外贸英语函电中的拒绝技巧

摘 要：外贸函电在国际贸易中扮演着重要角色,交易双方可以通过各种形式的往来信函建立业务关系,交流意见,共同促进交易的完成.然而在沟通交流过程中意见不统一的情况时有发生,此时就需要一定的函电写作技巧来委婉有效地传达消极甚至是拒绝信息.本文将着重从拒绝信函的结构布局,写作技巧,语言特点等方面展开论述.

关 键 词：外贸函电；沟通交流；拒绝；技巧

引言

国际贸易线长、面广,在大大小小的环节实现中,双方往往会通过多次函电交流来交换意见以促成交易的顺利进行.对于收信方来说,有一些信函内容是可以立即接受并达到预期交流目的；而还有相当部分不能完全接受或者必须要拒绝,即是说需要传达给对方以消极信息.写信者要么要尽力说服对方改变初衷、接受函电所传递的内容；要么虽然彻底拒绝对方的要求,但不至于破坏双方以后的友好关系并保持良好的企业形象.这显然比一般的接受信函难度更大,需要更高的写作技巧.

拒绝信函需遵循的“7C”原则

外贸英语函电的写作发展到目前,已经形成了被普遍接受和遵循的“7C原则”.它们的英文单词都是以字母C开头,即:完整(plete)、正确(correctness)、清楚(clearness)、简洁(conciseness)、具体(concreteness)、礼貌(courtesy)、体谅(consideration).而礼貌原则在传达消极信息的外贸信函中显得尤为重要,撰写此类商务信函时,在清楚表明自己的立场和要求的同时,应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气,语调上尽可能站在客户的立场上,考虑到对方的意愿和背景.

拒绝信函的结构及特点

外贸英语函电属于应用文体,具有比较规范的格式.传达消极信息的商业信函在遵循商务函电一般格式的同时,还具有自己的特点.此类信函一般由三部分组成.在第一部分（通常是第一段）首先要告知对方来信已收到,并表达诚挚的谢意；第二部分提出异议或要求,并解释拒绝或者是不能完全接受的原因并对由此带来的不便表示歉意,根据具体情况不同,有时也可提出解决建议,第二部分是全文的重点,也是写作的难点所在；第三部分表达希望对方接受自己的建议或者希望保持以后生意往来的意愿.

拒绝信函的写作技巧

结合外贸交流实际,传达消极信息的情况一般有一下几种：一是一方彻底拒绝另一方的的发盘、订单、索赔或其它要求；二是对于对方提出的要求有条件接收,但提出了自己的意见,比如各种还盘；第三种是向对方的申诉、索赔以及催装、催证类函电.下面分别就这几种情形进行分析.

1.彻底拒绝类

此类函电在进行回复之前需要慎重考虑,常见于经过多次交流仍无法对相关内容达成一致的情况；或者对方所要求的产品已经停售或无法生产；或者因违反相关法律法规或其他原因而致使交易无法达成.此类信函经过认真考虑后需要坚定地表明我方不能接受的立场,尽管这样仍要遵循礼貌原则,注意措辞.对于那些无法达到的标准不要责怪对方,加入过多的主观情绪.如在表达太高而无法接受时可以就事论事表达为：Weregretthatwecan’tacceptethepriceyouquoted.而最好不要用:Youarenotsocooperative,becauseyourquotationistoohigh.对于那些因各种原因而不得不拒绝的要求,在表达时要注意技巧,尽量不在客户心中造成“无能“的印象,比如对于有些已经停产或者无法生产但客户又要求的产品,可以这样表达Atpresent,therearenostockorthesegoods,andwe’llnotproduceitinthenearfuture,butwe’llinformyouassoonaspossibleifweproducethemagain.这样既告知了对方目前无法获得此产品,也不有损企业形象,符合正确与礼貌原则.

2.部分拒绝类（也叫有条件接受）

此类信函的内容虽未被全部接受,但是向对方提出了修改意见,这使得交易有继续进行下去的可能,最常见的是还盘信.写作此类信函的关键是既要尽力说服对方采纳自己的建议,同时又不至于使生意陷入僵局.如：Iregrettosaythat,atthisstage,suchanarrangementwouldberatherpremature.Wewould,however,bewillingtoengageinatrialcollaborationwithyoutoseehowthearrangementworks.又如,以最常见的谈为例,如果嫌对付报价太高,可以这样表达“Yourquotationleesuslittleornomarginofprofit”,“Goodswiththesamequalitycanbeobtainedatthelocalmarket”.如果是告知对方自己的已经很优惠（但不一定是最低价）,Ourpriceisquitepetitive/forable会比lowest/bottomprice表达的意思更广泛,同时也给双方的进一步交流留有了余地.又如“Shallwemeeteachotherhalfway”很好地体现了写信者对市场的把握程度和礼貌原则的熟练使用.在要求对方就付款条件进行让步时,可以这样表述：OurusualpracticeispaymentbyL/C,sowecan’tacceptD/A,butInviewofourlongfriendship,wearepreparedtoacceptpaymentbyD/Patsight.

3．抱怨索赔类

抱怨和索赔信函的目的是为了获取更好的怎么写作,能够尽快妥善地解决问题.如：货物未按时到达：Thearticleshejustbeenreceivedafteradelayofafortnight,forwhichnoexplanationhasyetbeengiventous；货物与订单不符：Comparingthegoodsreceivedwiththesample,weweresurprisedtofindthatthecolorisnotthesame.另外货物有质量问题,有损毁现象,装运时间太晚或其它怎么写作不到位均是抱怨或索赔的正当理由.书写此类信函时,不妨开门见山摆明既定的条件,然后列举事实以表示有何不满,为何不满,最后提出解决的方法.信函的内容应明确、清楚、有理,语气要简洁、坚决.避免使用愤怒和使对方过于难堪的措辞(除非你所抱怨的问题反复发生,且多次申诉无果).

结论

和一般的商务信函一样,传递消极信息的信函写作也必须遵循七项基本原则,除此之外,还需特别注意拒绝的艺术,拒绝类信函撰写者既要清楚明白、立场坚定地表明自己的态度以维护自身合法的商业利益；同时也要以礼相待,注意维护和保持良好的商业友谊,维护企业形象,力求做到有礼有节,共进双赢.