在学籍管理改革中推进电子注册工作

摘 要：电子注册工作是传统学籍管理工作在新形势下的延续和发展,对保证高等教育质量,维护高校的社会形象和大学生的合法权益,起着重要的保障作用.结合我校工作经验,对如何在新的形势下进行学籍管理工作改革,以适应电子注册工作的要求进行了探讨.

关 键 词：电子注册；学籍管理；改革

中图分类号：G647文献标志码：A文章编号：1002-2589（2012）28-0217-02

学籍管理是高校教学管理工作的一项重要内容,是保证高校正常教学秩序的重要保障.电子注册是传统学籍管理工作在新形势下的延续和发展,实行电子注册,对保证高等教育质量,维护高校的社会形象和大学生的合法权益,起着重要的保障作用.电子注册的实施不仅仅是管理手段和工具的一种更新,从深层意义上看它触及学籍管理模式乃至教学管理模式的改革.为了适应电子注册工作改革的需要,学籍管理工作理念、工作方法也要随之发生变化,如何在新的形势下进行学籍管理工作改革,以适应电子注册工作的要求,已成为学籍管理工作的重点.

一、统一管理思想,强化管理意识

学籍管理工作应不断强化三种意识.一是怎么写作意识,变管理学生为怎么写作学生,将“以生为本”的理念贯穿到学籍管理的各个环节.管理者成为诚心诚意的怎么写作者,开展各种学生座谈和调查活动,深入了解学生的需求,关心学生的发展,帮助学生解决实际问题,积极为学生提供辅导与怎么写作,努力在管理者与学生之间建立起平等、信任、合作的良好关系,切实做到权为生所用、情为生所系；二是法制意识,电子注册工作有着严肃性和规范性特点,注册工作均保证一切行为不能违背党的路线、方针、政策,不违反国家的法律法规,自觉抵制不良风气的影响,在行使教育管理权时,首先考虑这样处置是否合法,是否会侵犯受教育者的权利,真正将受教育者作为一个平等的法律主体来对待；三是育人意识,将思想教育与制度执行紧密结合,以教育为主,处罚为辅,对受到处分的学生,通过思想教育使其知道受处分的原因、给处理的目的,给予学生承认错误并改正错误的勇气和机会,避免因学生的非理性导致诉讼案,降低管理的效率.

二、完善硬件软件配备,提高工作效率

随着学校规模的扩大,面对纷繁复杂的学籍档案、成绩的管理和统计分析、电子注册数据上报等内容,应及时运用现代高科技手段进行学籍管理.为提高学籍管理工作水平,学校应划拨专项经费,按要求配备相关硬件,实现学籍管理工作专人、专机、专项经费,为电子注册工作的顺利进行提供物质保障.

为提高电子注册任务的效率,可引进相关教务管理信息软件,实现学籍乃至教务管理全过程的网络化管理,为电子注册工作建立扎实可靠的技术平台.运用教务信息管理系统的可扩展性和兼容性,对学生的学籍信息使用计算机和网络化管理,以实现信息资源共享、管理平台共享,从而提高工作效率.同时,着力构建网络式的学籍管理信息系统,充分利用校园网建立面向全校师生的信息交流平台,点击教务处网页即可查询到学籍管理的各项制度、工作流程等.

三、科学管理学籍档案,建立信息保障制度

保证报送真实而准确的学生数据,是学籍管理工作的重要内容和任务,是搞好电子注册的关键所在.为及时、准确完成各项电子注册工作,保证每一条注册信息的准确性和完备性,应科学管理学籍档案,充分利用现代化手段发挥档案作用,确保每一条学生信息的真实性,建立可靠的信息保障系统,打好准确完成各项电子注册任务的基础.

第一,实现学籍档案现代化.可对学校历年学生学籍信息进行全面整理,并引入现代化档案管理手段,建立电子档案,以准确、快速地发挥学籍信息的分析、查询、统计等功能.此外,建立并动态管理“有学籍在校生”库,从新生入学开始就进行科学化管理,并在其后续的学习生活中实行动态管理,随时维护其变更情况,使学籍管理工作实现从建立信息到动态管理,从电子注册到网上查询的现代化管理状态,在管理过程中体现计算机及其网络高新技术的特点.

第二,确保学籍档案的真实性和完备性.从招生人员到学籍档案管理人员,均要严格执行政策法规,把好学籍材料归档关,确保原始材料的真实可靠.同时,明确招办、教务处、学生处以及各院系作为学籍档案形成部门的职责范围,理顺学籍档案管理体制,确定了各部门单位管理的内容和档案部门监督执行权力等,从而确保学籍档案系统、完整,不缺不漏,以利于电子注册工作做到及时、顺利、高效,使注册内容准确、全面、规范.

第三,开展档案研究,为领导决策怎么写作.积极开展对档案的研究,发挥其参考、借鉴作用,从大量的档案信息中提炼出带有规律性的、结论性的数据和资料,为学校教学和管理体制改革怎么写作,为领导决策怎么写作.如通过对不同学科考试成绩分布情况的统计,发现不同专业课程教学管理体制中存在的问题,并有针对性地采取措施；通过对受学籍处分学生档案的研究,总结学生思想教育中应该注意的问题等.对学籍档案的研究开发利用,使学籍档案中静态的分散信息变为动态的集中信息,使档案管理与学校体制改革和发展同步前进.

四、实行工作标准化,确保注册工作质量

各项电子注册工作均有严格的时间限制、规定的操作秩序和上报的内容,为保证不出任何差错,应实行工作标准化以确保工作质量,用标准化工作来实现信息交换,提高工作效率、减少差错,保证信息安全.制定各种规范,使管理程序制度化,实现工作的定量化和程序化,以克服偶然性、不确定性.

