高职院校教学秘书工作探析

摘 要： 教学工作是高职院校工作的重中之重,教学管理的水平和质量直接影响到教学工作,教学秘书虽然处于学校教学管理的最底层,但实际上是学校教学运行管理工作的重要组成部分,在教学管理过程中发挥着至关重要的作用.准确把握教学秘书工作的职责、特点,不断改善教学秘书的工作现状,才能从根本上提高高职院校教学管理水平和质量.

关 键 词 ： 高职院校教学秘书 工作职责 工作特点 工作现状 改革措施

近些年来,随着我国高等职业教育的不断发展,高职院校为社会培养了一批又一批优秀人才.在此过程中,教学管理工作者做出了不可磨灭的贡献.教学秘书在高职院校教学运行管理工作中起到中心和枢纽作用,是教学管理信息上传下达的桥梁,也是部门之间、教师之间、师生之间相互联系的纽带.此外,教学秘书还承担着协调各种工作关系和人际关系的职责.教学秘书工作是一项对综合素质、业务能力、协调能力有较高要求,责任重大、任务繁重的复杂管理工作.因此,对高职院校教学秘书工作的研究有着非常重要的意义.

一、高职院校教学秘书的工作职责

1.承担日常教学管理工作.

从岗位职责上看,教学秘书的日常教学管理工作包括：教学任务安排；编排课程表；教师调、停课；为教师、班级选课、组织安排各种考试如补考、期考、英语计算机等级考试及考试试卷的收集与印刷：教师课酬统计上报：教师课堂教学质量评估；教师科研申报与统计、教学评估；教学会议记录；期中教学检查；评教评学的情况统计与反馈,上情下达、下情上报,教学情况通报；教务管理系统；学生学籍、成绩管理,如学生名册、编排新生学号、电子注册；教材征订,学生成绩录入；学生实验报告、毕业论文整理、归档,学生学籍异动情况等.

2.负责教学信息管理工作.

教学秘书处于教学与管理的中间位置,比较有利于收集和整理各类教学信息,教学秘书对收集到的各类信息,必须进行整理、归纳,及时向主管领导反映,使主管领导能及时、全面地了解整个教学状况,乃至专业与学科发展的趋势,以便及时进行处理,保证教学工作正常、高效进行.同时,教学秘书还要负责教学文件管理,包括系部各专业的教学计划、授课计划、教学大纲、教师工作量、评教评学总结、考试试卷、教学科研成果等信息管理.另外还要负责教师档案管理,包括教学任务书、教学计划、教学进度表、教学日志、教学总结等教师个人信息管理.

3.沟通上下级、协调各职能部门.

教学秘书应该准确地领会学校教务处等教学管理部门的各项规定及相关精神或决定要求,并以最短的时间传达到院系领导、教师及学生那里,以确保各项教学活动有序开展.此外,教学秘书还要负责收集院系师生意见,及时地反映给学校相关负责部门,以便学校相关部门采取相应措施进行改善,解决存在的问题.教学秘书的有效沟通与协调,是保障教学工作顺利进行的基础.

4.给领导做好助手参谋.

主管领导在教学工作中起着决策的作用,但不可能每一项工作都亲力亲为,也不可能事事都考虑得全面.因此,大量的教学日常工作是在领导的决策后,由教学秘书去组织、协调和落实的.教学秘书不但要及时把领导的决策向下传递,而且要将日常管理工作中存在的问题和情况反映给院（系）领导,主动向上级部门和领导报告教学动态,更要把学生以及教学一线的教职员工的意愿反馈给领导,使领导全面了解教学情况,为主管领导在以后进行科学决策时提供具有参考意义的信息和建议,起到参谋的作用.

二、高职院校教学秘书的工作特点

1.怎么写作性.

