美术院校生管理系统的规划与设计

摘 要：实现基于网络的研究生管理系统能有效地提高美术院校研究生管理水平,对促进研究生教育有着重要意义.本文主要探讨了美术院校研究生管理系统的规划与设计,对用户需求及系统界面各模块的功能进行深入分析,提出了系统规划与设计过程中几个应该注意的问题.

关 键 词：美术院校研究生；管理系统；规划与设计

中图分类号：TP315文献标志码：A文章编号：1673-8454（2013）15-0076-03

一、引言

随着美术院校研究生教育的迅速发展,研究生的数量逐年增加,信息量以倍数增长,传统手工或计算机单机处理信息的管理手段已经难以适应工作需要.鉴于这种新形势,开发一个稳定、高效率、满足研究生管理工作需要的研究生管理系统势在必行.本文力求在充分调研美术院校研究生管理工作需要的基础上,对基于网络的研究生管理系统进行规划与设计.

二、系统规划与设计的目标

（1）通过系统管理工作能有效地整合与共享各项数据,实现自动化处理,把管理部门从繁重重复的手工工作中解放出来.

（2）将研究生参加入学考试、录取、学籍管理、课程学习、学位授予、毕业分配整个培养过程纳入统一管理,实现数字化、规范化信息管理,建立完整的研究生培养过程数据库系统.

（3）系统处理的覆盖面广,能处理各学科门类、各培养层次学生的信息.

（4）有良好的查询与统计功能,能用报表或图表等各种形式输出结果.

（5）能实现网络化,用户可通过计算机网络随时随地对数据库进行浏览、查询及信息反馈.

（6）立足于美术院校研究生管理工作需要,体现本校学科特色.

三、用户分析

使用该系统的用户有研究生、研究生导师、任课教师、工作秘书、研究生处、管理员六类.（见表1）

四、系统界面各模块的功能分析

1.通知公告管理模块

管理员可在该模块发布研究生教育管理的相关规定及日常的通知公告,用户通过浏览系统可快速获取学校最新内容.

2.学科建设模块

学科建设模块包括学校学位授权点、各研究生培养部门及导师的情况介绍,内容由研究生处录入,一些动态信息（如课题介绍、导师历年招生信息及所指导学生情况）由系统从其他管理模块自动链接提取.

3.招生管理模块

该模块包括汇总各培养部门的招生计划、目录,编制招生简章,考生数据导入,考号编制,考试科目及考场安排,考试成绩录入,录取结果,数据统计打印等功能,各培养部门、研究生处根据管理权限可进行相关操作.

4.学生信息管理模块

该模块包括研究生基本信息、学籍信息管理以及校友信息管理.研究生新生基本数据由招生录取数据导入,还包括党团员管理、缴费拨款管理、报考英语四六级管理、就业信息管理、发表论文作品登记、获奖论文作品登记等奖惩记录.学生可实时在线查看并修改基本信息.每学期注册报到情况由工作秘书录入.研究生毕业、休学、复学、退学、结业或者肄业等学籍信息的变动根据学校处理结果,由管理者在线录入信息.已毕业及获取学位的研究生转入校友库,可根据工作需要随时查询.

5.课程管理模块

该模块是对研究生课程目录、选课、成绩、考勤以及中期筛选的管理.课程介绍由任课教师输入内容,研究生在导师指导下,根据培养方案的要求和自己实际情况进行网上选课.上课时,教师做好考勤并在系统里备案,最后课程成绩由任课教师输入,学生可上网查询该门成绩.系统能进行分数统计,可即时打印每个研究生的成绩单,并对研究生中期筛选情况进行统计.此外,学校可通过系统组织师生进行抽查调研,对教学质量评价加强管理.

6.学位管理模块

学位管理模块包括研究生申请学位、学位授予、上报学位授予信息给教育部等环节.研究生需在网上填写申请学位的相关内容,在线上传硕士论文及毕业创作（设计）到学校怎么写作器存档,工作秘书需将学生的论文、创作答辩等信息录入系统.系统可打印供学校学位评定委员会评审是否授予学位的材料,学位授予最终结果将生成并上报给教育部的学位授予信息系统.当前国家已有网上上报学位授予信息系统,因此在编制软件时须与国家上报系统的数据库保持一致,减少后期上报数据库遇到的麻烦.

