间给“思考”.

法则五　重要事项设冻结点

100分的决策,但时机延误,比不上80分的决策,但及时决断.很多主管断事拖拖拉拉,又喜欢部属凡事请示.小事授权,大事设决策冻结点,也就是订定最后决策的期限,期限一到,便不可再推翻原来的决策.

1,依事情的轻重缓急,订定授权部属自决的界线.

2,重要事项必须设定下决定的最后期限.