高校科技档案的建立、管理与保护

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的具有保存价值的文字、数据、声像、图表等各种载体,并且按照一定的归档制度作为真实历史记录集中起来保管的科学技术文件材料.科学档案真实地记载了科研活动中的科技思想、科技方法和科技经验,具有知识储备功能、依据凭证功能、管理功能、认识功能和提高经济效益等主要功能.为科研管理机构和科研人员进行科研管理、技术交流、经验总结等提供参考,是科研工作者长期从事科学研究工作的劳动成果,也是高校科研工作情况和科研水平的反映.因此科技档案越来越受到人们的重视.由于科技资料具有专业性强、来源渠道分散、载体类型多样、形成周期长等特点,使得学校科技档案的管理存在一定的难度,造成归档率低和归档资料的完整性不高.为此,需要从科技档案的建立、管理与保护三方面入手,做好新时期高校的科技档案管理工作.

一、做好高校科技档案的建立工作

1.科技档案的收集

在高校,尤其是地方院校,收集并建立起完整的科技档案是比较困难的.一些教师和科研人员缺乏档案意识,认为科研成果是个人的东西,与学校无关,只要自己保管好就行,没有必要向学校管理部门上报登记.这样就使得学校科研管理部门难以熟悉掌握教师科研情况,而为学校领导决策怎么写作就更无从谈起.针对这种情况,各高校应在宣传树立档案意识的同时,积极利用政策进行引导,如制定相应的科技成果奖励政策,并在每年年终考核一次,考核结果与个人晋级、评优挂钩.考核时要交验成果原件、复印件各一份,原件核对后归还本人,复印件留作建档用.通过采取这种激励性措施,既可以促使科研人员积极投入研究工作,又能收集到比较完备、比较齐全的档案资料.

2.科技档案的分类与整理

科技档案可分为教师个人的科技档案和项目的科技档案两类.教师个人科技档案涉及教师历年来发表的各种论文、学术著作、编写的教材、承担的各级各类科研项目、获得的各种奖励以及成果产生的社会效益等.而项目科技档案则包括从立项到结题所形成的全部材料.为了便于管理和查阅,教师个人科技档案可按单位进行编号,分门别类整理.项目科技档案则以个体的项目来单独立卷,由各项目组专任秘书和学校科研管理部门人员协作完成.

3.提升科技档案的归档率

高校科技档案的归档率不高,除开因为一些教师、科研人员档案意识薄弱以外,另一方面也是由于科技档案的特点,加之档案管理人员认识不够,在一定程度上造成科技资料难以收集,科技档案收集质量不高.针对科技档案意识薄弱观念落后的问题,一是要多利用档案员的业务学习培训和学校网站,加强对科研档案工作的宣传,加强与科研人员协调和沟通,让科技工作者树立全局观,将自己的科研工作着眼于学校的整体工作中,以开放的心态对待科技档案的使用.二是要积极与领导沟通、宣传,挣得领导的理解与支持,形成领导重视、大家关心、人人参与的良好氛围.三是加强对档案管理人员教育,使之树立具有全局性和前瞻性的思想和观念,主动掌握学校科技工作动态,及时了解国内外科技发展的现状、趋势和国家的科技方针政策.

二、加强高校科技档案的管理工作

目前各个高校都为教师和科研人员提供了良好的学术条件和学术氛围,出台各项鼓励政策,极大地调动了广大教师和科研人员的科技创新积极性.因此,要实现科技成果个人和学校的共享,科技项目资料的及时归档,最基础的工作就是建立和不断完善切实可行的管理制度,其具体包括:

1.制度化管理

制定相应的制约手段,利用行政手段进行干预.建立规范的科技档案负责人制度.在科技项目立项的同时,确定项目负责人为项目档案的负责人,签订项目合同的同时,明确项目档案负责人的职责,确定目标责任.建立并完善科技档案的借阅与使用权限制度,严格科技档案调阅的审批程序,严禁课题组以外的人员未经允许查阅科技档案,加强科技档案的安全性和保密性.在进行科技成果的转化过程中还要做好知识产权的保护工作,根据《技术合同法》和《成果转化法》制定切实可行的利益分配细则及奖励政策,保护和提高科技人员进行成果转化的积极性,确保科技档案的归档率和归档质量.等等.

