现代化管理环境中档案管理人员的角色转换

[摘 要]随着档案管理向科学化、现代化和标准化发展,信息化、网络化已成为档案发展的必然趋势,对档案人员的综合素质也提出了新的更高要求.如何提高档案人员的整体素质,造就一支具有坚定理想信念、掌握现代化科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案干部队伍来适应社会发展和档案工作的新形势,是当前亟待解决的问题.

[关 键 词 ]现代化管理；档案管理人员；角色转换

档案管理现代化给档案部门带来的机遇之一,就是在这种现代化管理环境中,档案管理人员改变传统的角色定位,而把自己的工作与更大范围的信息怎么写作联系起来,从而使社会把目光投向在传统的手工管理环境中常常容易被忽视的档案管理领域.

一、走入合作圈,建立新的伙伴关系

促使档案管理人员走出原来单一狭小的工作环境,走入合作圈,建立新的伙伴关系,其原因是多方面的.概括起来,我们可以从以下两个方面来阐述.

第一,档案管理现代化环境的建立与档案管理现代化软硬件的开发与选配,单靠档案部门已经不可能完成了,档案部门将不得不借助其他部门的力量来实现.事实上,从中外档案管理现代化的起步来看,无一例外地是借助于其他部门的力量来实现的.比如,目前的档案管理系统的应用软件,大多数是档案部门委托软件开发公司、或与它们合作开发出来的.另外,档案管理现代化逐渐成为一个趋势,融入社会信息化进程中去,使得档案管理现代化领域成为一个非常巨大的市场.其设备、技术既有通用的,但更多的是具有自身特点的,需要专门开发、设计.因而,许多专业技术人员、软硬件设备公司都注意到了这个有着巨大潜力的市场,促使他们投身于档案管理现代化领域中.因而,档案管理部门、档案管理人员将越来越需要与他们保持联系,进行合作,建立崭新的伙伴关系.

第二,电子文件的产生与管理,将从根本上突破体制的束缚,把档案管理部门和管理人员与文件制作、部门和人员更紧密地联系起来.电子文件的产生,淡化了文书工作和档案工作的界限,其新型的生命周期――设计、形成和维护三种密切相关的运动阶段,使得档案部门和档案人员不能像传统工作环境中的那样――坐等档案上门,而必须主动走出去,提前介入,以达到前端控制的目的.这不仅仅是理论的需要,更是实际的需要.国际档案理事会电子文件委员会认为,档案馆应在归档文件的整个生命周期,指导和监督由其他参与者采取的措施,这些参与者汇集了文件的责任者、管理员以及制定法规和行为准则的领导和调配资源的负责人.同时指出,档案馆单干是成功不了的,只有联合一个或数个机构才能处理好电子文件.为此要建立新的伙伴关系,“档案馆将其关注的中心从传统的伙伴,如文件管理员和史学家扩展到所有关心文件和归档工作,表面上似不协调的人员,如律师、检验师、安全负责、科学家和计划管理员”.

国际档案理事会电子文件委员会的观点清楚地说明了：在电子文件管理中,档案工作将不再是档案部门独家经营和档案人员独善其身的行为了,而是必须“走出去”和“请进来”,结交新朋友共同完成工作目标的协作精神.具体地说：

(一)档案人员与文件形成者的关系将进一步密切

在文件和档案一体化管理中,事实上我们已经很难分辨文书工作和档案工作的界线；而进入电子文件管理系统,两者将进一步交融,密不可分.而且档案人员也将比以往更需要得到文件形成者的支持和帮助,这是“因为‘电子文件的形成过程’不仅对于日后的可保存性、可利用性具有重要意义,它还是证实该文件原始性、证据性的基本依据”.

(二)档案部门将离不开信息技术专家的指导和帮助

目前档案管理系统的开发、维护都由专业的信息技术人员完成,档案人员难以独力承担这方面的任务.事实上,文件、档案工作者的管理思想需要通过信息技术人员的专业化工作来实现,在双方水融般的合作中才有可能开发出性能优良的档案管理系统；而另一方面,在系统的运行过程中出现的一些新问题,随时需要信息技术人员的解决.比如电子文件的产生、管理和利用无一不依赖于计算机技术、通信技术的发展.因此,档案部门与信息技术人员必须保持密切友好的合作关系.

(三)档案部门将更需要法律、安全方面专家的支持

从世界范围看,支配信息的产生、管理、利用和保管各方面的立法,严重滞后于信息技术的快速发展,电子文件和电子档案管理方面的立法尤以为甚.在多数国家,人们制订档案法只考虑纸质文件,并只以档案机构及其职能的简单模式为基础.目前有关电子文件与立法相关方面有争议的主要问题有：一是文件的定义该不该包括电子文件；二是法律限制档案部门保存电子文件的证据性价值；三是电子文件鉴定前后,法律没有强制性规定等待时期；四是电子文件的保密；五是关于保护个人隐私与电子文件利用之间的矛盾关系.以上这些问题在纸质文件方面都得到了比较好的解决；而要解决电子文件的这五个问题,则有待于时日.档案部门需要法律和安全方面专家的指导和帮助,才能合法而有弹性地处理问题.

(四)档案机构之间以及档案机构与其他信息中心之间的合作关系进一步密切.

在电子时代,利用者关心的将是如何迅速地获取信息,而不是信息的来源.档案信息共享将是档案部门迫切需要解决的问题.可以预料,以后的档案工作业务建设将不拘泥于一馆一室,而是着眼于组织协调、统筹规划.档案馆之间的界限将模糊,甚至档案馆、图书馆、文献馆和其他信息中心都将连接起来,组成一种基于通信网络之上的国家信息系统.因而,档案部门的合作外延扩张到整个国家信息系统领域.与这些相关部门搞好合作关系,是信息社会的趋势.

二、转换角色,重塑职业形象

在档案管理现代化的实施过程中,档案人员因势利导,适应转变,这是必须的.墨守旧有的职业观念,回避变化带来的挑战,可能会危及我们事业的发展和这个职业的未来.档案人员应如何应付挑战,转换角色呢?学者们认为必须做到以下几点：

第一,进一步树立保存历史遗产的信念,增加“参与”意识.“档案工作者要想影响信息技术的使用,一开始就要参加这种新技术的使用,一起设计有利于档案信息和信息管理和系统的设备,以便把文件与档案案管理的要求灌输进软件、程序编制、计算机演变等各个方面去”.

第二,档案人员要发挥专业优势,在技术运用方面起关键性作用.档案人员必须懂得文件的性质、归档和意义、具有档案价值文件的性质、保管文件的方法,以及怎样同其他学科和行业的代表合作.只有这样,档案人员才能在电子文件管理方面充当主角,并借助其他工作伙伴实现自身目标,以便在电子文件设计、形成和管理方面比其他伙伴捷足先登.

综上所述,实现档案管理现代化,将会改变我们档案人员的观念和方法,促使档案人员必须更换新的职业角色,才能适应新的变化,经受住这种新的挑战.