大学生科技项目管理系统建设

摘 要：为了解决多年来大学生科技创新项目实施过程中暴露出来的问题,华中科技大学教务处设计实施了大学生科技创新项目管理系统.本系统的建设对降低项目管理者工作强度、提高项目管理效率、监控项目研究过程、促进项目成果共享等起到了积极作用,对同类院校大学生科技创新项目管理具有一定的参考价值.

关 键 词：高等教育；大学生科技创新；管理系统

中图分类号：TP315文献标志码：B文章编号：1673-8454（2014）13-0044-03

一、引言

华中科技大学针对多年来大学生科技创新项目实施过程中暴露出来的问题,在总结各兄弟院校创建大学生科技创新项目管理系统经验的基础上,设计了本校独具特色的大学生科技创新项目管理系统.

二、大学生科技创新项目管理系统建设

1.大学生科技创新项目管理系统的整体架构

华中科技大学学生科技创新项目实施的整个过程,包含如下几个环节：教务处发布申报指南→学生填报申请材料→导师审核→院系初审→教务处筛查→学校专家组评审→正式立项→签订合同→划拨经费→启动研究→中期检查→结题验收（成果评价）→优秀项目展示.整个管理系统的功能可分为七个主要部分：用户注册与登录、项目申报与评审、项目研究过程管理、项目分析、项目交流与展示、数据查询与处理、系统管理.这七个部分表面上相互独立,实际上通过数据库系统在后台紧密联系在一起,相互协同完成数据处理与终端显示.项目管理系统结构如图1所示.

2.主要功能介绍

（1）用户注册与登录

用户注册主要是对用户进行审核并获取合法用户的基本信息,为数据统计、分析和报送提供基础数据来源.本系统主要有学生、导师、评审专家、院系管理员和教务处管理员五种角色.系统提供统一的用户注册与登录入口.新用户可以随时注册,注册时从注册界面选择相应的角色即可,不同的角色对应不同的注册页面,填写的注册信息也各不相同.评审专家一般由教务处管理员后台建立,专家登录后可以完善或修改自己的信息,导师可同时兼任评审专家.通常情况下,学生和导师的注册信息由其所在院系管理员审核,院系管理员由教务处管理员审核.为提高系统的运行效率,保护项目研究成果,只有通过审核的合法用户才能使用该系统申报项目,未经审核的用户,只能浏览系统已公开的项目信息.

用户登录时,系统根据用户名、和角色三者相结合来进行身份验证,验证通过后,具有该角色的相应功能,同时显示相应的首页提示.

在进行信息注册时,为保证数据标准准确,尽可能给用户提供“选择”输入,如院系、专业、入学时间、性别、职称等；对于必须采用“填写”输入的,要及时做好数据校验,并给出提示,如姓名、学号、号、、等.我校根据教育部统一要求,将所需的必要信息通过表单形式一并列出,让用户一次性填写完毕.

（2）项目申报与评审

项目申报有两个前提条件：一是在规定的时间内系统中有可申报的项目主题,如2013年国家级项目和2013年校级项目为两个主题；二是申报者在可申报的对象范围之内,如一般限制毕业年级和大学一年级的学生作为项目负责人进行申报.不在申报对象范围内的学生登录系统后,是看不到项目主题的.

我校根据项目申报要求,将传统的项目申报表进行了电子化,并预留了扩展功能.通过设置多种类型的表单让学生（项目负责人）填写,填写后可在线查看或导出对应的Word或PDF格式的文档.一个项目从填写申报资料到结题验收,中间要经过多个环节,为便于学生和老师跟踪项目进展,在系统中设置了多个项目状态,如草稿、待导师审核、导师退回、待院系审核、院系审核未通过、待院系上报、待教务处审核、待专家评审、专家评审中、立项未通过、待中期检查、待结题验收、中期检查未通过、结题验收未通过、通过结题验收、成果评定等级（优秀、合格、不合格）等.每次遇到有“跳转”类动作发生时,项目状态都可能产生变化,同时会触发对应的事件提醒,如给特定对象发送、短信或系统内部消息（又称消息盒子）,以便特定对象能够及时跟进了解项目情况.

项目评审可以分为导师审核、院系审核和专家评审.项目申报与审核过程如图2所示.从我校的情况来看,有的项目可能会经过多次修改才能最终通过院系审核并被推荐到教务处.教务处组织专家评审后,正式发文公布并进行资助.在项目审核的三个不同阶段,审核人登录后会呈现不同的审核界面,项目对应的状态分别为“待导师审核”、“待院系审核”和“待专家评审”.在专家评审界面,专家还需根据相应的评审标准对各项目进行评分.

（3）项目研究过程管理

通常的过程管理主要是做好中期检查和结题验收两项主要工作,我校在总结多年管理经验的基础上,正在实施让计算机管理系统代替人工管理,对整个研究过程进行监控,逐步实施过程管理精细化.即除了中期检查和结题验收两个重要环节外,还要求学生不定期进行工作进展报告,统称为“研究日志”.日志具体内容可以多样化,如研究心得、问题探析、成果分享、后续研究计划、导师指导情况等.在过程监控中,针对一个具体的项目,系统设定了几个记录研究过程的时间间隔,在设定的时间间隔内如果该项目“研究日志”中没有新增日志,系统则会给项目组每个成员发送、短信或系统内部消息进行提醒；若超过时间间隔一周仍没有新增日志,系统会向指导老师发送、短信或系统内部信息进行提醒,请导师进行特别关注；若再超过一周没有新增日志,系统会向项目所在院系管理员发送、短信或系统内部信息进行提醒；三次提示均无效,教务处将其列入重点关注对象,在中期检查和结题验收时如不能按期完成,则导师和院系的年终考核均会受到影响,该项目组成员将失去以后再次参与大学生科技创新活动的机会,依此来对项目研究中的各方进行约束.过程监控的目的是为了真正落实大学生创新创业训练项目“重在过程”的基本原则.在项目负责人提交中期检查和结题验收申请时,我校设置了与项目申报类似的流程,要经过导师审核后才能提交到院系,院系管理员审核后,才能向教务处提出申请.项目立项后,项目研究的整个过程记录对项目组成员、导师、院系管理员、教务处管理员、评审专家都是公开的.项目结题后,该项目的研究成果应按照学校有关规定发布权属声明,被授权对外公开的项目则会在“项目交流与展示”中进行展示,供其他用户观摩学习或继续进行深入研究.

