优化行政管理提高工作效率

点赞:4393 浏览:14365 近期更新时间:2024-03-14 作者:网友分享原创网站原创

[摘 要]高校行政管理工作是高校工作的重要组成部分.高校应从优化怎么写作方式、机构设置、办事流程、信息建设、人力资源配置、业务培训、考核机制等方面来实现提高行政管理的工作效率.

[关 键 词]高校行政管理优化工作效率提高

前言

高校行政管理是高校为了实现学校办学的目标,依靠一定的机构制度,采用一定的措施和手段,发挥管理和行政职能,带领和引导师生员工有效完成学校任务,实现预定目标的组织活动[1].高校的行政管理工作是联系学校与师生亲和度的纽带,是衔接教师与学生教与学的桥梁,因此,高校行政管理工作举足轻重.随着市场经济化程度的加深和社会资源配置方式的转变,高校需要自力更生,自谋发展,这就对高校行政管理工作提出更高的要求.要实现高效、科学的行政管理,就必须优化行政管理,提高工作效率.


一、优化怎么写作方式

做好怎么写作工作是行政管理工作的核心,现代社会信息流量多又快,如何及时的向广大师生传递信息呢?当今最快的工具就是网络信息平台(如高校网站、电子、群等)、信息管理系统和等通讯工具.

高校行政管理工作联系着校内师生的教与学,就必须做好师生的各项怎么写作工作.将学校各项规章制度通过高校网站及时向校内师生传达;学校各部门根据工作需要及时发布通知;第一时间转达上级部门的文件精神等等都是做好怎么写作工作的好方法.充分利用网络信息平台可以节约成本,加快信息传递速度,方便、及时、快捷;对师生来说既可以节省时间,又能充分利用学校优化整合的资源,起到事半功倍的功效.

高校工作类别繁多,可以根据性质相同或工作在“同一战线”的人员中建立群,便于交流工作,相互学习,更能及时传递各种与之有关的信息、工作要求、工作进展、信息反馈等.

通过电子,可以传输大量的文件,是对群的有益补充.高校各单位可以登记各部门领导或是工作人员的,对占用空间较大的文件通过电子进行群发,及时转达到相应工作人员的.通过电子传递信息,其文件精神传达准确,信息量大且传达速度快,可以极大的提高工作效率.

高校行政管理工作联系着学校和校外各种机构、部门,要及时完成各种行政管理工作,其政策性和时效性强.因此,优化怎么写作方式方法,及时快捷的传达各种文件精神和信息显得尤其重要.

二、优化机构设置

高校行政管理应精简管理机构,减少层级,优化职能部门设置,加强各职能部门的协调合作.当前大多数高校科层组织的管理层级较多,职能部门重复时有发生,对于职能重复度较大的部门或部门内部科室,应进行整合归并,减少资源的重复配置,提高人力、物力、财力的使用效率.

与此同时,对于学校资源和行政工作,要理顺管理关系,清晰地划分职责范围,做到分工合作,保证行政执行畅通无阻.每个职能部门虽然分工不同,但共同目标都是为学校师生提供高水平的怎么写作,保证学校各项工作的正常运行,所以应有整体意识和全局意识,不能各自为营,各自为战.在涉及学校的整体利益和发展规划时,各职能部门应团结协作,共谋计策,共促学校各项事业的进步与发展.出现问题时,各部门不能互相推诿,应积极协商,认真总结经验和教训[4].

精简优化职能机构,可以大大提高高校行政管理的工作效率[2].

三、优化办事流程

高校行政管理工作要优化管理流程,提高办事效率.根据上级精神和学校各项制度、规定合理设计办事流程并张贴办公室墙上,将管理流程及时准确的公布在学校网络平台,让广大师生知晓并接受监督.接待师生办事,能在一个办公室处理的绝不让师生多跑其他科室;师生对办事流程不清楚的,要耐心的引导,真正做到让师生办事顺畅,少走弯路;管理流程中一些无关紧要的环节能省就省,对毫无意义的环节坚决删除.目的只有一个,遵循办事原则,优化办事流程,提高办公效率.

四、优化信息建设

高校行政管理的信息化建设是依托网络化、数字化、智能化等信息化技术平台,调动一切可利用的信息数据资源,对资本流、信息流、物资流、人才流等要素进行科学管理和分析[5],来实现高校行政管理的现代化、信息化和高效化.

高校应充分利用现代信息技术平台,建立学校综合信息管理系统.让教师、学生、家长和社会用人单位能及时了解到学校各个方面的最新信息;同时,也可以收集到来自各方面的反馈意见.将现代网络技术应用到学校具体管理中,以网络充当信息载体,可以及时收发,处理发布和传递信息;建立信息数据库的和相应的办公信息资源库,可以减轻工作负担,提高行政管理效能,避免重复收集数据[2].充分利用先进网络技术,运用互联网最大程度地实现信息资源的管理和共享,保证行政管理人员全方位的信息交流[7],既简化管理程序,缩短管理流程,加快信息的流通,提高管理效率,又使高校行政管理工作变得高效、便捷和“环保”[6].

当然,高校应加强信息建设的维护工作,加大投入,确保信息建设的安全与稳定.

五、优化人力资源

高校行政管理工作具有连续性、持续性和相对稳定性等特点,所以,从事行政工作的行政人员,一定需要相对稳定,才能保证整个行政事务的正常运转和运行,从而为学校各项工作的正常运转提供前提条件和有力的保障.因此,合理配置行政管理人员、优化人力资源是确保高校行政管理工作正常运转的必要环节.

