提高公文材料质量的几个方法

摘 要：提高机关公文材料质量和水平,这是当前机关建设应当解决的一个重要问题.行政人员应站在全局和领导的高度想问题,解决文字材料不对路的问题；转变文风重实效,解决文字材料写不实的问题；抓住本质深思考,解决文字材料思想性不强的问题.

关 键 词：机关；公文；文风

写好公文材料,是行政人员的一个必备素质和重要职责,那么,怎样才能写出高质量的文字材料呢?结合工作实践,感到要注意以下三点：

一、站在全局和领导的高度想问题,解决文字材料不对路的问题

为什么有的同志认为材料写得很好,自己很满意,却没有被领导通过,一个重要原因就是没有站在全局和领导的高度想问题,领导的意图没有充分表达出来.因此,所写的材料被领导接受认可,获得通过,这是起草材料过程中最费心思的问题.材料能不能被领导审查通过,也往往成了衡量材料质量高低的重要标准.

（一）要认真学习领导的讲话、批示.作为行政人员,要认真学习领会,特别是领导一些新的提法和概括,体现了领导的工作思路和思考方向.领导的讲话、批示看得多了,研究透了,领导的意图就能掌握得不离十.

（二）要积极参与有关问题的讨论.在领导组织有关人员讨论工作、研究问题时,有机会就要积极参与,在讨论交流中了解把握领导的真实意图.起草重要材料前,领导一般要召集有关部门和起草人员进行研究.有时领导对材料的路子、思想、主要观点等考虑得比较成熟,这时起草人员主要是认真做好记录,事后认真研究,切实消化领会好；有时领导考虑得不够成熟,说的意见也比较零乱,这时要积极同领导进行交流,帮助领导在讨论中梳理思路,完善想法；有时领导说了很多,但真正的意图可能在他不经意的一两句话中,这就需要材料起草者要悉心体会,善于捕捉思想脉络.

（三）要掌握领导平时一贯的思想.领导的思想在一定时期内具有稳定性和一贯性.有时领导只交待了任务,没有明确想法,让起草者自己考虑,这时就要从领导平时一贯的思想去考虑,这样就能大体上把准脉,不跑偏.

（四）多当面聆听领导的意见,是写好材料的重要保证.交代材料任务后,必须设法争取与领导沟通.通过与领导的交流,弄清写作目的、任务、要求,把握领导的真实意图,感受领导的个性风格.

（五）要注意投石问路.在领导意图不明的情况下,要敢于大胆发表意见,提出自己的看法,以得到领导的修改或认可.领导想法比较明确的时候,起草之前也最好拟定一个较为详尽的提纲,包括大体框架、重点内容、主要观点等,先在一定范围内进行充分细致的讨论,修改完善后交领导审阅.如果领导认为不能恰当地体现自己的意图,会对提纲提出修改意见,这样材料被认可的保险系数才大.

二、转变文风重实效,解决文字材料写不实的问题

判断一份材料质量高不高的一个重要标准,就是内容实不实.这需要端正指导思想,解决好为什么写、写什么、怎样写的问题.但也有一些技巧性的问题需要把握.

一是坚持用事实说话.事实是一篇好材料的筋骨和支撑.要坚持思想从事实中提炼,道理用事实阐发,经验从事实中总结,这样材料才有力量；要善于从形势任务切入,把情况、特点、矛盾、问题提出来；要善于运用手头的事实材料,以事明理,事理交融；要善于运用典型,恰当的典型往往比抽象的概括更有力量；要注重细节的描写,做到有血有肉,详略适当.那些经久不衰、常读常新的应用文章,几乎都离不开运用事例说理的方法.

二是力求文短言精.要注意化繁为简,选准主题,突出重点,传达上级最主要的精神,写出领导最想表达的思想,说出群众最关心的问题.修改时,要善于选择和放弃,只要不伤筋动骨,能删则删,能砍则砍.要多运用群众语言、个性化语言、通俗易懂的语言,要讲实在、实用的话,不说虚情检测意、不合实情的空话,不说可有可无、絮絮叨叨的废话.要敢于引领语言的时代之风,敢于提出不同于前人的新论断、新观点、新语言,体现出一种敢为人先的开拓精神,体现出一种深入思考的睿智之光.语言质朴精当了,文章自然短小精悍,开门见山,一针见血,抓住要害,形成一些精炼、精确、经典的语言精华,迸发出耀眼的思想火花,就更能使受众入心入脑.

