企业机要文书保密策略

一、机要文书保密的重要意义

机要文书是国家秘密的一种存在形式.因为它数量大,内容多,所以涉及秘密的范围也广.获取一个国家的机要文书,便可掌握对方一个方面或几个方面的秘密信息.这种信息当然要比那些道听途说的东西更丰富、准确、可靠,因而更带权威性.机要文书保密,包括机要文书、资料、图表等的保密和电报传真的保密.这是秘书部门保密工作的重要内容.在现实生活中有些人未认识到机要文书保密的重要性.

(一)推动企业发展的重要资源.

推动企业向前发展有许多因素,而企业文书档案作为企业知识水平和管理经验的积累,它是企业管理工作的基础和条件,也成为企业向前发展和再提高的重要资源.企业的创造与发展过程皆体现在企业的文书档案之中.企业的经营管理、技术开发和新产品研制认证,都离不开对企业原有和现有人物、供销等各种基础条件的准确数据,而这些信息资料都汇聚在企业文书档案中.

(二)企业实现商业管理的重要途径.

由于企业文书档案的内容是以科学技术档案为主体,除人事档案之外,还记载了企业经营及密级文件的全部.既有企业管理资料,又有生产经营活动的技术资料；既有一般性文书档案资料,又有重要商业秘密的信息资料.这些资料在企业发展和成长的过程中,会起着重要作用,甚至起着决定性作用.

二、机要文书的保密策略

(一)建立并执行严格的工作标准和管理制度,促进机要文书工作扎实有序开展.

机要文书管理工作主要是负责上级机关和兄弟单位来文、通知、信函、传真、电报及内部资料的收集、整理、存查利用和保密工作,并负责各种机要文件、函件及机要参考资料的收发、登记、送批、传阅、归档、销毁工作.工作程序性非常强.各单位制定的工作标准化程序和保密管理制度,是各项工作和管理合理化、科学化和规范化的准则,为机要岗位人员做好机要文书工作提出了指导和工作要求.在行政管理制度和保密管理制度中,应就机要文书管理制定详细的、操作性强的工作标准和工作规范,供机要秘书认真学习和实践,以便严格按照标准化管理的要求,结合机要秘书的工作实际,完善各项档案管理制度,制定科学的运作程序,使各项目标任务进一步细化、量化、实化,实现档案管理各个环节的科学化、规范化.

(二)加强机要岗位人员的理论和业务学习,不断提高政治素质、业务能力和保密工作意识.

文件管理是一项专业性很强的活动,作为其实施主体——文件管理人员立该具备三方面的素质：职业道德素质、专业素质和科学文化知识素质,这三种素质是相互补充的.

1.职业道德素质.

文件管理人员的职业道德,是指文件管理人员在履行自己的职责时应当自觉遵守的若干道德准则.首先,文件管理人员应当热爱自己的工作,保持高度的工作积极性.虽然档案工作不是一项使人声名显赫的职业,但它的意义极为深远.文件管理作为档案工作的源头,其意艾也相当重大.文件管理人员对此应有清醒的认识.如果他们懂得文件以及由其转化而成的档案,都是“社会的记忆”,是人类宝贵的历史财富.懂得通过其辛勤的劳动将会促进科学文化的进步和社会的发展,那么他们就会热爱本职工作,产生高度的工作热忱,把工作做好.其次,文件管理人员应当妥善保管文件,维护其形式和内容的真实性和原始性,尊重历史.文件是人类活动的历史记录,其原始性和真实性是其生命力所在.文件管理人员维护文件形式的原貌和维护文件内容记录的历史事实必须妥善保管文件,延长其使用寿命,绝不允许任意篡改和歪曲文件的内容和外形特征,也绝不允许凭个人好恶决定文件的取舍.尊重历史、尊重事实应当成为文件管理人员的职业准则.

2.专业素质.

文件管理的专业性较强,这要求文件管理人员应具备一定的专业知识和工作技巧.文件管理人员的专业素质包括履行专业职责的能力、智力、成绩、学历和资历等等.其中能力指的是文件管理人员的决策能力、口头表达能力、文字表达能力、工作能力、组织能力和研究能力；智力指的是专业知识、基础知识、相关学科知识、语言学知识；成绩主要指业绩,包括工作效率、工作质量等；学历是指文件管理人员受教育的程度,反映其获得系统专业基础知识、业务知识和相应技能的经历；资历是指文件管理人员的实践经验水平和成熟程度.文件管理活动是一项范围广泛的管理活动,文件管理人员必须具有良好的职业道德素质、专业素质和科学文化知识素质,才能进行有效的文件管理.

档案工作既是一项业务性工作,又是一项管理怎么写作性工作.要求档案工作的人员既要有扎实的业务功底,又要有较强的管理能力和怎么写作意识.因此,在实际工作中,应坚持把学习贯穿于工作的始终,积极参加各类业务培训和保密教育,深入学习《档案法》、《保密法》等法律法规,熟悉档案业务的各个环节、步骤,掌握各门类档案的管理办法,运用新理论、新技术、新办法来指导和改进档案工作,特别是要进一步加强机要文书的保密工作,严格执行国家重要文件保密制度,做到不丢失、不遗漏一份文件,守密而不泄密,实现档案管理工作的“零失误”目标.

三、强化职责意识,增强保密意识

做好机要文书保密工作,必须深入学习贯彻《保密法》,不断增强机要文书管理人员的保密意识.机要文书工作是一项政治性、机要性很强的工作,机要文书人员每天担负着各类机密文件的收集、整理、保管和提供利用的任务,因此他们的保密意识的强弱、政治素质的高低,对机要文书保密工作起着重要的作用.在现实生活中,有意出卖情报的人毕竟是少数,但无意中泄露机密的情况却比较多.由于经常接触机密,就会在某些场合无意中泄露出去,轻则影响安定团结,重则损害国家利益.所以,机要文书部门必须加强对全体工作人员的保密教育,深入学习贯彻《保密法》,提高机要文书人员的政治素质,使他们都具有良好的保密意识,更好地把保密工作同机要文书工作结合起来,将保密意识落实到具体业务工作中去,做好机要文书的保密工作.