（4）项目分析

项目分析主要为管理者提供直观的各类项目统计信息,便于项目管理者全面了解各类项目及参与学生的整体情况,为完善大学生科技创新活动的后期工作方案提供参考数据和决策依据.主要有项目年度预览、项目类型统计、项目进度统计、项目成员统计.

项目年度预览显示本年度所立项的项目情况,包括项目总数、参与总人数、参与总院系数；各院系的项目数、参与人数；各学科大类的项目数、项目人数等,同时以柱状图、饼状图等图形进行显示.

项目进度统计显示总体项目研究进展、某批次项目研究进展、某年度项目研究进展情况.如2013年国家级项目进度统计,显示2013年项目的立项、中期检查、结题验收、取得成果及形式、项目信息变更等相关数量关系,并进行直观显示.

项目成员统计主要显示项目参与人员分布情况.项目类型统计主要显示已立项的项目类型分布情况.如整体情况、院系情况、学科情况等.

（5）项目交流与展示

项目交流与展示是我校为提高项目研究质量而提供的一个信息交流、项目展示的场所.注册用户可以在这里发布一些信息公告,如某选题招聘队员、某学生自荐等；管理员可以将已结题的优秀项目在这里进行范例展示（经过项目组成员和导师同意）,建立项目集群.展示的目的有两个：一是树立典型示范；二是促进项目传承.在我校,学生利用学校的资源进行研究的研究成果要遵照《华中科技大学成果署名管理办法》进行署名.研究成果经学生和导师授权后,已结题的项目就可以让新的团队继续深入研究下去.这样既避免了学生在申报项目时一味求新求异,又有利于大学生科技创新项目最后形成成果并实现产业转化.在项目成果继承过程中,系统会把前面项目组成员和导师的情况,研究过程和取得的阶段性成果记录在“新项目”中,同时鼓励后面的研究团队继续公开研究成果,以便新的团队继续深入研究.随着研究的深入开展,研究成果也会日渐成熟,距离产业化也越来越近.

（6）数据查询与处理

数据处理主要是提供系统数据的查询、导出和变更.系统中提供了多种组合精确查询或模糊查询界面,如查询某一期项目申报情况、已结题项目、成员、成果等,查询的数据可导出为Excel或Word文档.信息变更主要提供人员信息修改、重置、项目信息修改、项目延期或注销等事件处理.

（7）系统管理

系统管理主要配置系统运行所需的一些基本数据和页面显示信息.包括主题创建及设置、院系、专业及年级设置、专家组及评审标准设置、主页信息设置、项目升级设置、事件提醒设置等.

主题创建与设置是指教务处管理员根据工作进展和实际需要,发布项目申报信息和项目申报指南,一般称之为创建项目主题.在系统中新建一个项目主题时,需要设置一些相关参数,如设定申报学生的范围、学生申报起止时间、导师审核起止时间、院系审核起止时间、学校评审起止时间、项目类别、经费额度、团队人员限制、导师最多指导项目数等信息.这些参数设定后,系统会根据设定的参数到时启动,过时关闭,准确获取数据,极大减轻工作人员的工作量.多个主题可并行运行.院系、专业及年级设置主要建立学生注册时选择的院系、专业、入学时间等信息数据库.

专家组及评审标准设置主要是根据申报项目评审需要,将项目进行分组评审,如文科组、医科组、工科组等.每个小组可单独设定评审标准和项目数量,同时指定一个评审专家组,每个评审专家组可设定多名评审专家.

主页信息设置是根据用户角色分别设置不同的主页面.不同主页上显示的提示信息、帮助信息以及功能模块都不相同.

项目升级设置是我校根据项目管理体系而设计的一项功能.我校项目有院系级项目、校级项目和国家级项目三类,层次逐渐提高,全部纳入项目管理系统.院系级项目由各院系自主管理,校级项目由教务处和院系共同管理,国家级项目由教务处管理.申报校级项目时,由各院系从院系级项目中推荐优秀项目进行申报,申报国家级项目时,由教务处从校级项目中设定申报范围,不在升级项目范围内的项目将不能申报国家级.项目升级时,原则上不更换项目负责人和指导教师,成员可进行补充或调整.这样做的好处是项目研究能够逐步深入,避免了一些学生好高骛远,投机取巧.

事件提醒设置是系统中设置了一些关键时间节点或关键动作,当到了这个时间节点或用户触发了某个关键动作,系统会根据设置好的程序向预定对象发送、短信或消息盒子等通知信息,做到信息传递及时.如当系统到申报时间时,向各院系管理员发送信息提醒：××项目正在申报,截止时间为××.事件的提醒在系统中可以进行勾选设置.部分事件提醒配置图如图3所示.

三、结束语

本系统不仅实现了大学生科技创新项目申报、审核、评审、审批、中期检查、结题验收、信息变更、数据统计等各环节的信息化、标准化、网络化和智能化,而且在过程管理、项目升级、项目展示与集群化方面进行了探索,提高了管理效率,弥补了传统项目管理方式的缺陷.