班主任如何利用Word制作成绩通知单

1制作主文档

首先把“学生期末成绩汇总表”（excel表）复制到“我的电脑”里作为数据源；然后建立一个名叫“学生成绩通知单”的word主文档.

（1）

打开主文档”学生成绩通知条”,制作如表1所示的通知条.

序号姓名语文数学英语历史地理政治综合总分班级名次年级名次通过“邮件合并”向导把数据源“学生期末成绩汇总表”中的字段信息合并进来.

（2）点选菜单“工具”下的“信函与邮件”中的“邮件合并”,如图1所示.

打开“邮件合并”任务窗格,进入“邮件合并向导”第一步：选择文档类型,采用默认选择“信函”即可,如图2所示.

（3）进入第二步：选择开始文档.因为当前文档是主文档,所以默认选择“使用当前文档发”,如图3所示.

（4）进入第三步：选取收件人.这一步是告诉Word数据源在哪里,是什么类型的数据源.单击“使用现有列表”区的“浏览”按钮,通过“选择数据源”对话框,定位到Excel式数据源“学生期末成绩汇总表”的存放位置,并选中打开它,如图4所示.

（5）接着弹出“邮件合并收件人”对话框,我们默认选择“全部”,并单击“确定”按钮返回word编辑窗口,如图5所示.

（6）进入第四步：撰写信函,并选择默认下一步.

（7）进入第五步：完成合并.选择默认完成合并.设置完成后在工具栏会出现如图6所示的工具栏.

（注：如果你的“邮件合并”工具栏没有显示,那请选择菜单“视图→工具栏→邮件合并”命令,以显示它.）

2数据源项插入到主文档的制作

（1）把插入点定位到所制作的表格的第二行的第一格内,单击“邮件合并”工具栏上“插入word域”左边的“插入域”按钮,打开“插入合并域”对话框,选中“域（F）”下方列表框中的“序号”字段,并单击“插入”按钮,即可把“序号”字段合并到主文档中,如图7所示.

（2）用同样的方法把其余字段插入到主文档表格中对应的位置,完成后的效果如图8所示.

（3）查看合并数据.浏览一下成绩条的大致效果,点击“插入word域”右边的“查看合并数据”按钮来查看大致效果,如图9所示.

注：还可以调整“姓名”表格的宽度,让姓名在一行内显示.然后选中“姓名”后的表格区域,单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“平均分布各列”,让这些列具有相同的宽度,这会使制作完成的成绩条更加美观.

（4）选中整个学生成绩条表格,并执行复制命令,然后在原表格下方空一行后执行粘贴命令.这样就得到了两个学生的成绩条.根据页面的大小及学生的数量重复上面的操作.这里以一个班为例（45名学生）.

（5）复制完后,会发现所有的成绩条的成绩都是一样的,那应该如何处理呢?把插入点定位在主文档中第一个和第二个表格之间的空行处,单击“邮件合并”工具栏上的“插入word域”按钮,在弹出的菜单中选择“下一记录”命令,会发现第二个表格中的数据变成了数据源中第二条记录的数据.接着把插入点定位于第二和第三个表格之间的空行执行上述的操作,后面的表格以此类推处理,如图10所示.

（6）全部完成后的效果如图11所示.

3小结

如果“学生期末成绩汇总表”这个表的结构不发生变化的,那么以后这个主文档就可以不变了,直接修改“学生期末成绩汇总表”里的数据,主文档里的数据会自动发生变化,节省大量的时间与精力.也许这个方法不是最好的方法,但它是excel强大功能的一个表现.