7.就业管理模块

通过就业管理模块,学生能及时了解最新的招聘信息、就业政策及动态,研究生培养部门和研究生处能实时掌握学生的就业状况.与工作单位签约的同学需在网上登记个人就业信息,由培养部门网上审批,并提供《就业协议书》（已盖章）纸本文件,最后由研究生处登记备案.

8.研究生导师管理

包括新增导师报名系统、导师信息管理及统计功能.根据学校导师遴选条例相关要求,申报导师资格人员上网填写,系统能进行下一步的信息汇总和审核工作,生成可供学校学位评定委员会评审的材料,最终获得导师资格的教师信息将转入在校导师资料库.学校可根据实际工作需要,对导师数据进行统计与管理.导师也可随时通过网络更新本人信息,并可随时查询到自己学生的信息,了解学生的学习状况.

9.维护模块

管理员可在维护管理模块进行信息输入及更改,根据需要设立多个用户,并根据不同的用户给予相应的管理权限.此外,管理员可在该模块更改系统登录.

五、应该注意的问题

（1）根据美术学院的学科特性,系统应该富有个性化,能满足学校自身的实际情况.系统界面的设计在美术学院是很受重视的,良好的系统界面设计能给用户更好的使用体验.此外,对美术院校来说,图像、音频、视频等多媒体的存档是非常重要的,管理系统必须增强多媒体的显示、储存等处理功能,例如在登记学生获奖信息时,其获奖作品、获奖证书等图片必须上传保存；研究生毕业创作/设计是研究生培养的重要成果,也必须上传存档.（2）进行资源整合和共享,执行统一的信息标准.

在研究生教育管理的各个环节中,许多信息是共享的,有些则是后续过程的实现条件,比如课程学习成绩是有资格被授予学位的前提条件等.这些只有以信息传输为纽带、以资源共享为基础,互相支持和配合,才能实现管理的实质性突破.

采用统一的信息标准是开发管理系统的根本要求,只有这样,才能使各管理环节的数据共享.目前研究生教育从招生开始,经历录取、课程学习、学位评定、就业等过程,上级各个职能管理部门之间给出的信息标准没有完全统一,造成学校管理部门必须对各项数据重新转换,才能得到需要的数据,数据转换过程必然容易产生失误、数据遗漏等问题.希望上级管理部门给出的信息标准能尽快实现统一,从而减少重复劳动,避免上报的数据信息标准不一致.

（3）充分结合研究生培养方案,根据学校学科特点,增强全校性人文选修课选课功能.

目前部分美术院校的研究生课程暂未开设全校性选修课,学生只能在本院系或自己联系别的院系选修课程.学分制研究生管理系统的使用,将为开设全校性研究生选修课提供平台.根据学校学科特点,充分结合研究生培养方案,各院系可推荐优质课程或由学校开设人文选修课供研究生选修,构建符合艺术教育规律和通变创新人才知识结构需求的课程体系,在多学科交叉、融合的良好环境中培养研究生创新能力.

（4）以人为本,加强人员之间的交流与培训.

信息化管理离不开人的参与.研究生教育的信息化建设是一个以人为主导,利用计算机软硬件、网络技术等资源进行信息的收集、加工、储存、传输、更新、检索和维护,以提高管理效率的人机系统.因此信息平台的开发设计只有充分征求用户的意见和建议,才能真正具有实用性.积极创造机会让用户之间加强交流,促进信息平台的建设和优化；同时也对用户加强培训,提高信息平台的操作能力.

六、结束语

网络化研究生管理系统的设计涵盖了研究生教育的方方面面,美术院校可根据自身的特点开发一个功能完备、实用、稳定的,满足研究生教育管理需要的研究生管理系统,搭建一个良好的共享、互动、互补的现代化平台,从而提高研究生教育的工作水平和效率,推动研究生教育工作的规范化.