计算机办公自动化的内涵功能

摘 要：本文分析了办公自动化的内涵,说明了计算机办公自动化的应用,并论述了办公自动化的发展趋势.

关 键 词：计算机办公自动化内涵功能发展趋势

1.计算机办公自动化的内涵

随着互联网的快速发展,信息技术不断得到发展和进步,各行各业的信息化程度都不断提高.计算机办公自动化不断得到发展且日益深入机关企事业单位的办公系统中,并被广泛地运用到生产管理过程中,给现代化的办公提供了巨大的便利,提高了办公的工作效率,更加方便单位进行管理.

办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式.办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域.在行政机关中,大都把办公自动化叫做电子政务,企事业单位称之为OA,即办公自动化.通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增强协同办公能力,强化决策的一致性,最终达到提高决策效能的目的.

办公自动化主要有两个判断标准：第一是要有一个信息平台,完全可化是其主要特征；第二是具备一个核心系统.自动化办公的核心系统必须以互联网信息平台为依据,实现单位内部网络和外部网络的有效连接.

2.办公自动化的功能

2.1建立内部的通信平台

建立组织内部的邮件系统,使组织内部的通信和信息交流快捷通畅.

2.2建立信息发布的平台

在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛传播,使员工能够了解单位的发展动态.

2.3实现工作流程的自动化

这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题,实现高效率的协作.各个单位都存在着大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等,都是一些流程化的工作,通过实现工作流程的自动化,可以规范各项工作,提高单位协同工作的效率.

2.4实现文档管理的自动化

可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段.每个单位都会有大量的文档,在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里.因此,文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的.另外,在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度.文档多了,需要什么东西不能及时找到,甚至找不到.办公自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享.实现办公自动化以后,比如,某个单位来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西,规章制度、各种技术文件等,只要他的身份符合权限可以阅览的范围,他自然就能看到,从而减少很多培训环节.

2.5辅助办公

它牵涉的内容比较多,如会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公等,实现了这些辅助办公的自动化.

2.6信息集成

每一个单位都存在大量的业务系统,如购销存、ERP等各种业务系统,企业的信息源往往都在这个业务系统里,办公自动化系统应该与这些业务系统实现很好地集成,使相关的人员能够有效地获得整体的信息,提高整体的反应速度和决策能力.

2.7实现分布式办公

这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式及移动办公.现在,地域分布越来越广,移动办公和跨地域办公成为一种迫切需求.

OA的这些功能也就规定了它的存在范畴.OA是使政府和企业的办公自动化并辅助工作人员办公.国内实现办公自动化应用软件在短短10多年时间内,已经经历了三个发展阶段,实现了两个革命性的飞跃.

3.计算机办公自动化的要求

计算机办公自动化,是一种新的机制和工作方式.要想更好地促进计算机自动化的发展,对单位的各方面人员提出了不同的要求,主要从以下三方面分析.

3.1领导干部和行政管理人员

办公活动信息自动化是一种新的变革,是一种新型的机制.一方面,对单位的管理和管理工作人员提出了新的更高的要求,相关领导和管理人员要适时作出管理体制的调整,充分发挥领导作用.另一方面,使用计算机办公自动化对办公人员提出了专业性技术和能力的要求.因此机关企事业单位的工作人员首先要加强思想上的重视和思路的调整,其次要主动吸收和学习新的计算机相关知识和技能,快速适应信息自动化办公的体制.

3.2办公操作人员

新的办公系统的应用通常会引起相关操作人员的心理压力和不适应,因此提高自身业务素质,在实际操作中,不断积累经验,并且协调与其他工作人员之间的配合显得尤为重要.

3.3专业技术人员

专业技术人员是最熟悉计算机办公自动化技术的人员,其选择的技术方案直接关系到一个企业办公自动化的应用成果.首先应明确单位的发展目标,然后以此为出发点设计和应用合适的技术方案,并及时解决在这过程中所遇到的问题.

四、计算机办公自动化系统的发展趋势

从办公自动化发展的过程和今后发展的趋势来讲,办公自动化已经从第一怎么发表展到目前的第二代,并且正在向着第三怎么发表展.从80年代中期起步的第一公系统以个人电脑、办公套件为主要标志,实现了数据统计和文档写作电子化,完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃.从20世纪90年代中期开始,随着以LotusNotes为代表的工作流群件技术的问世,以及网络通讯技术的长足发展,办公自动化系统发生了第一次革命性演进；第二公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征,实现了工作流程自动化,实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃；第三公自动化则是从以工作流程为中心的第二公自动化系统提高到以知识管理为核心.以公文流转为例,第二公自动化实现了收发文和档案管理一体化的自动处理；第三公自动化在此基础上更为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的相关知识,包括在线的专家、文件背景资料及企业其他的有关信息,确保每一个使用者都能够随时、随地地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习,使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变,从而在提高每个员工创造能力的过程中,大大提高企业与机构的整体创新和应变能力.

办公自动化经历了由数据为中心到由信息为中心,现在正过渡到以知识为中心,由于目前正在广泛被使用的办公自动化系统仍然有大部分属于以工作流为核心的第二公自动化系统,所以研究如何使现有系统做最少的改动,如何采用最方便有效的途径直接过渡到第三代的办公自动化系统平台是我们应该研究的重点；同时必须提供完善的衔接模块使得办公自动化系统能够和相关信息管理系统的功能模块之间平滑地传递信息,从而提高机关、企事业单位整体的办公效率和领导的决策能力.