电子档案的管理

摘 要：电子档案工作是机关工作的重要环节,是机关档案管理的基础工作,在各个领域的应用也越来越广泛,与纸制档案不同,电子档案的载体的特殊性决定了电子档案的归档、保管、利用等都有其特性.文章从五个方面展开论述：电子档案的概念与特点；电子档案的收集和整理；电子档案的归档,电子档案的保存；电子档案的利用.

关 键 词：电子档案特性管理方法

在网络技术飞速发展的时代,电子计算机在政治、经济、军事、科技、文化及人们生活的各个领域的应用越来越广泛.过去用纸墨、照相等形成和传递的政府机关公文及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等,都可以用电子计算机进行,这样就形成了大量的电子公文、电子图书、电子图形、图像等信息材料,这些电子文件使用后势必会形成一种新的档案形式——电子档案.与过去的纸制档案不同,电子档案的载体的特殊性决定了电子档案的归档、保管、利用都有其特性.

一、电子档案的概念与特点

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,通过数字、电脑进行操作、传输或处理的文件.按照存储数据的载体不同可分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件.按照数据的用途不同可分为程序文件和数据文件,按照数据的属性不同可划分为数据库文件和非数据库文件.

与纸制文件相比,它有其特点：（1）不直观,需借助现公设备才能阅读利用；（2）电子文件可以直接由计算机等现公设备迅速地处理和传递；（3）电子文件的利用是可以共享的,不再受时间和距离的影响；（4）电子文件的保存条件和环境要求与纸制档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高.

二、电子档案的收集和整理

由于电子文件是近几年才出现的新鲜事物,对它的意义和功用,人们还未充分认识.许多单位的电子文件管理一直处于自发形成与保管阶段,没有可遵循的章程,没有相关的职责规定,更谈不上有意识的归档保存.有的甚至认为电子文件不是文件而忽视其归档,也有的档案管理人员由于不熟悉计算机的操作,有畏难情绪,故意规避电子材料的搜集归档.

电子文件的搜集要求搜集经过审批的最终版本,指定专人负责文件的完整性、真实性、及时性,必须在档案部门指导下制订搜集积累方案,有条不紊地进行.最好由档案部门与办公自动化和信息管理部门共同制定电子档案管理制度,明确规定应移交的文件范围、方式和格式,尤其是应该选择几种通用性较强的软件,对移交的电子文件提出统一的格式要求,避免档案人员无头绪地收集各种不同格式的电子文件,给归档工作造成不必要的麻烦.

电子文件的搜集整理方法不同于纸制文件,例如对于草稿文件由于不具备正式文件的功能,一般情况下不予以保存,但对正式的纸制文件有进行全文信息检索要求时,或者从保留电子文件的重要修改过程考虑,则应对其搜集.由于其载体的稳定性差、容易破损,因此选择网络移交光盘储存的方式更便于安全搜集.实际工作中,有的直接搜集磁盘归档,当遇到质量较差的磁盘时,会出现打不开等问题,影响文件的可读性.因此,档案部门要把搜集的电子文件一律存入光盘.

电子文件的整理是指按照一定的原则和方法,将电子文件分门别类组成电子档案的一项工作.电子档案的整理进行分类、排序和建立数据库.文件排序是将存储在传递载体上的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合,使电子文件的存储格式处于一致有序的状态.与纸制档案相比,电子档案在数据库中是以虚拟形式存在的,经过对电子档案的科学整理,构成有序的虚拟状态,数据库是存取电子档案的“虚拟数据库”.

三、电子档案的归档

电子档案的归档是将应归档的经过整理的电子文件,确定档案属性后,从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁场、光介质上以便长期保存的工作过程.

首先要建立完整的归档制度.要把电子文件归档纳入办公自动化和信息管理工作程序,将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档.要统一标准、统一格式,要建立电子文件归档范围和保管期限表、电子文件鉴定标准、电子文件归档与集中报送办法；电子档案查询和利用办法等管理制度,使电子档案管理规范化、标准化.