三是把上面的东西实际化.上边的文件、讲话是着眼全局的,讲的都是一些原则性、规律性的东西,传达贯彻时,就要着眼本单位的实际,把上边的东西加以细化,把普遍性的要求个性化,找出本单位的特殊性,有针对性地提出办法措施,这些东西有了,材料自然就实了.

四是全局性的问题要思路化.有些涉及全局性的问题,可能一时还很难拿出政策办法,这就需要提出一些方向性、思路性的东西,使下级能在大的方向上有所依据和遵循.

五是一般要求要具体化.凡能把一般要求化为政策、规定、指示的,要尽量加以明确.力求文短言精.要注意化繁为简,选准主题,突出重点,传达上级最主要的精神,写出领导最想表达的思想,说出群众最关心的问题.要多运用群众语言、个性化语言、通俗易懂的语言,要讲实在、实用的话,不说虚情检测意、不合实情的空话,不说可有可无、絮絮叨叨的废话.语言质朴精当了,文章自然短小精悍,开门见山,一针见血,抓住要害,形成一些精炼、精确、经典的语言精华,迸发出耀眼的思想火花,就更能使受众入心入脑.

三、抓住本质深入思考,解决文字材料思想性不强的问题

一份好的材料,要想出点彩,能打动人,就要有思想.那么,怎样才能增强材料的思想性呢?

努力把本质的东西揭示出来.就是要透过现象抓住并深刻剖析事物的本质,把精粹的东西写出来,给人们以深刻的启迪、震动和警醒.话不在多,但要切中要害.一份材料,有几处甚至一处闪光的东西,就足以使全文生辉.说一个人很有思想、一份材料很有思想,就是说能从一般的现象中抓住问题的本质.揭示越深,光点越亮,震撼人心的力量就越强.

把阐述的问题剖析深透.就是论述问题要往深处开掘,层层剥皮,逐步递进,不满足于抓次要的,而是要抓住重要的；不满足于掌握事物的外在特征,而是要挖掘内在联系；不满足眼前的情况,还要预测发展趋势；不满足于表层的现象,还要找出深层次的症结,确实让人感到问题讲通了、说透了.

提出新颖独到的见解.就是用新的视角认识问题,提出不同于过去、不同于一般人的观点.大家都已明白的道理要避开,上面讲的不能照搬,以往材料中多次用过的不能简单重复.应该说,形势是在不断发展的,现实生活也天天发生变化,只要肯用心,总能发现一些新的东西.即使是老问题、老道理也要注意发现其中的新思想,用变化的写法加以阐述,使陈旧的道理听起来能有新鲜的感觉.

把具体的问题加以概括升华.概括升华,就是对具体的问题不要就事论事,要从更高的层次上来认识它.从一些领导修改过的材料看,这方面存在的问题突出地表现在联系实际时,总是跳不出业务上那点具体事,讲得很拉杂琐碎,从中看不出、抽不出东西来.一杂一碎就陷入平庸.写材料,要强调联系实际、解决具体问题,但一定要注意概括提炼,把具体的东西理性化,把零乱的东西系统化,从个别问题中引出一般性规律,从而给人以条理性、思路性的东西.

用经典语言强化思想.革命导师的经典论述、名家名言、历史典故、警言警句、群众语言等,都是经过精心提炼、历经千百年实践检验的思想精华,它们以最简练的语言,揭示了深刻的道理,在材料中恰当地运用这些经典言论,并顺着这些论点提供的思路扩展和深化对自己所要阐述的问题的认识,不仅有助于强化材料的思想性,而且还会增加材料的文采.

作者简介：张玉涛,男,法学硕士,现任北京联合大学自动化学院综合办公室主任.