行政管理岗位配置人员应老中青结合,实行传帮带.在岗位空缺之前,应选好新人并传授其相应的工作经验和要点,使其一上岗就能很好的处理各项事务,保证工作的连续性,确保工作不延误.其次,行政管理工作应根据岗位的性质,配置有相应经验和办事能力的人员,让其发挥特长,充分体现出其自身价值.

高校行政管理岗位和人员的配置须有专门机构或部门负责,定期梳理,及时调换,确保高校行政管理工作正常有序开展.六、优化业务培训

行政管理办公效率与管理水平的高低,与行政管理队伍的素质密切相关.提高高校行政管理队伍素质是管理的社会化、现代化、专业化、规范化程度的要求[2].因此,要不断加强对工作人员进行业务培训,提高他们的思想政治素质、专业管理知识、教育理论和规律、管理能力和业务水平,最终实行行政管理社会化、现代化、专业化、规范化.

高校应该为管理者素质的提高创造条件,加强在职教育、开展业务学习及举办多种形式的培训,全面提高行政管理人员的素质.通过培训,提高高校行政管理干部的思想政治素质、业务能力和领导水平,保持他们不断创新的能力和热情;通过学习,努力培养、造就一支政治坚定、德才兼备、懂教育、善管理、适应高等教育发展和改革需要的管理队伍.针对部分行政管理人员知识结构比较单一的情况,可以通过继续教育,促使其不断加强现代管理理论及系统的教育理论的学习和研究.如定期举行管理理论方面的研讨活动,定期进行管理业务方面的岗前培训、在岗培训和技能培训,定期举办文化素质教育类培训班,定期开展工作研讨会等[11].

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作为新时代的高校行政管理人员,还必须具有自主学习的能力,不断的更新知识,扩宽知识,接受新思想,使自己能在新的时代环境之下,提高自身的业务能力,掌握新的管理理论,灵活运用新的管理方法,同时也能掌握使用新进办公设备技术的能力.这样才能在日益变化的环境中实现行政管理工作的创新和高效[6].

七、优化考核机制

对高校行政管理人员要优化考核机制,建立有效考核办法,完善激励机制,实行竞聘上岗、适度轮岗等方式,解决行政管理人员的后顾之忧.

建立“强化人文管理,辅以考核激励”的思路来调动行政管理人员工作的积极性.制定明细的岗位职责,让管理人员明确岗位的工作任务、目标和职责.根据管理工作的特点,本着“宜粗不宜细”的原则建立工作绩效考核办法.重视“捆绑考核”,体现团队协作精神导向.不求斤斤计较,但求态度积极[12].考核过程遵循公平、公正、公开的原则,确保科学、,不徇私情,不搞特殊、不搞照顾.

完善激励机制,鼓励行政管理人员关心集体,积极工作,做出成绩.以多种形式来奖励工作态度好、工作效果好的同志.要使工作人员感觉到只要认真工作,就会人人有奔头,人人有体验工作满足感的机会.

实行竞聘上岗、适度轮岗,充分调动行政人员的工作积极性.在高校管理过程中,管理人员由于长期在同一岗位上工作,易出现消极现象.因此,高校管理工作,应针对不同人员的工作特点,在个人岗位选择中采用竞聘上岗、适度轮岗的方式.管理中,对在某岗位上不合适的人员,在帮助他们改进的同时,通过管理岗位的轮换,寻求改善的可能[12].

对行政管理人员的职称评定,高校应提供多样化的渠道和晋升机会,积极支持他们晋升职称职务,使他们在工作单位里获得归属感,受到尊重、实现自我价值,解决行政管理人员的后顾之忧.

结束语

高校行政管理工作既取决于高层领导人员的高屋建瓴、科学合理的统筹安排,更依靠行政管理工作人员的积极配合和努力工作.因此,高校从怎么写作方式、机构设置、办事流程、信息建设、人力资源配置、业务培训、考核机制等方面来优化行政管理工作,既能体现高校领导能力,更重要的是能提高行政管理工作的效率.

[参考文献]

[1]徐霄侠.试论新时期高校行政管理的队伍建设[J].安徽电子信息职业技术学院学报,2010(4).

[2]郝鑫,高校行政管理模式改革初探,行政管理.

[3]张樵,高校行政管理体制改革的探索,管理研究,2011(6).

[4]梁艺,普通本科院校加强行政管理工作浅析,管理研究,2010(12).

[5]陈淑芳,刍议高校行政管理信息化,南昌教育学院学报高等教育,2011(12).

[6]郑春梅,关于高校行政管理创新的思考,科技和产业,2011(11).

[7]周勇军,刘慧宇,关于提高高校行政管理效率的研究,教育探索.2011(11).

[8]王志民、刘晖、刘怀兴,深化高校行政管理信息系统建设的对策思考,管理Administration,2011年12月(上).

[9]栾吉华,信息技术对高校行政组织结构优化的成效分析,企业管理,2011(52).

[10]黄聪麟,浅议提高高校行政管理效率的有效途径,赤峰学院学报(汉文哲学社会科学版),2011(10).

[11]王彬,高校行政管理队伍建设问题的思考与对策,四川教育学院学报,2007(5).

[12]张馥旻,突出人文管理提高高校行政管理人员的积极性,管理,2011(11)(下旬刊).

(作者单位:武汉科技大学研究生处湖北武汉)