尊重在英文商务函电中的体现探究

【摘 要】英文商务函电是对外贸易中交易双方进行信息沟通的重要方式,它撰写的优与劣对于一个公司的形象和业务有很重要的影响,而成功的商务函电往往能让对方感觉到自己是业务往来中最重要的人,感受到被重视被尊重,在一定程度上能积极推动双方业务的开展.本文从词语的选用、句式的转换、尊重文化差异避免歧视等三个方面论述了在英文商务函电如何中体现出对对方的尊重.

【关 键 词】商务函电；尊重；沟通；委婉句式

【中图分类号】G64.20【文献标识码】A【文章编号】2095-3089（2013）32-0-01

作为一种专业英语应用文体,商务函电就是要通过传真、电子邮件、信函等形式促进外贸交易各个环节的顺利有效进行.一封彬彬有礼、表达得体的商务信函往往重视对方的观点、尊重对方的需求和愿望,迎合对方的心理,从而为双方营造和谐、尊重的氛围,树立起写信方良好的形象,推动贸易的顺利开展.在多年的商务函电教学过程中,我们发现学生过于重视对专业术语和短语的背诵记忆,却忽视了对信函整体基调和语气的研究.他们在撰写商务函电时往往能选用合适的格式,单词拼写正确,语法运用准确无误,信息也传达到位,但是内容让收信人读起来却十分别扭,信息虽然能完全领会,但是字里行间显得语气生硬、直白,对对方缺乏应有的尊重,这样就严重影响了业务往来的心情,给双方的沟通设置了意想不到的障碍.究其原因,学生忽略了商务函电中非常重要的尊重问题.而尊重涵盖了商务函电写作8C原则中的礼貌原则和体谅原则.要在商务函电中让对方感受到尊重,可以从词语选用、句式转换、尊重文化差异避免歧视等三个方面入手.

一、通过选用合适的词语体现尊重

要尊重对方,就应该站在对方的角度看问题,考虑对方的愿望、困难、背景、情感等等,关心对方,让对方多受益,使其感受到自己的重要性,也就是所谓的you-attitude（以对方为中心的态度）.因此,商务函电句子中主语多使用第二人称（you,your）少用第一人称（I,we,us,our）,会让收信人感到自己受到重视,感受到尊重.如：在询价之后,写信方通常会说：Yourearlyreplyisawaited.句子所表达的意思是“我们等待您的及早回复”,其中yourearlyreply是句子主语,也是信息出发点,充分显示对方的重要性,倘若换为Wearewaitingforyourearlyreply.含义没有什么变化,但是无法突显动作承受者you的作用,难以实现尊重对方的交际目的.再试比较下面两个句子：

①IwanttoheyourconfirmationonthispointASAP.

②Yourpromptconfirmationonthispointwouldbeappreciated.

例句①中主语是“I”,强调的是“我”的意愿,这是对方不容易接受的；而例句②中强调了对方,使其有了施恩的感觉,无形中提高了对方的地位,让他感受到了尊重,效果自然比例句①好很多.商务函电正文的第一句尽量避免用“I”或“We”开始,否则你就是在告诉对方你是信件中最重要的,而不是他们.

二、通过委婉句式体现尊重

1.虚拟语气

与陈述语气和祈使语气相比,虚拟语气能使句子变得委婉含蓄,减少锋芒,体现尊重.尤其是在向对方提出要求、建议,或者拒绝对方的要求时,我们可以通过使用虚拟语气缓解双方的冲突,也给对方留有磋商余地.例如：

①Wecannotagreewiththepriceyouset.

②Iwishwewereabletoacceptthepriceyouset..

例句①为陈述语气,给人的感觉是直白、生硬,是任何人都不愿意看到的；而例句②通过虚拟语气使句子变得婉转,减轻了对方面子受损的程度.虽然传达的信息完全一样,但例句②是对方都乐于接受的句式.另外,在向对方提出要求时,我们常用的Iwouldappreciateitifyoucould...,Wewouldbegratefulifyoucould等这些句子都是使用了虚拟语气在提出要求的同时也表达了对对方的尊重.

2.疑问句

试比较以下三个句子：

①YoushoulddelivergoodsinMay.

②PleasedelivergoodsinMay.

③WoulditpossibleforyoutodelivergoodsinMay.

以上三个句子对对方的尊重程度是依次递增的.例句①是陈述句,显得刻板、生硬,给人冷冰冰的感觉；例句②虽然加了please一词,但祈使句往往含有命令或强迫的意思,容易引起对方的反感；而例句③的疑问语气给对方留有余地,表现出对对方的尊重和礼貌.所以商务函电中提出要求的句子可以用疑问句使语气委婉含蓄.

三、尊重文化差异,避免歧视

我们通过英文商务信函进行业务沟通是一种跨文化交流行为,不可避免会遇到文化差异这个问题.我们与拥有不同文化背景和风俗习惯的人进行书面交流时,必须要尊重对方的文化,切勿触犯对方的禁忌,信函中更不能使用含有歧视暗示的语言.如果被称为chink,我们中国人会感觉受到侮辱,同样道理,黑人也不愿自己被称为nigger.再例如Theseglassesaremadebycrippedworkers.句中crippledworkers就带有歧视性,我们不妨改为Theseglassesaremadebyworkerswithphysicaldisabilities.这样就避免了对残疾人的歧视（ablei）.同样,为了避免性别歧视,一方面我们可以用-person代替词语中的-man：salesperson―salean,businessperson―businesan,chairperson―chairman,spokesperson―spokean等等；另一方面,我们可以使用复数they代替单数he（she）来避免性别暗示.

尊重他人是人类社会文明的标志之一,在对外贸易活动中,我们的语言表达要彬彬有礼、得体脱俗,既遵守国际贸易惯例,又要维护本方利益.在商务函电往来过程中,一方面我们要熟悉国际商务知识和相关法律条例,另一方面又要学会语言的表达手段和技巧,处处尊重对方,这样才能为企业树立良好形象,与客户建立起相互尊重的良好合作关系,确保商务沟通的顺利进行,不断推动外贸业务的持续开展.