教学管理是为教学怎么写作、为广大师生怎么写作的,教学秘书作为一个怎么写作岗位,扮演着“怎么写作领导、怎么写作教师、怎么写作学生”的角色,这势必要求教学秘书加强与任课教师、学生间的交流沟通,主动为他们着想,及时向主管领导反馈教学信息,树立自觉怎么写作的意识,真正将怎么写作落实到各项教学管理工作中,为日常教学活动正常运作做好准备,确保日常教学活动的顺利开展.教学秘书还应按照教学规律的要求和学院教学资源的现状,把教学活动中的各种可利用资源尽可能以最优方案组合起来,为提高教学质量发挥最大的效用.并充分利用学校的现有教学资源,合理安排师生的教学活动并为他们提供便利的条件,充分调动广大师生的主动性和积极性,这样就能达到怎么写作的目的.

2.辅助性.

教学秘书处于辅助的地位,作为领导的助手,必须严格地按照领导的要求来办事,不能自行其是,但也不能过于被动.应随时主动了解本校及本院的相关动向,根据教学规律制订好各项工作计划,这样才能充分发挥助手、智囊的作用.教学秘书隶属于教务处且直属于分院领导,工作中要把学校教学管理部门的通知、意见等及时向分院领导汇报并准确转达给相关的教师、学生群体,所以要合理安排时间,在繁杂的教学管理中把事件分为急、重、缓、轻的顺序来落实领导的工作方案.并且在工作中思路要清晰,资料要保存齐全,为领导处理事件提供依据,便于领导作出决策.教学秘书在工作中要到位但不能越位,给领导的决策提供信息依据和建议,做好领导的协助者.

3.繁杂性.

高职院校系部的教学秘书是最基层的教学管理者,承担大量繁杂的教学、教务管理工作.由于教学秘书同时隶属于两个管理部门,在工作性质上教学秘书归教务处各职能部门直接管理,在人事关系上教学秘书隶属于二级教学主管部门.教学秘书除了承担教务处下发的各项常规教学管理工作外,还要承担本院系办公室的日常行政性工作、各级领导安排的工作及部分学生工作、外勤工作,名目繁多,临时性及突发性的事情也多.教学秘书的工作内容几乎涉及高职院校教学管理工作的各个方面.许多工作都牵涉到具体的人和事,涉及教师和学生的切身利益,工作起来更显繁杂.

三、高职院校教学秘书的工作现状

1.不受重视.

高职院校中重教学、轻管理的现象还比较普遍.虽然教学秘书在院校的教学管理中有着不可替代的重要作用,但相对教学工作来说还是辅助性的工作,既不被一般人看重,又得不到领导的重视.比如学校在招聘教学秘书的时候,在学历、经验和专业背景等方面要求比较低.这就让人产生一种错觉,那就是这个岗位好像什么人都可以干,技术含量不高.教学秘书在教学管理中的定位和重要性并没有被普遍认可,从思想认识领域就缺乏对教学秘书工作业绩的肯定.在高职院校中,不少管理者无视教学秘书的个人成长需求,单纯地认为教学秘书只要能把现有的工作做好就行了.因此,教学秘书少有接受继续教育的机会.教学秘书在考核、职称评定、学习培训、工资待遇等方面比同学历的教师机会要少得多,教学秘书队伍建设尚不能引起领导的足够重视. 2.工作压力大.

随着高职院校专业的增加和学生、教师人数的逐渐增多,各类教学管理工作逐渐复杂,变得繁重.同时,尽管许多高校人员急剧膨胀,但是教学秘书的配备基本保持原状.长期以来,教学秘书都是一人身兼数职,教学秘书的超负荷工作状态成了高校教学管理中的一种常态.教学秘书除了处理教学类事物外,大多数还同时从事科研和其他行政工作.高强度工作在引发身体劳累的同时,极易导致心理不适.教学秘书工作几乎涵盖学校教学的方方面面,范围广、项目多、内容杂,而实际上教学秘书通常是有责无权,扮演的角色是教学院长和教务处领导指令的执行者和教学管理突发事件的“救火队员”,一旦出现教学管理事故,就首当其冲成为被问责的人.有时协助领导处理一些关系,也会让教学秘书夹在领导和师生之间,两头受气不好做人,增加精神压力.

3.发展空间受限.

