充分发挥二级学院生秘书的作用

摘 要：研究生秘书是学校基层管理人员,是研究生培养过程中的先锋,是学位与研究生教育工作的前哨,研究生秘书的业务素质、管理水平、人文修养和工作热情将直接影响到研究生的培养质量.文章根据当前研究生管理工作的现状,详细分析了研究生秘书在研究生全程管理中的重要性,并就如何发挥二级学院研究生秘书的作用作了较为深入的探讨.

关 键 词：二级学院；研究生秘书；研究生教育；高校

中图分类号：G645文献标志码：A文章编号：1674-9324（2013）49-0025-02

随着我国高等教育事业的迅猛发展,研究生教育规模也有了快速的增长.为了更合理配置和优化教育资源,许多高校将研究生的管理职能与工作重点转移到二级学院,实施了校院二级管理模式,这样就形成了学校—学院、学校—学院—学科、学校—学院—学科—导师等多种管理机制,以及学术型、专业性等多元化培养类型.无论是哪种管理机制,学院都是研究生教育管理的主要负责人,而担负着研究生过程管理的实际执行者就是研究生秘书,研究生秘书是二级学院研究生教育管理工作的基础执行者和组织者,要全程参与研究生招生（招生宣传、招生目录制作、入学统考、复试的组织、录取工作等）、研究生培养（学籍管理、教学管理、培养环节管理、论文管理等）、研究生学位授予（学位论文评阅、学位论文答辩、学位授予、学位信息上报等）以及学科建设等近百余项工作,如果学科专业分的过细,研究生秘书的工作量就会随之增多,难度增大,无形之中,就会对研究生秘书有更高的要求.

一、新形势下研究生秘书工作的重要性

高校推行研究生教育二级管理以后,研究生部（院）也把相应的研究生的具体管理工作下放到二级学院,各学院在教育部与高校总的战略性目标管理和总体规划下,对研究生实施过程管理与全面管理.新形势下研究生教育在发展过程中总会出现新情况、新问题,研究生管理的工作强度和难度也远远超出了以前,研究生秘书是高校实施研究生二级管理的重要力量,在研究生全程管理过程中,起着不可替代的作用.在研究生部（院）和学院主管院长的领导下,运用各种管理手段,组织和协调学院在研究生教育过程中的种种工作,是研究生管理的一项重要环节,研究生秘书作为协调学校或研究生部（院）、科技处、档案馆、学院、学科、研究生和导师的桥梁,是研究生培养过程中的先锋,是学位与研究生教育工作的前哨,研究生秘书的业务素质、管理水平、人文修养和工作热情将直接影响到研究生的培养质量.研究生的培养方式与本科生、专科生是不同的,在从招生录取到学位授予的整个过程,管理中的具体工作基本上是由研究生秘书组织完成的,同时研究生秘书还要及时处理一些突发事件,这就需要全面提高研究生秘书的整体业务水平和管理能力.目前研究生教育已经向纵深发展,这更亟待需要对研究生秘书的培养,更何况很多高校的研究生秘书都是身兼多职呢.

二、如何才能更好发挥研究生秘书的作用

研究生秘书要想适应新形势下的研究生教育管理工作,必须要明确自己的职责,要具备一定的技能,还要不断的增强敬业意识、怎么写作意识、创新意识,不断的学习,提升自身的业务水平和综合素质.

1.工作职责.除了协助学院作好上述研究生教育全程管理的常规工作,还要及时作好与研究生工作相关的资料归档与管理工作.

2.素质要求.①要具备爱岗敬业精神.这是作好任何一项工作的前提和基本保证.研究生秘书的日程工作范围广而杂,责任重大,不容忽视,否则将会直接影响到本学院甚至学校研究生的教育管理工作.这就要求研究生秘书要有高度的自豪感和自信心；爱岗敬业、态度谦和；任劳任怨、不计名利；摆正姿态、认清工作的重要性,积极主动地为师生怎么写作.②全心全意的怎么写作意识.研究生秘书作为办公室工作人员要有大公无私,积极主动怎么写作的意识形态,也应该明确辅助地位,服从调配和指挥.研究生秘书不止要怎么写作于主管院长和研究生部（院）,还要为导师的教学科研怎么写作、研究生的生活学习怎么写作.③较好的协调沟通能力.研究生秘书面对的是主管院长、教师和研究生,在工作中经常需要传达文件精神、交涉事宜、反馈信息、汇报工作、所以要有较好的表达能力,同时,研究生秘书也要与研究生部（院）、科技处、档案馆、主管院长、导师、研究生等联系与沟通,协调各个方面的关系,确保研究生教育工作的顺利开展.④要有科学管理意识和统筹规划能力.研究生秘书要清楚研究生管理工作各个环节的工作流程,寻找其中的规律,科学地制定工作目标.如研究生开题报告与教学工作安排、研究生入学复试与答辩工作等,就需要研究生秘书统筹安排、合理优化本职工作与其他工作,做到井井有条、事半功倍.

3.充分发挥研究生秘书的作用.院级研究生管理人员是研究生全程管理的一线工作者,在工作中起着至关重要的作用.如何焕发起研究生秘书的工作热情,调动他们的积极性和主动性?①职责权一致.研究生部（院）既然将过程事务型管理下放到学院,学院势必也应该拥有相匹配的研究生管理权,而学院也要赋予一线工作人员一定的权力,形成职责权辩证的统一.否则就会造成责权不明,不利工作的开展.②引入激励体制.加强对研究生秘书评价体系和激励体制的建设,从物理和精神上予以体现,充分肯定研究生秘书在研究生全程管理过程中的作用,提高合理的发展空间.适当的提高研究生秘书的待遇,或适当增加研究生秘书的岗位津贴及职务待遇,稳定研究生秘书队伍,进而注入新鲜血液,加强研究生管理队伍建设.③提供交流平台,加强教改创新.各学院、各学科的研究生事务型管理工作都存在同性和特性,也有其自身的规律与特点.有必要开展学习交流与调研等活动,分析国内外相关高校的差距,搭建交流平台,以便院系、校际之间的交流与借鉴,整合优势资源,提高管理效率.同时,学校也应对于研究生教学管理和教育管理工作,给予适当的资助,开展教改研究,增强研究生秘书的科研意识,不断提高创新意识和开拓进取的精神,提高自己的管理水平.④加强心理素质和沟通协调能力的培养.研究生秘书每天面对繁重的日常工作,要善于自我调节,保持情绪稳定,遇事不慌不乱,冷静处理.除此之外,还要与广大师生接触,也应具备较强的沟通与协调能力,才能及时妥善处理好教学过程中的问题.对待领导,要不亢不卑；对待导师,要平等协调、尊重理解,互敬互谅；对待学生,要热情真心.

总之,研究生秘书工作质量的优劣是提高研究生管理水平的关键所在.学校各职能部门应提高对研究生秘书工作重要性的认识,完善保障体制,加强激励体制,充分调动研究生秘书工作的积极性和主动性,而研究生秘书也要不断加强职业意识和业务培训,提升自身的综合素质与业务水平,充分发挥研究生秘书的作用.