档案信息管理与知识管理之融合

【摘 要】探讨知识管理与档案信息管理的关系,研究二者融合的必要性与可行性.

【关 键 词 】信息；档案管理；知识管理

21世纪的人类社会正在全面朝着知识时代迈进,知识作为一种具有无限挖掘潜在价值的宝贵资源,对于各行各业的发展都起着决定性的作用.而档案是一种蕴含着大量知识的文献,这已经成为包括档案界在内的整个文献界比较普遍的共识,并且得到了社会的广泛认同.处于知识经济和知识管理的浪潮中,档案工作者必须对知识管理理论有清晰、明确的认识,将这种全新的管理理念与管理方法融入自己的工作领域,在知识经济时代提升自身工作的价值,为社会的发展发挥更大作用.

一、知识管理定义

所谓知识管理的定义为,在组织中建构一个量化与质化的知识系统,让组织中的资讯与知识,透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程,不断的回馈到知识系统内,形成永不间断的累积个人与组织的知识成为组织智慧的循环,在企业组织中成为管理与应用的智慧资本,有助于企业做出正确的决策,以适应市场的变迁.

21世纪企业的成功越来越依赖于企业所拥有知识的质量,利用企业所拥有的知识为企业创造竞争优势和持续竞争优势对企业来说始终是一个挑战.

二、档案信息管理与知识管理融合的可行性

1.从档案信息属性的角度分析

档案均具有知识属性,这些知识主要是显性知识,档案是知识储存的一种方式,是人类智慧的一种物态结晶.档案信息管理和知识管理两者有共同的资源基础.档案信息管理工作针对的主要是对文档这种显在知识的管理.

2.从知识管理的现有研究成果分析

知识管理已经有了自己的一套管理理论、技术与方法,尽管有些还不是十分成熟.一套成熟的管理理论成立主要应满足以下条件：一是实践需要,二是有特定的研究对象,三是有一套自己的研究方法.这些基本条件,知识管理都已具备.融合知识管理的思想来指导档案信息管理是有理论支持与技术支持的.

3.从档案信息管理的困境分析

目前,档案管理陷入了一定的困境,这些困境的外在表现是：伴随着信息技术、网络技术的发展,传统档案管理方式与管理理念越来越暴露其不足之处,档案资源利用率低,档案工作人员工作积极性差,档案部门有成为产出低的内耗部门的趋势.为挽救这种困局,有些单位也采取了一些办法,如人员培训、引进管理设备等,但效果并不令人满意.档案信息资源并没有被充分开发.现实的困境迫使我们寻找档案信息事业发展的新出路.

4.从二者管理的目标和动机分析

档案信息管理工作从总体上来说偏重于“内容信息的开发利用”.内容信息的开发利用则专门指向档案的内容信息,其目的和动机是使档案的内容信息在社会生活中发生作用,实现价值.档案信息管理无疑也针对这一方面,即以信息内容的开发为宗旨和方向,为组织的各项工作提供凭证和参考作用.

三、知识管理对档案信息管理的创新

1.知识管理可以完善档案信息管理职能

作为一种新的管理思想和方法,知识管理对战略、管理模式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信息管理等方面都会产生不同程度的影响.随着知识管理的加强及信息技术的不断运用,档案信息管理的职能也在发生相应的转变,需要拥有全新的档案信息管理模式以适应这种需要.其职能的根本转变,我们认为主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理,并强化对档案知识的开发利用,实施档案信息管理的智能化怎么写作,实现档案知识资源的共享.这就要求我们要转变观念,将档案信息管理真正看成是知识管理的重要组成部分,在知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能.职能的转变赋予档案职业更新的内容,同时也带来档案人员角色的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者.

2.知识管理可以实现档案管理业务流程再造

业务流程再造,是对组织中及组织间的工作流程与程序进行的分析和再设计,其既是知识管理的要求,也是实现知识管理的重要手段.在知识经济时代,组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变,管理的中间层次将逐渐减少并最终消失,将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的组织.同时,对信息技术高度依赖和应用将产生大量的电子文件,电子文件与传统纸质文件存在着较大的差异,对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造.对档案管理业务流程再造,应依据文件生命周期理论,即把文件档案看作为一个不可分割的文件连续体.打破过去文件工作与档案工作的界限,实现企业文件档案一体化,在业务流程上进行统一的设计.该流程包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程.这种新的业务流程有助于加强文件、档案的知识管理,同时强化了对各项业务管理工作的怎么写作功能,提高了整个文档工作的工作效率.

3.知识管理可以丰富和拓展档案管理技术

知识管理对档案管理技术提出新要求.随着信息化程度的提高,组织的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智能化,电子商务等现代信息技术的在组织活动中的应用,导致了大量电子化、数字化文件的出现,这对传统的档案管理提出了新的挑战.传统的纸质档案管理主要是针对档案的实体化管理,缺乏对档案信息资源的深入开发,所以很难适应知识管理及信息化带来的挑战.但是,信息技术在组织生产、管理中的大量应用,又为档案管理提供了一个很好的转变契机,促使档案管理从传统的实体管理向运用信息技术、积极开发档案信息资源、挖掘档案中蕴涵知识的方向转变.

所以,我们必须积极利用各种信息技术,开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统,推动知识管理水平的提高.

四、知识管理可以强化档案知识智能化怎么写作意识

提供优质、高效的档案知识怎么写作,实现档案知识共享是档案知识管理的最终目标,也是档案部门与其他部门和外界联系的纽带.信息技术的发展为档案管理提供了一次新的发展契机,互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界.档案知识智能化怎么写作可以通过建设知识仓库,提供知识导航,知识咨询等方式实现.在日益发展的网络环境下,这种怎么写作的方式将更容易实现,在内部,可以通过构建内部网来实现知识的传递和共享.内部网是建立在网络互联的基础上,实现将内部原本各自封闭的信息孤岛互相连接起来,从而实现知识的传递和共享的目的.对于外部的知识传递,可以构建相应的外部网,实现和用户、市场的知识交流.内部网的用户可以直接访问此系统,而外部网和万维网的用户则可以通过档案管理机构的主页或者链接的站点,直接链接到知识怎么写作子系统,从而获得有效的档案知识怎么写作.

随着知识经济的到来,知识管理将遍及社会各个领域,它将使大到一国、小到企业、机构和个人摆脱传统资源或资本的限制,获得新的竞争优势,因而具有强大的生命力和广阔的发展前途.在现代化的信息社会中,信息是一种极为重要的战略资源,但是,信息不是知识.只有经过一系列的有机地结构化、系统化的信息才能够称之为知识.在新的知识经济形势下,只有使知识管理与档案信息管理的对象快速转化组织机构的竞争优势,这样组织才能去芜存菁,才能让组织储备能量,保持竞争优势,以迎接新的机遇和挑战.