电子档案管理在国土资源管理中的智能化趋势

摘 要 ：近些年来,计算机和网络已经成为人们生活中必不可少的重要组成部分.随着电子时代的到来,电子在生活中也越来越重要.电子活动中形成了大量的电子档案,其保管和使用管理成为工作的重要部分.由于电子档案有明显的虚拟性、复杂性和集成性,在管理中具有一定的难度.在计算机网络技术不断发展的今天,电子档案智能化管理已经成为日后电子档案管理的发展趋势.文章主要分析了电子档案管理在国土资源管理中的智能化趋势,为现代国土资源电子档案管理提供参考.

关 键 词 ：国土资源；电子档案；管理；智能化

中图分类号：F301.2；G271 文献标识码：A 文章编号：1674-0432（2013）-04-0054-1

0 引言

近些年来,电子信息技术的发展为人类的生活带来了极大方便,丰富了人们的商务活动.目前,利用网络开展交易已经成为人们购物交易的重要组成部分.在传统的交易管理中,所产生的各种合同档案等手续,将逐渐被电子文本所取代,这就给传统的交易档案管理思想带来了挑战.电子档案的逐渐增多,为档案的管理带来了极大不便,采用现代化的电子档案智能化管理,逐渐成为电子档案管理的新趋势.

1.电子档案管理的特点和现状

电子档案管理不同于传统的档案管理,纸质的文件逐渐被电子文件所取代,而电子文档具有虚拟性、复杂性和集成性的特点.首先,电子档案主要发生在虚拟的网络空间中,并且电子档案的各个环节产生的交易记录和交易信息具有虚拟性.在进行电子交易时,会产生很多虚拟的电子档案,其档案管理数量多,虚拟性强,在管理上存在着一定难度.其次,电子档案具有复杂性,电子商务档案通过数字信息直接存储在存储介质上,人们无法用肉眼识别文件信息,只能借助于计算机才能进行阅读和记录.同时,存储在介质上的信息不尽相同,这在客观上就造成了电子商务档案信息的复杂性.最后,相对于单一的纸质档案,电子档案信息具有集成性,很多复杂的电子信息可以存储在同一份存储介质上.因此,在管理电子商务档案时,要针对其档案特点进行合理的管理.目前,随着计算机系统的发展,电子档案管理正在朝着智能化管理方向上发展.

2.国土资源电子档案管理智能化趋势

2.1 电子档案信息存储的智能化

电子档案的存储和查询以及改写都需要依赖于计算机和网络系统.电子档案的智能化存储主要是通过计算机的运算和控制功能存储到相应的存储设备之中.智能化的电子档案信息存储系统,通常能够实现存储资源的透明式管理和访问,同时还要能够完成存储资源的虚拟化和统一管理,分级存储管理,存储安全控制和存储设备安全预警等一系列功能.在未来,智能化的电子档案信息存储可以集存储与管理与一体,能够保证存储的数据能够被应用系统安全访问,并确保数据在系统出现故障时可以迅速恢复.对电子档案而言,电子档案信息存储智能化可以有效提高存储系统的实用性和可靠性,能够及时发现存储系统的运行故障,及时保护数据不受损坏.总之,智能化的电子档案信息存储功能,将会提高整个电子档案的管理.

2.2 国土资源电子档案信息检索的智能化

电子档案信息管理智能化不仅包括电子商务信息存储智能化,还包括电子信息档案检索智能化.电子档案信息的检索在电子商务信息智能存储的基础上,以文献和检索词的相关度为基础,按照相关度进行匹配排序,在结果排序的同时考虑相关性和重要性,使相关性分析更为准确,更能将与用户愿望最相关的文献排在前面,提高电子档案信息检索的效率.随着科学技术的进步,电子商务档案智能化信息检索将会更加人性化,利用人工智能开展电子档案信息检索会提高电子档案的管理,为电子档案管理提供更为智能化的、人性化的管理.

2.3 国土资源电子档案应用的智能化

电子档案的智能化存储和智能化查询为电子的顺利进行提供了重要的作用.借助于电子档案信息,智能化的存储和查询系统可以为企业提供较为便利的数据分析和信息整合.首先,智能化的管理可以有效的将相关资源进行整合,建立相应的数据库,为企业的营销策划提供数据支持.其次,在进行企业客户资源管理同时,智能化的电子档案信息管理可以提供智能化的客户关系管理系统,通过智能化的客户管理系统来加强对客户的怎么写作质量,提高客户的满意度.最后,电子档案智能化管理中,智能化的数据分析和资料查询将会大大节省国土资源档案管理员工的工作量,提高的工作效率.