高职院校普遍重视教学科研人员的职业发展,教学秘书却很难获得进修深造、出访考察、业务培训的机会,自我效能感得不到满足的同时倍感前途渺茫,与高校其他人员的差距人为地越拉越大.按照现行教学管理体制,教学秘书还应承担一定的教学研究任务.但是日常管理中大量重复性的劳动,严重地挤压教学秘书的工作时间,也限制他们创造性的思维,严重地阻碍他们的发展.另外,教学秘书的付出与回报往往不成正比.教学秘书的待遇普遍偏低,他们每天埋头于繁杂的事务,业绩难以量化,往往得不到认可和重视,从而造成与教学科研人员横向比较中的收入差距.教学秘书在职称和职务晋升上存在劣势：教师系列工作量不够,科研成果不足,管理系列表现机会少,政绩不突出,晋升之路遥遥无期,上升空间处处受阻,从而造成工作任务重与价值体现轻之间的强烈反差.

四、改善高职院校教学秘书工作现状的措施

1.充分认识教学秘书工作的重要性,给予人文关怀.

教学秘书是战斗在基层一线的教学管理人员,沟通联系着教务处、院系、教师和广大学生,其业务水平和综合素养,直接关系到教学工作的正常运转和教学质量的稳步提高.因此,要充分认识教学秘书工作的重要性,重视教学秘书的选拔和培养,肯定教学秘书的作用和业绩,提高教学秘书的地位和待遇.对教学秘书给予人文关怀,使他们的人性得到完善发展,肯定成绩,包容失误,给予权力,增强教学秘书的归属感、自豪感和使命感,凸显其学校事务中的主人翁地位,使其切身感受到个人成长与学校发展的和谐统一,在为高校教学管理做贡献的过程中实现自我价值.

2.重视教学秘书队伍建设,缓解工作压力.

高职院校对教学秘书不但要使用,而且要培养,更要将教学秘书的培训、深造、交流等纳入师资培养计划.通过理论学习、专题辅导、进修深造等形式,使教学秘书们系统掌握先进的教学管理方法和手段,切实提高职业素养.通过观摩学习、研讨交流、出访考察等形式,让教学秘书们互相交流工作经验,开阔视野、启发思维、扬长避短,结合自身院系实际探索出优化的教学管理模式.此外,高职院校还应采取相应措施,鼓励教学秘书积极参与各级教改教研项目,如设立一些教学管理方面的课题项目,让教学秘书有机会申报一些科研课题,并通过课题研究来提升自身的理论水平,以理论研究推动教学管理工作更上新台阶.

高职院校还应合理更新教学秘书队伍,建立人才队伍合理流动机制,未雨绸缪,及时补充新生力量.根据院系的工作量调整给教学秘书队伍增加新生力量,缓解教学秘书的工作压力.教学秘书,其工作性质应定位于既是教学工作管理者,又是怎么写作者,而管理从本质上讲也是怎么写作.教学秘书的工作是为领导、教师和学生怎么写作的,一个教学秘书需要怎么写作于几十位教师、上百个学生,工作量之大可想而知.因此,教学秘书工作需要领导的支持,辅导员的协助,教师和学生们的配合,否则教学活动无法正常开展.

3.建立激励机制,拓展教学秘书职业发展渠道.

高职院校首先应改变观念,对教学秘书的工作进行科学有效的考核评估,在评优评奖、薪酬待遇、职位晋升等方面为教学秘书提供相应的机会,实现工作付出与工作回报的合理平衡.学校可以每年或每两年搞一次教学秘书的评奖评优活动,比如开展“教学管理先进个人”、“管理育人先进个人”、“教学管理怎么写作之星”等评选活动,这些活动采取精神奖励和物质奖励相结合的形式,激发教学秘书的工作积极性和信心.其次,学校在教学秘书职称评审时要有适当的政策倾斜.因为教学秘书工作比较繁杂,整天疲于应付,没有多少时间和精力用于科研,所以在职称评定时可考虑一些相应的政策倾斜.再次,给教学秘书提供转岗或晋升机会,对于有硕士学位有教学职称的教学秘书可以为其提供转教学岗位的机会.总之,让每一位教学秘书都感到有良好的发展前途,才有助于教学秘书队伍的建设和可持续发展,从而促进高职院校教学管理工作水平和质量的提高.