企业项目管理中的需求管理

【摘 要 】在项目的整个生命周期中,需求作为其先决条件,其可行性分析的客观性、需求范围界定的合理性、分析成果物的可行性、变更控制的科学性以及各环节的可追溯性都将直接或间接的影像整个项目进展和质量,所以,做好项目的需求管理工作对整个项目起到至关重要的作用.

【关 键 词 】项目管理 需求管理 企业项目

一、科学规划,兼顾企业发展战略

企业各项任务提出的目的大多涉及满足监管要求、研发新产品、推动业务发展、优化管理模式、管控经营风险、提高工作效率等,而这些任务或多或少都会与企业发展战略相关联；在众多的任务中,如何针对各项目现状、结合企业发展规划及各项资源情况,合理的对各项需求进行科学规划将会显得尤为重要.

为合理规划各项任务,首先,综合考虑各因素,对各任务进行综合评定,其次,还要结合企业发展战略,在充分分析各项任务可行性的基础上,将任务进行统筹规划；最后,将各项任务需求按年度予以拆分,把本年度的任务要按紧急程度和重要性等指标按季度、月度甚至每周进行细化,从而有效保证任务规划的合理性与可实施性,进而有序推动企业发展战略的实施.

二、客观分析,科学界定实施范围

各阶段任务目标确定后,经综合了解项目背景、实现目标及相关要求,结合项目所处状态、未来发展方向以及整体进度安排,对项目所涉及到的实施内容进行分析,初步规划所涉及到的范围,同时,根据现有资源情况及各项需求的优先级和重要程度,有的放矢,明确在目前已有的资源配备下可以完成的任务清单,并争得相关干系人认可.

界定此次需求实现范围后,需要对此次项目内容进行充分分析,为使相关干系人更好了解需求,可综合运用图表、模型工具等对需求分析成果进行描述,内容不要失实、遗漏、模棱两可、含糊其辞、前后不一致,以便相关干系人能充分了解需求,也为后续各环节的顺利实施提供基础保障；在此过程中应注意相关沟通方式及技巧的综合运用.

(一)熟知沟通内容及所要达到的沟通效果

在沟通前应充分了解此次沟通内容及所要达到的沟通效果,合理设定各问题的沟通顺序,由易到难,循序渐进,逐步与沟通对象建立良好的沟通方式.

(二)了解沟通对象,采取合适的沟通方式

在沟通前还需要了解沟通对象的爱好、情绪、性格等,采用对方易于接受的沟通方式,同时,要排除信息歪曲,表达对所沟通内容的兴趣,进而促进对方主动沟通意识.

(三)善于聆听,注重肢体语言的运用

在沟通过程中要善于倾听对方的表述,善于观察对方的肢体语言,把握对方所要表达的真实内容,对于复杂的内容要注重双向沟通,将自己的理解回馈给对方,从而确保双方的理解一致性.

(四)坚持上下内外沟通有别的方式

对于不同人群应采用不同的沟通方式,如对上司应态度诚恳、详细说明问题原委,对同级人员应戒骄戒躁、学会换位思考,对下属应耐心细致、注重使用双向沟通方式,对外部人员注重保密、防止机密信息泄露.

三、多元评审,注重最终评审效果

需求分析成果物形成后,很重要的一个环节就是需求评审,然而很多评审常常虎头蛇尾,流于形式,这时,需求人员应根据项目情况灵活的选择评审方式,对于实施工作量不大且变动较小的项目,可通过面谈或邮件等形式进行评审确认；对于涉及面广且工作量大的项目,需要通过会议等正式形式予以评审；然而,由于评审时间往往过长,会出现评审人员思维发散甚至争吵的情况发生,而且随着评审时间的推迟,注意力也会逐渐下降,这都直接或间接的影响评审结果.

针对此类情况,可在评审前就相关内容在小范围内达成一致,同时,有效控制会议时间和内容,合理设置会议休息时间；然而,对于难以避免的争吵,有些人固执己见,也有些人一味妥协,对此,我们应尝试不同的沟通方式和技巧,学会站在他人立场去考虑问题,尝试从不同角度看问题,学会倾听对方的意见和建议,排除个人认知盲区.

为提升评审质量,可先在项目组内部进行评审,待项目组内部评审通过后,在进行外部评审,对于需求内容复杂,涉及人员较多的项目,分次进行评审,同时,还要控制评审节奏,避免因讨论到其他不相干的问题上,进而影响评审质量,评审完毕后应及时整理最终结论,以便作为对已有成果调整及后续实施的依据,若有必要还可邀请外部专家参与评审.

四、严控变更,确保项目进度质量

在项目实施过程中,难免会遇到需求变更情况的发生,然而需求一旦变更将会或多或少影像项目进展、成本和质量,为此,需要对各类变更进行有效管控；首先,企业应形成针对需求变更的管理流程,对不同等级的需求变更制定对应的处理流程,从而做到有理可循、有章可依；其次,需求变更提出后,需求人员应充分了解变更背景,如：监管要求、市场变动、规则调整还是原始需求错误等,最后,对变更的内容进行分析,包括变更背景、主要内容、可行性、影像范围、初步意见等相关内容.

在充分分析变更内容后,若细微的变动,不影响项目整体进展且得到各方认可后,可依据现行规定下予以实施,而与变动量大而且涉及范围广的变更,需要在充分分析其变更内容、范围、利弊、可行性以及对目前项目影像等的情况下,向领导逐层汇报,以便领导对整个变更进行最终裁定；最后,将此次变更的最终处理意见与相关干系人进行沟通,同时,要敢于对不合理的变更说“不”,对于合理且认同的变更,积极履行变更手续,做好变更需求分析,为保障项目的进度及质量提供有力保障.

五、积极跟进,作全生命周期跟踪

在项目进入实施阶段后,很多人会认为需求工作已结束,会产生从项目组内脱离的想法,然而却忽略了项目的需求管理贯穿着整个项目周期；例如：针对同一规则可能会出现仁者见仁智者见智的不同理解,这时需要需求人员对相关内容进行澄清和讲解,同时,积极跟进项目的实施过程,并与之前的分析成果进行比对,对于不一致的地方要积极沟通协商,并做好与相关干系人的解释工作.

需求还可以作为项目组与外界沟通的桥梁,一方面负责对项目整个需求进行管控,另一方面可根据项目进展发布里程碑或月度报告,使相关干系人及时了解项目进展；同时,通过跟进项目全生命周期,可使需求人员更好了解项目情况,积累项目经验,为后续需求分析及管理提供有效帮助.

六、总结

需求管理作为企业项目管理中的重要一环,涉及需求规划、需求获取、范围界定、需求分析、需求评审、变更控制、进度跟踪等相关内容,需求管理的质量将直接影响后续项目的实施,所以,在实际需求管理过程中应注重合理规划各项需求任务、认真分析每项需求意向、有效评审需求分析成果、客观进行需求变更管理、积极跟进项目各阶段进展,综合应用计划、组织、管理、控制等管理技巧,为项目的有效实施保驾护航.