建筑业档案管理的新方法

【摘 要 】 随着社会发展和人民生活水平不断提高,我国建筑业也蓬勃发展,管理好建筑建设档案对建筑业的发展具有重要意义.在分析建筑企业档案管理现状基础上,对其中存在的问题,探讨相应的对策,以有效地提高管理建筑企业档案地科学水平.

【关 键 词 】 建筑业,档案管理

一、建筑企业档案管理的意义

第一、建筑企业档案管理的意义在于为建筑业基本建设发展提供有效机制.基建档案真实地反映了基建工程内容、过程和特征,是进行规划建设和管理学校的重要依据和凭证.一套完整的基建档案,从征用土地、实地勘探、图纸设计、施工合同、监理合同、施工进程、竣工验收及各类报告、来往文书、图表、数据等都有系统的记录,这些记录将会是考察历史和处理问题的科学依据.

第二、建筑企业档案管理的意义在于为建筑企业科学发展提供劫机.建筑企业档案不仅是历史的真实写照,同时原建筑工程地质资料和施工设计图纸是工程改建、扩建,或对破坏后重新恢复的重要依据.特别对那些深埋地下的各种管线及隐蔽工程进行检查和维修时,地面上看不到、摸不着,不能准确判断它们确切的位置和具体走向的情况下,技术人员便可根据相关档案材料去施工.这样既可以减少工作失误,节约时间,也可以节约经费,提高工作效率.

第三、建筑企业档案管理的意义在于为建筑业维权提供佐证.基建档案真实地记载了学校房产、地产以及设备产权形成的全过程,是学校界定产权关系的法律依据和法定根据,用好基建档案可以避免和解决不少产权纠纷.

二、建筑企业档案管理现状分析

第一、我国建筑业基建档案管理意识有待提高.长期以来,建筑业对基建档案的管理的标准化、规范化、制度化有待加强,存在对基建档案管理认识不足,抓得不够紧,管理不够严的现象.使得一些人在工作中,存在着“重建设,轻档案”的意识,“就地取材”忽视了对基建资料的纸张大小、书写规范、项目建设跟踪、资料成套整理等方面的要求,有的学校甚至借用档案资料缺乏严格的审批登记制度,导致基建资料参差不齐,甚至散失.

第二、我国建筑也基建档案收集难度较大.基建档案收集难是普遍存在的问题.首先由于基建档案具有涉及面广、时间跨度大、成套性强的特点,在客观上使基建档案的收集工作具有相当大的难度.其次基建档案相对应的建筑物除了地面上的以外,还包括隐蔽工程、地下管网等.这些工程多隐藏于地下或墙体内,具有不可见性,这种不可见性往往导致对相关档案收集的疏漏或缺失.再次档案部门与基建部门缺乏有效的沟通与合作,使一些已经竣工的配套项目资料或者工程变更、变增资料等未能及时整理归档.

第三、我国建筑业基建档案管理质量有待提高.我国建筑业档案管理专职人员严重不足,还缺乏基建专业知识,没有直接参与工程项目的建设,而是被动地接收建筑业基建部门移交的工程项目材料.基建部门又没有专职档案人员,一般都是做档案工作,他们中的多数人对档案知识和技能不甚熟悉,未接受过培训或进行过短期培训,达不到档案管理岗位技能的要求,严重影响了基建档案的成套性、完整性,影响了基建档案管理的质量.

三、建筑企业档案管理的思路与对策

第一、提高档案管理意识,完善基建档案管理制度.实践证明,搞好建筑企业档案管理领导重视是关键.如建筑业各级领导重视档案管理工作,就会把基建档案的形成、积累、整理、立卷归档工作纳入基建规划、计划、管理制度之中,就会在基建工程的目标中,提出对档案材料的要求,并将其纳入基建人员职责范围之中,就会明确专人负责、统一管理、健全制度,管理好基建档案.

第二、加强技能培训工作,提高基建档案管理水平.无论是建筑业专职档案人员还是档案人员,都要树立与时俱进的思想,加强学习,更新知识结构,特别要认真学习国家档案局、国家计委制定的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》等法律法规,积极参加档案管理业务培训.建筑业领导也要为这些人的学习、培训创造良好的条件,通过学习、培训和开展业务交流促进基建档案管理水平的提高.

第三、加强规范化建设,保证基建档案规范完整.建筑企业档案的内容多、种类多,收集时间长,牵扯的部门又多,要保障基建档案的规范完整,就必须建立健全相关制度,明确责任.

第四、提高思想意识,实现基建档案计算化管理.建筑企业档案的管理已经进入科学管理时代,由人工管理向计算机化、网络化管理转变的阶段.必须提高思想意识,转变思想观念,顺应历史潮流,使用现代化管理方法、利用现代化计算机技术、网络技术、数据库技术,来提高档案管理的水平,提高档案管理的效率.