2.标准化管理

高校科技档案从收集、整理到最后归档、存入微机,其内容分类、编号及案卷目录都要符合国家标准的规定,做到条理清晰,目的明确,保证完整,避免漏失.坚持科研立项和档案管理的“四同步”,即下达项目任务的同时同步下达档案工作要求,检查项目进度的同时同步检查科技材料的收集整理情况,总结项目成果的同时同步总结项目档案工作,在申请验收、鉴定科研成果和评审奖励科研成果的同时同步检查科技档案归档情况.

3.现代化管理

近年来,随着现代信息技术及网络技术的快速发展,档案的管理模式从传统手工型向现代化智能型转变,计算机的运用是关键.过去找一份文件,少则几分钟,多则可能几小时才能找到,如今只要点击鼠标,输入一两个关 键 词,几十秒甚至更少时间内就可把所需的有关文件罗列出来供选择,从根本上消除了文件查找难的问题,为利用者提供了更为便捷、高效的怎么写作.现代化档案管理软件还能够实现收集、整理、编目、统计、利用等业务工作自动化,利用数据库技术在WINDOWS下开发科技档案管理系统,进行数据录入、档案收集、档案检索、档案借阅、打印管理等,它将科技档案工作者从烦琐的手工操作中解放出来,最终促进高校科技档案工作的现代化.

除此之外,高校档案部门在采用先进技术和先进设备加强科技档案管理的同时,仍需要认真学习并借鉴其他行业管理的先进经验,如扫描、光盘存储、数据控制、缩微技术、数字影像技术等,争取不断实现高校科技档案管理的技术创新,实现网络环境下高校科技档案工作的管理创新,逐步提高高校科技档案的管理水平.

三、完善高校科技档案的保护工作

对档案材料的归档保护,其意义不仅在于真实地记录发展轨迹和保存历史,更重要目的是为了今后的利用.如果只有前者而忽略了后者,也就失去了档案工作的意义.因此,要做好高校档案保护工作,可以从下面两个方向入手:

1.思想观念和认识方面

长期以来,从事档案管理的工作人员、主要部门或领导,在思想观念及认识上,都认为档案工作的主要功能是对档案进行管理和保护,利用方面主要是针对行政事务和日常工作上的验证与查核,意识上并不会把档案的利用与保护放在同一个层面上考虑,也更不会把科技信息的利用与档案的利用联系起来.在档案的整体工作认识上,无论是高校自身或上级主管部门,工作考核、评比或评估定级,档案管理保护方面的指标会非常细致、具体和清晰,而利用方面则不会有更多的硬性指标,其考核评价更非常模糊.从实际工作上看这或许是有道理的,因为档案管理和保护是档案部门的核心工作中看得到摸得着的,是职能上的中心工作,而档案的利用方面不仅仅是自身的意愿问题,更重要的还有档案用户的需求问题.因而在思想观念及认识上就很自然地把档案的利用放在一个不同的位置上.导致学校的科技档案没有被很好的利用起来.

2.工作人员素质和配备方面

高校科技档案的收集、归档、保存是知识密集型的复杂劳动,管理人员需要多元化的知识结构和水平,这与科技档案信息资源的保护和利用息息相关.所以档案部门应配备必要的开发人员、信息和外语专业人员,采取其他专业人才和档案人才并重原则使科技档案工作人才知识互补,以适应信息化人才的需要.

同时,高校的档案工作人员对科技档案的保密安全、管理保护以及解密利用都是直接的责任人和实际工作者.他们对科技档案及其利用的认识、对科技档案保密与解密、对科技档案的综合利用以及对档案工作制度的执行、供档案用户使用的检索工具的编制及科技档案解密公告等方面,都是一项专业性较强的工作,其工作成效及工作的好坏必然会对科技档案的保护产生重要影响,这就需要对档案管理工作特别是科技档案管理工作的人员进行系统的相关知识的培训,使他们尽快熟悉现代化的技术在科技档案管理工作中的运用,实现高速度、高质量科技档案信息的收集、开发、传播工作.

高校科技档案工作在高校科学研究活动中发挥着重要作用,同时也是时怎么发表展的必然要求.因此各高校应加大科技档案的建设力度,不断提高自身管理水平,使其发挥出应有的效用.作为档案管理相关工作者,做好高校档案工作任重而道远,需要以科学发展观为指导,更新观念、创新手段,提高其在社会和经济建设中的作用,创造更大的价值.

(作者单位:吉首大学师范学院)