人事档案管理的革新

摘 要：人事档案的管理是整个国家档案体系中的一种,是个人德、智、体、美等各方面的历史和现实的反映,人事档案管理对个人和社会都有着至关重要的作用.因此在明确人事档案管理的基本理论及其作用的基础上,研究人事档案管理存在的问题,解决人事档案管理问题并对人事档案管理体制的革新,从而提高档案管理效率,是推进档案管理进步的有效途径.

关 键 词 ：档案管理；人事档案管理；创新

档案管理亦称档案工作,是档案管或档案管理组织、部门对档案实体或档案信息进行管理并提供利用怎么写作的各项与档案业务有关活动的过程.档案管理作为一个过程它是一系列活动与工作的集合,档案管理的工作包括档案的收集、档案的整理、档案价值的鉴定、档案的保管、档案的检索、档案的利用与提供怎么写作、档案的统计以及新时代下的职能更新.

一、人事档案管理概述

档案是国家机关、社会组织和个人从事政治、军事、经济科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录.按档案性质划分可分为国家、党、企业、事业单位、名人档案等.专门档案中包含着科学技术档案、人事档案、会计档案、档案、诉讼档案等等人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的,反映个人经历、德才能绩、工作表现的,以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录.

国家档案体系是一个庞大的档案体系,国家、党、企业、事业单位、名人档案、技术档案、人事档案、会计档案、档案、诉讼档案等等.人事档案作为国家档案体系的一种有着档案的共性,但与其它档案相比人事档案有着自身的特点.首先,机密性根据国家法律和相关档案法律的规定,人事档案要实行严格的保密程序.未经许可或不符合条件的单位和个人不可擅自调取档案.其次,单一性,人事档案管理实行一人一宗的立卷方式,每一宗档案基本上只是反映个人的信息,每一分人事档案都是个人德、智、体、美等等一些方面的历史现实反映.最后,俱增性,人事档案的内容会随着个人经历不断的变化而变化.

人事档案管理的意义及作用.人事档案就是当事人、德、智、体、美等等各方面的历史和现实的反映,人事档案是记述和反映个人经历和德才表现等情况的人事材料.是记录人才信息的主要载体,是人才交流的主要信息源,是知人善任、选贤举能的重要工具.对个人来说,人事档案是记录个人人生履历的主要凭证,当今社会随着经济的发展,教育水平的提高,人事档案很大一部分是由个人读书期间的生活、学习以及各种社会实践的真实经历,具有很强的法律效应.人事档案对于个人应聘企业职位、确定员工的工资水平、职称评定、职位晋升、组织关系等等有紧密而直接的关系.对于社会来说管理好人事档案,对于建立高水平的人力资源管理体系、对促进人力资源开发、构建和谐社会发挥着重要作用.

二、现阶段人事档案管理模式及存在的问题

经过探索,我国的人事档案管理水平已经达到很高水平.但是随着经济的发展,政治、经济体制改革的不断加深,原有的档案管理体制遇到了许多新的问题.特别是当前信息化速度的加深,市场经济、经济全球化速度的加快,促使人员流动比率不断增加.这些必然使旧的档案管理体制在适应新的政治经济体时出现很多问题.

(一)档案的内容更新速度缓慢

毫无疑问,人事档案与社会管理职能的分离将成为趋势,传统的“单位人”将越来越多地转变为“社会人”,现在人事档案的很多功用正在逐渐消失.以往那种捧着人事档案去审批工资、保险,退休的现象将会一去不复返.档案的更新除了少数信息,档案管理部门会自动获得外,还有很大一部分需要个人将信息报送档案管理部门进行档案更新.可现实中除了个人档案更新的内容关系到升学、职位变化、工资调整外.很多信息,个人是不会主动进行更新的.还有当今社会人员流动比率不断增大,档案的更迁现象也比较严重,造成很多信息的更新速度偏低,很多信息的丢失等等.

