数据库技术在学籍电子注册工作中的运用

摘 要：下文将在学校学籍管理系统与教育部录取数据和学籍电子注册数据在格式及内容上并不是完全一致的情况下,简要谈谈如何运用数据库VFP技术,充分利用教育部录取数据来规范、完善学籍电子注册数据的格式及内容.

关 键 词：数据库VFP,新生,电子注册,准确

一、引言

随着高校学籍电子注册在制度和技术上的不断完善,学籍电子注册与书电子注册相衔接后,经过学籍电子注册的学生获得的书才能进行书电子注册.由此可见,学籍电子注册是电子注册的关键环节.在这一关键环节中涉及大量的数据处理,而传统的人工统计、更新、查询已经无法完全胜任.本文详细叙述了在新生学籍电子注册数据处理工作中利用数据库VFP为工具,运用SQL语言来规范、完善新生学籍电子注册数据的整个过程.

二、数据收集、整理

新生学籍电子注册数据主要使用两个方面的数据：一是本校报到学生数据,二是从教育部学籍管理平台上下载的本校教育部录取数据.

三、思路与做法

1．信息核对、资格审查工作

信息核对、资格审查主要是两方面工作：一方面是将招生部门汇总的录取新生数据通过本校学籍管理系统转入在校生数据,并完成分班,分学号工作.之后导出EXL表并增加需要修改信息、学生本人签字确认两项内容,印制成新生学籍信息核对表下发到各系,由辅导员组织学生核对录取信息,如姓名、性别、号、考生号、高考电子照片等内容后（高考电子照片由辅导员负责核对）,并由辅导员审核签字后加盖系公章交回学籍管理部门.学籍管理部门根据各系反馈情况,汇总学生信息核对情况,确定报到学生名单并通过学籍管理系统以.DBF格式导出本校报到学生数据,见图1

（图1）

由于新生报到工作可能会持续到电子注册数据上报时,所以,此项工作数据会根据各系最新核对反馈结果随时更新.第二方面就是在学籍电子注册前的新生资格审查,这时的审核工作主要由学籍管理人员来做,主要是核对本校报到学生数据是否在教育部录取数据中.按要求,只有在教育部录取数据库的数据才能通过审核,否则审核通不过,无法注册.由于教育部录取数据库中的考生号具有唯一性,它是新生核对身份的关键字段.下面将通过VFP6.0命令行SQL语句来完成第二方面中本校报到学生数据与教育部录取数据的核对及资格审查工作.

首先,用VFP6.0打开本校报到学生数据.dbf和教育部录取数据.dbf,并在命令行输入以下语句：

SelectGkkshfrom本校报到学生数据whereGkkshin(SelectKshfrom教育部录取数据)&&本校报到学生数据在教育部录取数据中的

SelectKshfrom本校报到学生数据whereKshnotin(SelectGkkshfrom教育部录取数据)&&本校报到学生数据没有在教育部录取数据中的

zh(号)也具有唯一性,可以通过Sfzh(号)关键字段再次进行核对工作.

通过以上语句可以快速完成信息核对,准确审查出本校报到学生数据的学籍注册资格.

2.合并补充、修改工作

首先,分析教育部对高校上传的统招新生学籍电子注册数据结构及内容要求.下面是2011年教育部新生入学注册数据格式及内容要求,见图2.

（图2）

从图2中可以看出新生学籍电子注册上传数据时要对考生号,姓名,性别,出生日期,号,政治面貌,民族,专业代码,专业名称,层次,学习形式11个字段进行审核,只有与录取数据一致才能通过审核,否则审核会通不过.其它学号,分院,系（所、函授站）,班号,学制,入学日期6个字段是需要由学校补充的信息.高校在上传新生信息时,从技术角度上看,新生审核最重要的是保证上传数据中要求"与录取数据一致"的字段,同时尽量将补充和修改信息一步到位.为了减少中间环节,避免不必要的人为差错,新生学籍电子注册数据可以从教育部录取数据和本校报到学生数据两个表中取得,"与录取数据一致"的字段可以直接从教育部录取数据中取得,需要学校补充的信息可以从本校报到学生数据中取得,需要修改的数据涉及到三个方面：一是字段名称,二是字段格式,三是字段内容.下面继续在VFP命令行下,讲述如何利用SQL语句来完成合并补充、修改工作.

第一步：

SelectA.Ksh,B.User_xhasXh,A.Xm,A.Xb,A.Csrq,A.Sfzh,A.Zzmm,A.Mz,A.Z

ydm,A.Zymc,A.YxmcasFy,B.ZwmcasXsh,B.BjmcasBh,A.Cc,A.Xxxs,A.Xz,

A.XgsjasRxrqfrom教育部录取数据AsARightJoin本校报到学生数据

AsBonA.Ksh等于B.Gkksh&&通过右连接从两个表中获得信息

执行以上语句完成合并补充和字段名称修改工作,这时查询结果见图3已含图2所有字段.

（图3）

将查询结果导出dbf文件,如命名为"201新生电子注册数据.dbf".

第二步：打开刚导出的"201新生电子注册数据.dbf"表,对照教育部录取数据表结构修改"201新生电子注册数据.dbf"表结构中那些在第一步查询语句中使用别名的字段类型及宽度,其中涉及到XH（学号）,FY（分院）,XSH（系所、函授站）,BH（班号）,RXRQ（入学日期）6个字段,见图4.

（图4）

第三步：根据本校新生学籍电子注册工作实际对某些合并补充字段内容进行修改.以Rxrq(入学日期)为例,可以通过以下语句实现：Upate201新生电子注册数据.dbfSetrxrq等于"20110901".其它字段内容的修改,可将以上代码稍作改动即可.

通过以上三步完成数据的合并补充、修改工作.到此就完成了新生学籍电子注册数据的信息核对、资格审核、合并补充以及修改工作.

四、结束语

学籍电子注册是运用现代信息技术手段,实行计算机网络注册管理的一种办法,是一项政策性,技术性都很强的工作,涉及到每个学生的切身利益.高校新生学籍电子注册是完善高等教育书电子注册制度的一项重要工作,数据库技术与学籍电子注册工作的结合,使得在新生学籍电子注册数据处理方面能更充分、更高效地使用已有信息,减少了不必要的人为差错.提高了注册数据的科学性、规范性、准确性,进一步提高了学校学籍管理工作水平.