第一,教务处可根据日常的学籍管理过程和电子注册及高校学籍工作的规律,设计出学籍管理工作的控制程序,拟发与此相应的各种文件和各类工作指导书（包括各种表单）,建立相关的统计报表制度,将每个工作环节都置于规定的工作程序之中,使学籍管理的数量化统计与分析贯穿于管理的全过程,保证学籍管理和各项电子注册的顺利实施.如我校在每学年初教务处就专门制作发放了《教务管理工作一览手册》,并在教务处网页上实时更新供各单位下载,《手册》的内容不光对本学年各项与教学有关的数据包括学生、教职工、专业设置、重点学科等情况进行了统计更新,还制作了《教务处教学管理工作流程表》和《教学单位相关教学管理人员工作流程表》,明确了新学年每月工作要点、具体内容、负责人员等,使管理工作的各个环节均有专人负责,并落实了校、系两级管理岗位责任制.此外,教务处可以制定一套各类包括休复退学、转学转专业、降级、辅修免修等各类学籍异动的申请表,以及其他证书补办、退学预警通知等各类学籍管理相关的表格,按照表上流程,将执行过程的各个环节做到配套制度、申请类表格、工作程序“三规范”,将各类事务性工作统一尺度,规范管理.第二,以高标准的过程管理促使学籍管理科学化.各项注册工作核查信息数据量极大,工作任务烦琐,无论哪个环节出现差错,都会产生严重后果,为保质保量地做好注册工作,可根据注册制度本身的周期性,规范工作内容、工作程序、工作节奏,对工作步骤、分工、进度和各阶段的工作目标进行具体筹划.在此基础上,对注册管理的信息采集、校验、维护、审核、上报等各个工作环节,进行具体的布置、落实,实现该项工作全过程的系统化、规范化、制度化.

确保新生数据采集的准确性.新生入学后,我校就下发了“新生学籍电子注册信息校对表”,要求学生本人校对并签字确认；同时督促新生到指定网站查询学籍,并充分发挥学校教务管理系统的网络怎么写作功能,学生可以及时通过网上查询系统核实自己的,并通过教务处随时反映自己存在的问题并及时得到解决.

学生在校期间,实行学籍异动管理规范化,明确规定学生如休学、复学、转专业等异动的申请时间和程序,学生的各项异动以及其他如姓名、出生日期、号等信息的修改均要按规定相关手续,确保学籍信息的真实可靠.

严格进行毕业生资格审查.应对毕业生书授予资格逐个进行严格审查,对证书注册信息进行逐条核实、反复校对,按时上报电子注册信息数据,确保做到“该注册的一个不能漏,不该注册的一个不能有”.对毕业资格审查实行学生本人、系秘书、教务处审核签字制,以确保发放的证书准确无误.

严格管理书.严格按照国家和教委的规定要求,加强对高等教育书的规范管理,严格书电子注册制度,做到依法规范、客观写实.在书的、发放、书电子注册等各个环节工作都严格按照规定进行,严格履行各级审查、报批程序,完善责任制,杜绝在证书过程中出现的漏洞,保证毕业生工作的质量.

五、完善管理制度,实行规范管理

建立健全学籍制度是确保高校学籍管理工作有序进行的前提条件,电子注册对学籍管理提出了更高的要求,应加强学籍制度建设,做到管理有法可依、有据可查,为学籍管理工作规范运作提供制度保障.

在制度建设过程中,应注重以下几个方面.第一,坚持管理制度的刚性与柔性的统一.坚持“刚性”就是明确规定了人才培养规格的质与量,包括学生学习的课程与学分的数量、质量标准以及纪律约束办法等等.而注重“柔性”就是在质和量的规定性前提下给学生以充分选择的余地,包括学习年限、内容、方法与途径,最大限度地发挥学校的教育功能,注重强化学生自我发展能力,营造促进学生个性发展的制度环境.第二,依法建制,应确立一系列依法治校、维护学生合法权益的规则,严格以上级相关规定为依据建章立制.明确了学生的权利和义务,清晰界定对学生的处理标准和处理程序,实行学生权益救济制度等.同时规范管理,将严格要求与灵活掌握相结合,并坚持公开公正的原则,保证管理操作过程的透明度.在制度制定程序的合法、制度实体的合法、实施过程的合法等方面体现法治精神.第三,因时制宜,不断与时俱进,固化教育教学改革的成功经验,将在实践中获得的管理改革成果和成功经验纳入制度,如各高校都在建立实施学分制、主辅修制、跨校修读制等新的有利于人才成长的管理制度.在必要的时候对制度进行修改,保持制度鲜活的时代精神.

六、加强培训学习,提高人员素质

学籍管理队伍是学籍管理工作的主体,是学籍管理工作的执行者.加强学籍管理队伍建设,提高人员素质和管理水平,直接关系到电子注册工作的运转和工作效率的提高.为确保电子注册的工作质量,提高学籍管理的现代化水平,应不断采取措施提高管理人员的素质.

第一,提高学籍管理人员的职业道德素质.学籍学历管理是一项政策性极强的工作,应督促学籍管理人员参加各种组织学习活动,加强管理人员的思想教育,增强其法制观念,提高职业道德素养,使其认清工作的严肃性,从而坚持实事求是的工作原则,树立认真负责的工作作风,这也是贯彻执行学籍学历管理政策法规的根本保证,也是确保电子注册制度顺利实施的关键所在.

第二,提高学籍管理人员的业务素质.应组织学籍管理人员参加相关的岗位技能培训,提高计算机操作水平和政策业务水平.此外,还可组织与其他兄弟院校进行学籍管理沟通,注意收集好的做法和思路以改进自身的工作.