(二)个人档案意识及综合偏低

首先,人事档案具有很强的机密性和法律效益,严禁个人私自拆封涂改档案.除了当事人升学、应聘外很难接触到自己的档案,其重要作用在我们平时很容易被忽视,个人对其档案接触的机会有限,所以在平时个人很容易忽视档案对于个人的重要作用,造成个人档案意识薄弱.其次,观念落后,没有与时俱进更新自我的业务观念.很多档案管理人员仍然从事传统的事务性工作,没有宏观的把握人事体制改革和经济体制改革下给档案管理带来的新的问题与挑战,以及其对于传统档案管理体制的冲击.最后,现阶段我国人事档案管理人员的综合业务素质偏低.我国目前档案管理专业人才占总人才比重很小,很多档案管理人员并不是专门的档案管理人员.在很多求职者眼里人事档案管理是个闲职,是清闲的职位.再加之没有系统而行之有效的档案管理后期培训,所以造成档案管理人员素质有待于提高.

(三)体制运行效率缓慢

由于现阶段人员流动速度加快,劳动者数量庞大,劳动人员层次多样化,造成了档案管理出现很多问题.首先档案投放不能统一化、规范化.人事档案一部分放在企事业单位,有的放在人才市场、有的滞留在个人手里.其次,人事档案本着“档随人走”的原则,但现实中往往出现人档脱节的局面.个人档案意识浅薄,原单位不能及时进行档案处理,出现很多档案积压,废弃,死档的局面.最后,管理有盲区.部分单位在招聘人员时,擅自保存所聘人员档案,少数流动人员及一时没有落实工作的大中专毕业生和退伍军人,私自截留档案的现象也时有发生,成为新的管理盲区.

三、人事档案管理革新

(一)加强档案管理更新速度

档案管理的信息要做到及时更新,档案管理的信息是随着个人的履历不断变化而更新完善的.这就需要,一方面加强档案管理部门对于个人档案信息的获取,这是比较费时、费力的工作.需要档案管理人员在做好职能工作的同时,不断创新档案管理信息获取渠道的创新.另一方面加大宣传力度,让档案的当事人认识到,及时反映档案更新信息对于个人的重要性.做到个人及时反映自己的档案更新内容,从而提高档案管理速度.除此之外,新的形势下开发电子档案,提高人事档案工作信息化建设水平大力提高人事档案作信息化建设水平.利用计算机网络,建设现代化、信息化的人事档案管理体系.

(二)转变管理理念提高人事档案管理人员的综合素质

人才是事业的基础,档案管理工作的有效执行,需要档案管理组织拥有综合素质高、业务水平过硬的队伍.要想获得强大的人事档案管理人员队伍,一方面必须吸纳那些拥有专业档案管理专业的人才,从而不断优化档案管理队伍.另一方面还要不断进行档案管理队伍的培训、技能的不断更新等等.改变档案管理人员的理念,档案管理并不是无关紧要的职位,并不是轻松的闲职.要有较高的政治素质和较强的怎么写作观念,人事档案工作是一项机密性较强的工作,没有较强的政治素质是不能胜任的.

(三)创新体制提升效率

一方面,制度是做好工作的前提和保障.档案管理工作是一项繁琐性强、头绪较多、持续性长的工作,没有严格的规章制度,档案管理工作无章可循,势必造成档案管理工作的混乱.因此,健全管理制度,提高人事档案管理的制度化建设水平.作为档案管理组织,除了遵守国家的档案管理法律,条例等还要根据档案管理对象的不同,“因行而异”制定本行业本部门的档案管理制度.即除了严格执行《企业职工档案管理工作规定》、《流动人员人事档案管理暂行规定》外,各档案管理部门还要根据所管理档案的性质,制定现实可行的档案管理制度,并严格执行、不断完善.另一方面健全创新档案管理体制,完善而合理的体制保障是组织高效运行的前提,合理明确的分工,各司其职从而提高运行速度.

发扬创新职能,适时的创新.根据经济发展、部门的发展、行业的变化等等不断进行体制、职能创新,但从根本上说,则需要进一步加强和改进现代企事业单位的发展模式和管理策略,不断与国际接轨,真正实现企事业单位的科学、和谐、现代化发展.（作者单位：吉林山门水库）

参考文献：

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[4] 苏松能.浅谈我校人事干部档案管理现状[J].儿童发展研究.2011（01）.