高校基建档案的管理

摘 要 ：基于高校基建档案的范围和作用,针对当前高校基建档案管理工作中存在的主要问题及原因进行分析,提出切实有效的基建档案管理措施,提高基建档案的效用,努力使之发挥更好的社会经济效益.

关 键 词 ：高校；基建档案；管理

中图分类号：G278 文献标识码：A

随着国家全面实施科教兴国战略,高等教育快速发展,办学设施逐渐改善,基建项目不断增多,而基建档案资料也随之增多.这不仅给高校基建档案管理发展提供了机遇和动力,同时,也使传统档案管理模式遇到诸多的问题和瓶颈.如何切实有效地抓好高校基建档案管理,是现在必须认真思考的问题.

1.高校基建档案的主要内容和作用

1.1 高校基建档案的主要内容

高校基建档案就是高校基建项目在建设过程中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等形式的历史记录.根据建设工程项目立项、设计、施工和竣工验收这四个阶段的性质,高校基建档案主要包括：基建项目申批立项文件；选址及征地申请、征地报告、建设用地规划许可证等征地文件材料；招投标资料、合同、地质勘探报告、设计施工图及图纸审批文件,建设工程规划许可证；定位勘测、建设工程施工许可证等；施工过程技术资料、竣工图及工程照片；竣工验收批复、备案文件等.

高校基建档案除了具有一般档案的证据性、情报性[1]等普遍特点外,还具有周期长、专业性、成套性等一些自身的特点.

1.2 高校基建档案的作用

基建档案在高校建设中具有非常重要的作用,如凭证作用、历史记录作用、参考作用、增值作用.[2]高校基建档案是在建设过程中积累起来的文字与图表材料,真实记录高校建筑物位置和各类建筑物、各种管线的规划、设计、施工改建等方面的情况,各种建筑物施工、竣工、验收和交付使用的时间,以及各工程结构、建筑面积、造价等.因此,完整而又系统的基建档案给后来建设者提供参考,通过查阅过去的资料,能在新建、扩建、再建等项目工程建设过程中,吸取精华,去其糟粕,同时,可以提高工作效率.在实践过程中基建档案产生明显的增值效果.如：在扩建、改建、维修工程项目上,通过查阅相关档案资料,减少建设过程走弯路,节省人力、物力和财力.

2.高校基建档案管理中主要存在的问题

目前,高校基建档案管理仍然停留在收集、归档、查阅和管理等初级阶段,很多高校仍沿用传统的单一管理方式,在高校基建档案管理中主要存在以下问题：

2.1 重视不够,意识不高,档案质量不高.高校主要是教书育人的场所,因而,很多高校比较重视教学档案、人事档案等的归档和管理,而基建档案往往是由工程管理人员管理的.在工程建设过程中,工程管理人员主要精力在工程质量、进度、造价和合同管理,而对具体资料数据没有归档的意识.故而,造成基建档案收集不齐全,归档不符合规范和不及时,部分档案资料流失,致使高校基建档案归档质量不高,管理处于无序状态.

2.2 体制和制度不健全.为加强和规范基建档案管理,各高校都制定管理制度.由于管理要求和政策水平的差异,众多高校制定的基建档案管理制度大相径庭,仅有轮廓而没有细则,以致造成管理人员在管理过程中出现偏差,使基建档案工作跟不上改革和发展的需要,影响了基建档案的完整、准确和系统性.

2.3 高校档案管理部门与基建部门缺乏沟通与合作.即“错位管理”问题.档案人员具备档案专业知识,缺乏工程建设方面的知识,不熟悉基建项目流程.而基建部门工作人员有较丰富的基建工作经验和专业知识,缺乏基建档案日常积累、保管的经验和必要重视.双方各有所长,却不能互通有无、优势互补,缺乏有效的沟通与交流,导致基建档案的收集、归档工作存在着很多缺陷和漏洞.

3.高校基建档案管理的措施

3.1 加强领导重视,提高管理意识,加强档案业务培训.

国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中第三条明确指出“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理”.高校领导应充分认识做好基建档案管理工作的重要性.只有领导有较强的档案建设意识,将基建档案管理工作纳入日常工作管理中,建立完善的档案管理组织体系和制度体系,才能切实做好基建档案的管理和归档工作.

随着科学技术迅猛发展,社会的进步,对基本建设设计、质量要求愈来愈高,基建档案管理要求随之愈来愈高.因此,加强学习,更新知识结构,认真学习国家档案局、国家计委制定的法律法规,积极参加档案管理业务培训.同时,加强对基建档案专业学科知识的掌握,如：了解基建专业基础知识,熟悉基建工程业务流程、归档范围及学校基本建设现状和长远规划等.

3.2 健全管理体制和管理制度,规范管理原则和程序.

实行高校档案管理部门统一领导基建档案、分级管理的原则,建立档案管理部门与基建档案归档管理职责明确、联系密切的档案工作网络.高校档案和基建部门联合制定《高校基本建设档案管理实施细则》,即从管理体制、各方职责、档案材料的形成、归档质量要求、基建档案归档验收程序及归档时间等方面做出明细的规定,做到有章可循、有法可依.

坚持“三同步”管理,改变传统的事后收集模式,建立提前介入、全程管理机制.“三同步”主要包括：基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中,要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时,要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行.[3]

3.3 加强基建档案工作的指导,加强部门间的沟通与合作.

学校档案管理部门应主动指导、督促、协助基建部门进行档案的收集、管理工作,克服“错位管理”问题.学校档案管理部门专职档案分管人员应与基建工程档案管理人员加强沟通与交流,与项目档案员一道实现基建档案的“三同步”,主动了解每一份上交基建档案文件材料的来龙去脉,积极地指导和协助进行基建档案的收集、积累工作,以达到知识互补,确保归档文件材料的质量,促使基建档案管理工作步入良性循环的轨道.

5.结语

高校基建档案是学校建设发展的重要凭证,是学校基本建设的历史记录,是今后维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据.因此,做好基建档案建设及管理工作,把好质量关,维护基建档案的完整、准确、系统、安全,不断地提高业务水平和怎么写作质量,使高校档案为国家的经济发展和高等教育事业发展提供更好的怎么写作,做出更大贡献.