高校教学档案数字化管理与建设

在高校教学与档案管理中,以文字、图表、声像等不同形式保存下来的数字化教学档案,是高校教育改革与发展中不可或缺的组成部分.教学档案数字化建设能够促进新时代我国高校档案事业发展,也能够提高高校教育教学水平.应积极构建相关管理模式,制定一系列有效的措施与对策,以实现高校教学档案信息数字化建设的可持续发展.

教学档案数字化管理扩大了教学档案保存的内容.传统纸质教学档案只能保存文字、图形、图像等几种基本的信息类型.对于现代的媒体发展而言,其保存的范围非常狭窄.反映了纸质教学档案的局限之处.教学档案数字化管理是信息时代的产物.信息社会有着邮件、、电传、电视、电影、出版、新闻、创意、广告、设计、教育等主要的功能,能够把文字、语言、图像、声音、图表、动画、数据等融为一体,使人们的视觉、听觉、触觉、嗅觉达到和谐一致.因此,教学档案数字化管理有着多样化的特征,其意义与功能在数字化时代得以充分展示,其传播的效果是高校教学档案发展过程中的重大革新.

高校教学档案数字化管理提高了教学档案管理工作的效率.首先,高校教学档案数字化管理使教学档案能够按时归档,检索与查询更加方便.高校各系部可以按照自己的权限,在网络系统中分组传阅相关资料,并标明处理意见.在年末归档的时候,在高校教学档案管理系统数据库里,按数据格式来传输有关的教学档案,能够减少高校教学档案管理部门录入教学档案数据的工作.在平时的工作过程中,教学、科研、设备等教学档案已进行数字化处理,不需要来录入大量的数据.作为传统教学档案的关键,数据录入问题得以解决.其次,各种校园网数据库的建设,使数据处理效率提高,各种数据能非常准确而及时归档.高校内的管理对象众多,通过数字化教学档案,能够准确反映教职工的入职、调动和退休、学生入学和毕业等的情况.

教学档案数字化管理能够优化配置教学档案资源.数字化教学档案能够进行自动分类组卷管理,其保存的环境优于纸质教学档案,能够从根本上避免教学档案的丢失、损毁等情况,从而减少保存成本.通过数字化管理,数字化资料在转化为教学档案的过程里,可以随时从不同角度和其他文档进行检索、整序、分类、组合、组卷、统计,还能够便捷的展示文档的时间、内容、来源、形式等各方面的关联.在教学档案数字化时代,不再需要再像纸质教学档案管理一样,通过人工的方法来为大量而复杂的教学档案进行分类组卷,使得教学档案的管理工作更加方便.光盘的保存环境并不严格,极大地减少了教学档案丢失、损毁的可能性,降低了保存成本,对于保存管理教学档案与共享教学档案资源发挥了无可替代的作用.

数字化教学档案是高校系部教学工作的重要部分,要有一定权限才可以使用.系部数字化教学档案的用户有三种：学生,教师和教学管理人员.对于三种不同用户应授予不同的权限,监控登录的方式,保证档案信息资源的安全可靠.

教学档案数字化建设不是简单的档案管理,而是和日常的教学工作密切相关,从日常的教学中直接转化,或者是初步加工后转化而来.因此,教学档案数字化建设应依据教学工作的需要来确定,适应日常教学管理系统.

作为信息资源,数字化教学档案不局限于高校的私有财产,其成果可通过网络应用于社会上,实现其社会价值.因此,在进行教学档案数字化建设的过程中,要遵守国家、专业标准,构建具有自身特色的数字化目标,和其他部门进行协调合作,统筹规划,实现资源共享.

教学档案数字化管理与建设有用两种方式：一种是档案馆室授权数字化专业单位,委托其制作.这种方式使得档案馆室节省了购写数字化设备、设施的费用,而且时间短、质量高,缺点是费用比较高.另一种是通过组织人员自己完成.首先,依据需要构建高校学生学历数据库,提出数字化目标.其次,明确数据格式,包含姓名、性别、学习起止日期、出生日期、层次、专业、学习形式、毕业情况、毕业生照片与书编号等.第三,核对数字化教学档案的数量,检查档案信息的完整性,分析数字化教学档案的数据.第四,制定需要完成的时间与分析计划工作量.第五,准备电脑,然后安装数据录入系统.第六,在档案馆室人员进行简单的培训之后,指出录入数字化教学档案注意事项,开始录入数据工作.第七,完成全部的数字化教学数据录入,档案馆室负责进行汇总与核对工作.第八,制作档案数据光盘,在上报的同时,档案馆室要备份保存.档案馆室的保留的数据,在档案管理系统中进行数据格式的转换,并且在网页上提供链接,以方便查询.

在人员使用方面,发挥学生对电脑操作熟悉的优势,通过提供长期的勤工助学岗位,同在学生实习实践的过程中输入档案数据,建设数字化教学档案数据库.在建设经费方面,向学校申请教学档案数字化建设的专项基金,争取学校的经费支持与投入.在设备配备方面,密切沟通与联系学院系部、教务处与研究生院,在寒暑检测等设备比较空闲的时间,使其计算机、高速扫描仪等设备得以充分利用,在任务比较繁重的时候集中完成数字化教学档案建库工作.

根据数字化教学档案的具体情况,采取三种输入方法：电脑键盘手工录入、机器扫描输入、电脑多媒体输入方法输入.构建基础目录数据库,成绩数据、学籍数据等索引部分的文本数据都可以通过手工方式进行输入；对诸如文凭、发放名册、学籍中毕业生照片等要求使用原件的部分,则通过数码相机拍摄或者扫描,以图形的形式保存在相应数据库里；对于多媒体教学录像等,使用电脑多媒体处理方式将其转换成数字化文件.在数字化数据库格式标准的选择上,运用统一的常见文件格式.在教学档案归档应用软件系统开发完成之前,资料的归档可建立实用而简单的卷内目录、案卷目录与归档移交清单表格,然后这些数据由档案馆室人员通过相关软件转入至数据库中.在数字化教学档案运用的形式选择上,实现怎么写作网络化,进行数字化教学档案管理与高校管理模块的联网对接,使得高校各部门能够直接调用教学档案.此外,数字化教学档案数据库利用范围要进一步扩展,实现资源共享,积极发挥教学档案数字化的作用.

高校教学档案数字化管理与建设是高校档案工作的核心之一,是高校教学工作记录、参考、总结的依据.数字化教学档案真实、准确、完整地展现了高校教学管理的整个过程,为教学活动提供直接的怎么写作,是教学工作的重要组成部分.进行科学规范的教学档案数字化建设,是非常必要的.当然,构建高校教学档案数字化管理与建设平台的时间还不长,还有很多不完善的地方,需要进一步研究与探索,不断发展与完善数字化教学档案管理工作,为高校教学发展与改革提供更优质的怎么写作.

注：该文系陕西省教育科学“十一五”规划2010年立项课题（SGH10088）和咸阳师范学院2010科研项目（10XSYK326）阶段性研究成果

【参考文献】

[1]王斌华.教师评价模式:教学档案袋[J].教育理论与实践,2004,（7）.

[2]蔡青.关于高校教学评估与优化教学档案管理的思考[J].高教论坛,2006,（4）.

（作者简介：成冬梅,陕西工业职业技术学院新闻中心讲师；孙洋,咸阳师范学院教育科学学院讲师）