办公自动化在实际工作中的应用

摘 要：办公自动化应用在信息化发展的今天,影响和指导着我们的工作.然而,其应用并不乐观,分析存在的问题,探析解决方案,提高办公自动化在实际工作中的应用效率,成为摆在我们面前的新课题.

关 键 词：办公自动化；实际工作；应用

【中图分类号】TP317.1

计算机技术是信息社会最主要的技术基础之一,随着计算机及网络技术的飞速发展,当今社会正快速向信息化社会前进.名级政府、企事业单位以高质量、高效率的办公自动化信息系统加快信息化建设的步伐,从而提高自身的效率、竞争力以及综合实力.会使用计算机已成为当代社会从业人员的必备条件,是现代生活不可缺少的重要手段,是解决工作中实际问题的有力保证.

一、从计算机产生看办公自动化的概念与发展

1946年第一台计算机ENIAC的问世迎来了一次信息化革命的热潮,计算机的应用领域已渗透到社会各行各业及家庭日常生活的方方面面,改变着现代人类社会的生产、生活及运作方式.

办公自动化这一术语首先由美国通用汽车公司D哈特于1936年提出.然而,正真意义上的办公自动化是近年随着计算科学发展而提出来的新概念,没有统一的定义.凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备,从事办公业务,都属于办公自动化的领域.行政机关称其为电子政务,企事业单位以前叫无纸化办公,后来称为办公自动化,即OA（officeAutomation）.

办公自动化是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术.中国的办公自动化软件系统起源于政府的公文和档案管理.随着企业的介入,在企业管理和经营活动中逐渐得到推广及应用.然而,办公自动化系统要适应不断变化的办公需求,还有广阔的发展空间.

二、当前办公自动化的应用现状

目前办公自动化的应用远没有达到普及与深入的程度,大多数企事业单位仍以简单的计算机文字处理、数据处理、打印等基本应用为主.缺乏一套真正符合企业实际情况的办公软件,缺乏一个高效传递与共享信息的计算机网络,缺乏一批复合型的高素质专业人才.

1.认识不足

现实中许多企事业单位重视硬件建设,轻视软件开发.再则复杂的管理体制和急于求成的运作理念,致使许多单位或个人把办公自动化定义为一般的文档处理和日常印务工作等.

2.资金短缺

考虑办公自动化系统的建设工作,企业在购置硬件设备的同时,承担软件提供商收取的升级、维护和二次开发等费用,这对一个中小型企业来说,其信息化建设路程是曲折而漫长的.

3.人才匮乏

我国目前普遍缺乏精业务、懂技术的复合型人才.大多数企事业单位重视掌握单一学科知识的技术人员培养,甚至有些中小企业由于员工自身素质问题,常常不适应或排斥新型系统,造成办公自动化应用受阻、效率不高.

4.思想保守

信息化软件建设需要相关责任者不断学习新知识、新技能,并将各学科新知识有机地集成在一起.然而,多数企业和个人都有认定自己永远正确的做事习惯,不能根据用户提出的许多新需求和意见,勇于"否定"自己的劳动成果,往往思想保守,不能及时改进,当然也不能接近成功.

5.应用退缩

有时因为提供商的怎么写作跟不上,系统本身滞缓,不断升级维护、二次开发以及后续附加费用等问题,不但使使用者没有感到其中的优势反而更加繁琐,故而不能坚持使用,存在中途弃用的现象.

三、办公自动化在实际工作中的作用及必要性

办公自动化作为群体技术开发的软件产品,结合先进的管理思想,从广泛的用户需求中抽象出来,使管理者从千头万绪的办公工作中解脱出来,帮助管理者在竞争中领先一步,对我们的实际工作起着关键性作用.

首先,软件技术的发展使人一机之间的关系更为亲近,计算机更易于操作和使用,这为办公自动化的应用打下了基础；

其次,日常工作中的文字、表格、图形、图像、语音、电子邮件及决策等综合性高速有效地实时处理需求,为办公自动化的应用提供了前提；

再次,企事业单位尽可能有效地利用信息资源,向多级办公人员及时提供所需信息,提高工作效率和质量以求得良好的社会和经济效益,这为办公自动化的应用指明了目标.

四、提高办公自动化在实际工作中的应用效率

办公自动化作为一项综合性技术在信息化时代影响着人们的生活与工作方式,具有潜在的优势和功效.那么,如何发挥其优势指导我们的工作,解决在实际工作中应用存在的问题,提高应用效率.

就硬件环境而言,最基本的应该具备图文数据处理和传递设备.就软件环境而言应该从基本软件层,办公室环境软件层和应用软件层三个层次上下功夫.日常工作中,首先应了解办公自动化应用所需的软硬件环境,再根据自己的工作实际尽可能的改善软硬件环境,合理有效的应用办公自动化解决工作中的实际问题.

从思想上认识到办公自动化应用在当今各项工作中的重要性和必要性,并能在自己的工作中不断学习坚持使用,提高应用人员的思想素质.信息时代针对综合性技术应该具备广阔的知识层面,具备不断吸吮新知识的思想,以满足工作需求,提高应用人员的知识素质.从计算机操作能力、常用软件的应用能力、网络应用能力、写作能力、办公事务处理能力等提高应用人员的能力素质.这也是一个复合型人才应该具备的基本条件、也只有复合型人才才是办公自动化应用实现高效的有力保证.

系统的了解办公自动化,归根结底要落到自己的工作实际中,应该清楚的知道自己的工作职责,了解哪些可撇开传统的办公方式,哪些要传统方式与人机方式相结合.起码不能回避、不能放弃办公自动化的应用.根据自己的工作实际,掌握自己工作所涉及的办公软件和硬件的具体使用,努力将本职工作与办公自动化有机结合,以提高工作效率.

总之,办公自动化自问世以来,迅速发展,现已应用到各行各业各个领域,直接影响着我们的工作方式,关系到我们的工作效率.所以,分析办公自动化目前应用存在的问题和它在实际工作中应用的必要性,探究解决措施.精诚所至、金石为开,相信办公自动化在实际工作中的应用效率会越来越高.