电子文件与纸质文件鉴定的比较

摘 要：本文对电子文件与纸质文件鉴定从相同点和不同点两方面进行了比较阐述,着重论述了电子文件与纸质文件的鉴定的差别,探究新型载体和环境下鉴定文件的新特点.

关 键 词：纸质文件；鉴定；比较

中图分类号：G270文献标识码：A文章编号：1673-8500（2012）10-0052-01

电子文件是现代科学技术发展在文件领域的产物,是传统纸质文件与现代信息技术的结合体,在文件鉴定工作中电子文件鉴定更是充分显现出现代信息技术与传统纸质文件鉴定的双重特性.电子文件鉴定较之与纸质文件鉴定二者既存在相同点也有许多差异.

一、电子文件与纸质文件鉴定的相同点

1.电子文件与纸质文件宏观鉴定方法相同.文件的宏观鉴定方法是以文件之间的有机联系为基础,以文件的形成单位为中心,以来源原则为最基本的鉴定前提.不管是电子文件还是纸质文件在鉴定文件时首要的任务都应是能够最大限度的满足文件形成机构对文件的利用需要,也就是对文件的第一价值――凭证性价值进行鉴定.鉴定的原则要考虑到形成机构的职能和文件之间的有机联系,通过分析和鉴别文件形成者承担的社会职能和责任及其计划、任务活动对保存社会历史记忆的重要程度,确定文件的整体保存价值.

从宏观层面上看,无论是纸质文件的鉴定还是电子文件的鉴定,鉴定文件的总体思想和目的没有改变,文件的宏观鉴定方法没有因为承载文件的载体变化而发生改变,二者鉴定的宏观导向没有差别.

2.从价值鉴定角度看电子文件鉴定与纸质文件的鉴定相同.无论是电子文件还是纸质文件,对于文件凭证性价值的鉴定不会因为载体形式的变化而改变.电子文件的内容鉴定,需要以文件鉴定的价值理论为基础,对文件内容进行判断以确定文件的价值.此时的鉴定无关乎载体,只着重强调文件的内容价值.从文件的类型来看,电子文件只是纸质文件在载体上的变化,而其内容与承载的价值,发挥的实际作用并未因载体的不同而产生不同的鉴定结果.

二、电子文件与纸质文件鉴定的不同点

1.电子文件与纸质文件鉴定的时机不同.传统纸质文件的鉴定工作通常是在文件处理完毕之后进行,但由于电子文件的易更改性和易逝性,电子文件的初次鉴定不可能像纸质文件那样等到文书处理完毕后进行,而必须在文件形成之时就确定其是否需要归档保存,因而需要进行前端控制.前端控制是确保电子文件真实可靠、完整齐全,长期可读的有效策略.

此外,电子文件在归档、存储、利用、迁移过程中需要进行多次鉴定,而纸质文件一般只需要选择归档文件,确定归档文件的保管期限和对保管期已满的文件的复查等三次鉴定.

2.电子文件与纸质文件鉴定后文件类型属性不同.文件运动生命周期的不同阶段要对文件实施不同层次和程度的鉴定工作,由于电子文件与纸质文件的载体和运动特征不同,对两者的鉴定也表现出明显的不同,纸质文件在不同运动阶段经过鉴定后会鉴别出现行、半现行、永久保存或销毁文件,但是电子文件的产生、运转主要有赖于计算机系统,与纸质文件相比电子文件的制作、现实使用、鉴定、保存或销毁的阶段性不明显.

3.电子文件与纸质文件鉴定侧重点不同.文件鉴定主要包括价值（内容）鉴定与真伪（原始性）鉴定.对于纸质文件而言,物理载体相对稳定,其信息与载体紧密结合难以分离,即使要分离也难免不留痕迹,因此,真伪鉴定和保护不是难事,纸质文件侧重于价值鉴定,除了高龄档案鉴定之外,对文件所处技术情况和载体情况几乎未作考虑.对于电子文件而言,其信息很容易与原始载体脱离,使得对电子文件原始性鉴定显得格外重要.只有通过原始鉴定,才能保证电子文件的利用价值.电子文件鉴定包括可靠性和完整性鉴定,主要通过技术鉴定来实现.所谓技术鉴定就是“对电子文件和文件载体性能的检测”.技术鉴定要求对电子文件各方面技术状态进行检查,包括硬件、软件和网络连接情况等.

4.电子文件与纸质文件鉴定人员的任务不同.在纸质文件鉴定过程中,参与鉴定的人员主要包括文件形成人员、文件管理人员和档案管理人员,而在电子文件鉴定中除以上几类人员外还要有相当一部分技术人员的加入,这些人员在纸质文件与电子文件产生、鉴定与利用过程中发挥的作用既有联系又有区别.文件形成者和文件、档案管理人员在电子文件鉴定中发挥的作用与纸质文件鉴定中相比并没有本质区别,但是电子文件鉴定也赋予了档案人员一些新的任务和角色.文件和档案管理人员除了要对文件内容进行如纸质文件同样的鉴定工作外,还要协助技术人员做好技术鉴定工作.电子文件具有前端控制的特点.在设计整个电子文件管理系统之前,文件管理人员要配合技术人员做好系统的需求分析工作,并且使技术人员熟悉和了解鉴定工作的流程,作为专业的技术人员文档知识毕竟有限,只有得到档案人员的帮助后才能保证技术人员开发的文件鉴定程序和要进行维护的文件是档案人员真正想要保存下来的文件,是档案人员可以进一步进行内容鉴定的文件.

5.电子文件与纸质文件鉴定标准不同.传统的纸质文件鉴定主要依据文件的属性标准和社会需要标准,既通过分析文件来源、内容、形式特征、社会需求等全面把握其价值.由于电子文件载体的特殊性和对计算机硬件和软件技术的依赖性,电子文件的鉴定除了要对文件的价值进行鉴定外,还要对技术状况进行全面性的鉴定.因此,“中外学者对电子文件的鉴定提出了另一个标准――技术标准.法国档案学者哈罗尔德?瑙格勒于1984年的研究报告中提出将电子文件的挑选置于所属全宗的总体挑选范围之内,挑选的知识标准和必要的技术标准要求同等对待”.

在信息技术飞速发展的今天,电子文件日益成为公共机构和个人在工作、交流过程中直接形成和处理信息记录的主要形式,解决好电子文件的鉴定工作是时代赋予文件、档案工作者的重大课题,通过对比纸质文件与电子文件鉴定的联系和区别,更加明确电子文件鉴定工作的模式,对进一步做好电子文件鉴定工作具有一定的理论和现实意义.