书信在商务英语和日常生活中的重要性

现代的人们似乎存在一个共识,随着全球经济一体化的飞速发展,人们已把全球比作一个小山村(Globalvillage).更有人描述其为小山村(Smallvillage).因为世界各国间的政治、经济与科技交流越来越频繁,现代通讯的工具也越来越得以广泛的应用.举例来说由过去广泛应用的,电报,电传,书信发展到当今的除此之外的电子通信,网路,网络会议,传真等等在国际贸易和民间交往中,信息的交流是必需的.而这些具体交流沟通的载体就是“语言”.

有相关资料统计显示,世界上有超过百分之六十以上的人口在讲十二种语言,其中包括联合国规定的六种工作语言即：汉语、英语、法语、俄语、西班牙语和阿拉伯语.汉语是使用人数最多的一种,现已超过十三亿人口,但区域比较集中,基本上局限在中国和一些海外的华人集聚地；英语紧随其后,将英语作为语言的有英国、美国、加拿大、澳大利亚和新西兰,人口有近四亿；此外,英联邦的五十三个国家把英语作为第二语言或的对外交际语言,人口两点五亿,将英语作为外国语使用的人约有三到五亿.由此可见,英文不仅使用的人数众多,涵盖的范围也最广.从上世纪中叶起,由于美国在世界政治、军事、经济、科技等方面的地位日益提高,英文的使用也趋于更加广泛.目前,各国际组织间的政治、经济会议,各国的商贸往来、学术交流等使用的文件基本上都是用英文撰写和记载的；非英语国家出版的各类学术著作、研发的科技成果等均是用英文对外发表的,就连不同国家华人之间的一些商贸往来信函也用英文撰写的.由于世界经济一体化已成为一种必然的趋势,从战略发展的角度来分析,英文商业信函的使用非但不会减少,反而会持续攀升,其地位和作用也会变的更加显著和重要.

除以上政治,经济,学术,商贸交往外,我国的大学四～六级英语考试也有英语信函的写作内容.国际通用的雅士英语测试也有信函写作的考试内容.更有一些大学毕业生在求职,申请海外留学,移民,工作在合资,独资企业的技术人员也经常面对信函的书写问题.而生活在海外的中国人每天要面对大量信件,这些信件来自于当地政府,社会团体,金融机构,保险公司,贷款公司,海关,法庭,诸多种种.有声明信,解释信,投诉信,委托信等等,这些还是作为主要交流工具解决人们日常中面临的烦恼,对事情的处理意见,解决方法等等.因为信函附有本人签字在西方国家具有比,等其它方式更多的法律效力.

根据以上分析,不难看出英语已逐渐成为国际交往中各个方面使用最多的一种语言,其国际通用性与重要性日益增强.语言作为人与人交流工具的基本表达方式有两种：一种是口语,另一种是文字.而后者表现的犹为突出,在国际商贸活动中,几乎所有的交易最终都是通过文字来完成的.因此,英文信函、文件等在国际经贸活动中起着至关重要的作用.在美国,英国,加拿大,澳大利亚,新西兰等英语作为语言的国家,把英语信函大致分三种：政府信函,商贸信函（BusinessLetter）和一般信函（Generalletter）.商贸信函包括：询价（Enquiry）,报价（Quotation）,订货（Order）,装运（Shipment）,请求（Request）,回复（Reply）,投诉（Complaint）,索赔（Claim）,拒绝信(Refuse),销售信(Sale),邀请函（Invitation）,感谢信（Thanks）,道歉信（Apology）,祝贺信（Congratulations）,通知（Notice）,备忘录（Notes）,会议记录（MeetingRecord）,简历（Resume）,申请函（Application）,推荐信（Remendations）,报告调查问卷(Survey),和商务文件(BusinessDocuments).商务英语信函是国际商务交际的主要沟通成交方式,是国际商务交际的不可取代的.一封明了,得体的商务英语信函可以帮助一个企业树立良好的商业形象,进而促成贸易合作,实现双赢的局面；反之,事与愿违,使商务活动失败,使企业错失良机,甚至不可估量的损失.一般的信函包括：邀请信（Invitation）,感谢信（Thanks）,道歉信（Apology）,祝贺信（Congratulations）,抱歉信（Regret）,求助信（Request）,赠礼信（Presentation）,预定信（Booking）,申请信（Application）,推荐信（Remendations）,简历（Resume）,回复（Reply）,投诉（Complaint）,索赔（Claim）等等.

无论是商务信函还是一般信函,一定要按一定的格式写,商务信函比较正规,称谓,段落,结尾都要按标准写.个人信件比较简单一些,比较熟的人写信不用正规的格式.但两种信件写作一定要准确表达发信人的意图.就是清楚明白地陈述内容,不能让读信人产生异议,不能引起不必要的误会.一些商务信函涉及到双方的债权,债务等利益关系,而且具有“准公文和类合同”的凭证作用与约束作用,所以必须准确无误,包括内容、格式、语体、语法、措词、标点符号等在内.其次,信件一定要简洁、明了.就是要有简明有力的行文.商务英语信函的目的就是要快速准确地传递商务信息,它本身的时效性决定了它必须简洁明了.最后,一些朋友间的信件需要丰富的感彩.就是要求文词含蓄优美.大方、文雅的形象本身就具有说服力.