高校财务档案管理信息化建设

[提要]随着我国高校教育改革的不断深入,高校财务档案出现了一些新的特点,不仅给高校财务档案管理工作带来新的挑战,而且也对高校财务档案管理工作提出新的要求,加强高校财务档案管理信息化建设已刻不容缓.本文深入分析当前高校财务档案管理信息化建设存在的主要问题,并提出相关策略.

关 键 词：高校,财务档案管理,信息化

中图分类号：G271文献标识码：A

收录日期：2015年2月2日

高校财务档案管理信息化是指高校财务档案管理部门在科学收集、整理、归档、开发、利用、存储和管理各类高校财务档案时大量运用包括数字化、网络化在内的现代信息技术,最终形成财务档案信息资源科技含量高、财务档案资源存储便捷安全、财务档案信息查询迅速准确、财务档案管理全面电子化、财务档案载体实现环保无纸化的高水平的高校财务档案管理.目前,随着我国高校教育改革的不断深入和发展,高校财务档案出现了一些新的特点,如信息量增大、时效性增强、内容更新迅速、标准变动频繁等.高校财务档案的新特点不仅给高校财务档案管理工作带来新的挑战,而且也对高校财务档案管理工作提出新的要求,而加强高校财务档案管理信息化建设无疑可以主动应对和适应这些新特点的有效措施,进而全面提高高校财务档案管理的现代化水平.

一、高校财务档案管理信息化建设存在的主要问题

1、领导重视不够,基础设施投入不足.高校财务档案管理信息化建设成功与否在很大程度上取决于学校领导的重视程度.高校财务档案管理信息化建设是一项系统工程,是一个关乎高校发展全局的工作,做好财务档案管理信息化建设需要高校各部门的配合和协作.目前,许多高校领导对于财务档案管理信息化建设重视不够、认识还不全面,导致高校财务档案管理信息化建设速度滞缓.有些学校将财务档案信息化看作是财务部门的事情,档案管理部门仍然采用传统的管理模式,按照以往的思路办事,财务部门提供什么样的档案就保存什么样的档案,没有进行必要的归档和整理.此外,高校财务档案管理信息化建设的重视程度不够及认识不到位也直接导致高校在财务档案管理信息化建设方面投入的人力、物力明显不足,软件、硬件等基础设施达不到应有的要求,影响高校财务档案管理信息化建设的进程.

2、管理制度不完善,建设目标不明确.高校财务档案管理信息化建设的相关提议尽管早年就已经被提出,而且一些主管部门也为该项工作制定了相关制度规范,但大多数高校财务档案管理信息化建设的规章制度零散的见于相关部门发布的文件中,目前没有形成一套完整的规章制度体系,高校在进行财务档案管理信息化建设的过程中,缺少必要的理论指导与支持,导致高校财务档案管理信息化建设目标不明确、标准不统一,在一定程度上影响了财务档案管理信息化进程.由于没有统一的标准,高校在财务档案管理信息化建设过程中制定的制度、措施等多种多样、五花八门,财务档案管理信息化建设的各个环节也存在着这样或那样的问题,如何规范高校财务档案管理信息化建设已成为高校信息化建设的首要问题.

3、管理人员素质不高,缺乏相关专业知识.高校财务档案管理信息化对于财务档案管理人员提出了更高的要求,它要求财务档案管理人员必须熟练掌握财务、档案管理、信息网络等方面的知识,这些知识缺一不可.然而,目前我国高校财务档案管理人员素质整体不高,缺乏相关的专业知识.我国高校从事财务档案管理的人员,能够运用现代化技术手段搜集和整理财务档案,同时又能够将纸质档案转换成数字化档案的专业人员非常少.一些高校财务档案管理工作岗位往往配置一些临近退休、专业能力不强的人员,缺少专业的档案管理知识和财务知识.此外,许多高校对于档案管理人员的培训和指导也不到位,既懂财务又懂档案,既能进行数字化处理又能进行信息化处理的复合型档案管理人才极度匮乏,这在一定程度上影响了财务档案管理信息化建设的进程.

二、高校财务档案管理信息化建设相关策略

1、加强领导,完善财务档案管理信息化建设制度.毋庸置疑,领导是财务档案管理信息化建设的真正推动者,领导信息化意识程度的高低决定了信息化建设的力度和深度.当前,高校领导者要全面树立科学的管理思想,摆脱传统思维的束缚,认识和理解计算机和网络技术应用于财务档案管理工作的重要性.高校领导要站在全校发展的角度来进行统筹规划,重视财务档案管理信息化工作,建立完善的高校财务档案管理信息化工作制度,如数据库系统的监控制度、内网与外网的物理隔离制度、重要数据备份制度等,积极推进高校财务档案管理信息化建设.此外,高校还应明确财务档案信息管理的管理职责,要以财务和档案管理部门为中心,其他相关部门积极参与,密切配合.财务部门负责财务档案的电子化、数据化,档案管理部门负责档案资料的网络化应用.

2、加大基础设施投入力度,构建财务档案管理信息化平台.基础设施条件是档案信息化工作不可缺少的基本前提,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,其核心是档案信息网络化,它是档案信息传输、交换和资源共享的前提.高校在财务档案管理信息化建设中要加大基础设施投入力度,完善各种基础设施,如存储器、怎么写作器、操作系统、交换机、路由器、数据库管理系统、安全系统等,构建财务档案管理信息化平台.高校在构建财务档案管理信息化平台上,主要做好两个方面的工作：一是财务档案数字化建设.财务档案的数字化建设是对重要的财务信息资源文件原件采用电子扫描仪扫描、光盘刻录机刻录、数码相机摄影、数字档案资源格式转化等现代化的信息采集技术和设备将纸质的财务数据文件有效地转换成数字化财务档案资源,二是财务档案信息化数据库建设.财务档案信息化数据库主要包括会计档案管理数据库、财务报告档案管理数据库、资金结算档案管理数据库以及教学、科研资金管理档案数据库等.

3、强化财务档案管理人员的技能培训,不断提高其素质和能力.财务档案管理的信息化要求档案工作人员不但要拥有传统档案管理中组卷、编目、分类、录入等工作技能,还要能熟练掌握计算机、网络、信息安全及信息分析等新的知识与技能.档案信息化的建设成功与否,不但取决于工作人员的固有知识与技能水平,还取决于工作人员在工作中的知识更新与技能培训的效果.因此,高校财务档案管理部门必须积极通过多种途径对财务档案管理人员进行业务培训,建立一支高素质的财务档案管理队伍,逐步改变当前财务人员队伍知识结构单一的局面,不断加强财务档案管理人员的技能培训,使财务档案管理人员的知识始终保持在前沿水平.另外,高校还要因地制宜地建立财务档案管理人员考核机制,通过各种激励措施激发财务档案管理人员的学习热情和工作热情,培养出一支高素质、高水平的综合性财务档案管理人才队伍,以适应技术发展带来的新要求.

主要参考文献：

[1]刘迎春.高校财务档案信息化管理研究[J].沿海企业与科技,2010.7.

[2]曹晶.高校财务档案管理信息化探讨[J].现代营销（学苑版）,2010.10.

[3]赵文君.浅谈高校财务档案管理[J].中国集体经济,2010.34.