归档之前先要对文件进行认真鉴定,淘汰掉没有保存价值的复制件、过程不完整的文件材料,确认归档的电子文件的原始性、真实性.同时对它的可读性、可靠性、有无病毒及载体状况进行鉴定.然后对文件进行科学的分类,它是能够快捷检索的基础.在网上查找文件,必须知道所查找文件的、系统、文件制发单位和文件名称等检索符号,否则,如同大海捞针.鉴定后需要归档的电子文件要编制归档文件序号,确定文件的保管期限,打印出文件移交目录,进行文件交接.

在交接过程中,一般采用磁盘归档和网络移交归档两种方式,实践表明,利用磁盘脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失.为避免问题就必须制作多份备份盘存档,这样不仅加大了工作量,而且增加了存储磁盘的数量.所以简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘保存.网络中的电子文件通过网络系统传输给档案部门,同时也要打印出文件目录,以备交接查询.无论利用何种途径归档,都必须由电子文件形成单位按照统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行由网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责.最终版本的应归档的经过整理的电子文件存入磁、光介质上.

“双套制”归档的必要性.由于电子文件目前还不能体现出印章标志,而一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸质文件保存,因此采取纸介质与磁、光介质两种文件一起归档保存的形式还会在一定时期内存在.其归档时使用不同的编目方法和存储装具.档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时在电子文件归档目录备注项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补.

四、电子档案的保存

电子档案不同于以往的纸制档案,纸质档案的载体原料是纯纤维素,纸张的耐久性取决于纤维素的性质.尽管纤维素在一定的条件下,可发生水解和氧化的反应,但只要我们在档案保护过程中,注意排除发生两大化学反应所需要的条件,就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年.电子文件的载体材料是磁性物质和光盘,它们的形成材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应.与纸质档案载体相比,电子文件载体的寿命要短得很多,一般仅为5到15年.因为电子档案的载体光盘、移动硬盘等容量大、密度高,所以它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件要求很高.

电子档案的载体光盘、磁带的材料之一.聚酯底基是磁盘和磁带的支持体,它比较容易产生静电,容易卷曲粉碎.然后是黏合剂,它的作用是把底基和磁粉连接起来,特点是容易热胀冷缩、磨损、生霉.最表层是磁粉,磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素,它极易受外磁场影响而导致退磁消磁等.因此磁盘必需存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境中.

一是要选择质量好的光盘和存放物体.将光盘放入盒内,立放排列,并做好备份,定期进行拷贝.使其在存放和使用中不受或少受人为或自然因素的损害.二是控制好温湿度.环境空气相对湿度控制在40%~50%,温度控制在15℃~25℃.三是做好病毒防范.要求各环节部门严格计算机的病毒检测,确保保存文件的磁盘不带病毒.要使磁盘经常处于受保护状态,即通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证其可靠性.

五、电子档案的利用

电子档案的利用方式、方法与纸质档案有明显不同,与纸质档案相比,电子档案的利用不受时间和空间的限制,更快捷,更方便；不受“孤本”的限制,可多人利用.具体来讲,电子档案提供利用的方法一般有提供拷贝、通信传输、直接利用三种.提供拷贝就是将档案备份提供给利用者,并将文件转换成通用标准文档存储格式,由利用者自行解决恢复和显示的软件平台.当利用者不具备电子文件的软硬件平台时,可提供打印件或缩微品.通信传输就是用网络传输电子档案,可将整理归档完毕的文件材料作为共享信息,通过网络传输,提供给局域网缩微查阅者.直接利用就是利用档案室的电脑,在档案室的数据库上直接查档.

总之,电子档案是新形势下档案工作的一项重要内容,它的管理问题已经引起了很多档案工作者的关注,我们在工作中要不断积累经验,探索研究,才能使电子档案管理工作更加科学、完善,更好地发挥电子档案的作用,为社会怎么写作.