基于我国高校档案网站检索怎么写作访问探析

摘 要：本文通过对各高校档案网站检索怎么写作的访问调查发现,各高校档案网站检索怎么写作功能还存在很多问题,笔者归纳分析了存在的问题,并针对如何改进高校档案网站检索怎么写作功能提出了几点建议和设想.

关 键 词：档案网站；检索；怎么写作

随着档案网络信息化建设的逐步推进,各高校档案网站都陆续建立,并将由展示型走向怎么写作性,检索怎么写作也取得了一定进展.但通过对各高校档案网站检索怎么写作的访问调查发现,各高校档案网站的检索怎么写作功能还存在不少问题.那么,怎样改进高校档案网站检索怎么写作功能,是值得我们探讨和思考的问题.

1改进高校档案网站检索怎么写作的必要性

以手工查询登记为方式的传统档案管理模式已存在很多问题,比如保管难、整理难、登记繁琐、查找费工又费时等等.相比于传统检索,用户网上信息检索可以不受时空限制进行远程检索,多位用户同时利用.只要能上网,用户就能身心愉悦地畅游,灵活、方便地搜索所需档案信息.在这个档案信息与日俱增的年代,有效的检索是档案怎么写作的前提和主要途径.为此,各高校档案网站应积极改进各自网站的检索怎么写作功能,加快信息资源数字化步伐,拓展信息资源整合范围,定期公布现行文件信息、开放档案全文和目录信息等,实现档案信息资源共享最大化.

2高校档案网站检索怎么写作存在的问题

2.1检索资源少、范围窄

检索资源匮乏是制约高校档案网站资源建设的一个极其关键的问题,主要体现在：首先,网站内可供检索和有价值的档案资源信息很少,不实用.大多是机构设置、档案馆介绍、政策法规、工作动态等板块,提供全宗目录、案宗目录、图片档案等的网站很少,大多数网站都没有检索工具,甚至有的还无法链接.其次,网站内能够实现全文检索怎么写作的极少.一般普通用户大多需要的是档案信息的全文,由于检索到的只是目录,所以依然需要到档案馆中查阅,无法实现资源共享.再者,检索范围狭窄,整合范围需要拓展.高校档案网站往往各自为政,割据局面极其严重,提供的信息资源只是自身的馆藏资源,跨馆资源极少.

2.2检索功能单调,缺乏人性化

一个高校档案网站的检索方式和功能完善与否,不仅关系到用户查询检索的效果,还会对用户效益的形成产生影响.经调查发现,目前多数高校档案网站检索功能的设计还很不完善,很多网站检索途径单调,无法满足专业不同和层次不同的利用者的需求,大部分高校档案网站只有关 键 词这一种途径；有的专业性又太强,如提供以下途径进行检索：题名、目录号、档号、起止时间、责任者等,其中的目录号和档号途径对于普通利用者来说是无法使用的,远不如主题词、题名关 键 词或全文关 键 词这些途径更容易掌握；有的高校档案网站虽提供分类检索,但大多不重视用户的需求,没有根据用户访问目的或类型进行分类,检索的针对性不强,无法方便用户检索利用和选择.以上表明,高校档案网站检索功能还存在诸多缺陷,设计单调,缺乏人性化,不便于用户利用,检索效果不理想.

2.3资源检索提示帮助和导航系统缺乏

一个档案利用者,不管是普通利用者还是专业人士,不可能盲目地使用一个检索怎么写作系统.在使用前,一般首先了解这个检索系统怎样使用,它提供的资源有哪些.只有这样才能有效的进行检索,保证检索的效率.但网站调查显示,目前高校档案网站中能提供检索资源详细说明和检索操作说明的寥寥无几,有些只提供检索方式的部分操作说明,而比如有些操作图示几乎没有.要使检索系统完善,应充分考虑利用者在使用过程中可能遇到的检索难题和困惑,如何帮助用户使用查找方便,及时给予和有效帮助.调查显示,目前高校档案网站还缺乏检索导航和帮助指导,还不能真正站在用户的立场上开展工作.

3高校档案网站检索怎么写作的建议与设想

如何充分满足利用者多样化的档案信息检索利用需求,是每个高校档案网站所期望的目标.而目前的高校档案网站检索怎么写作系统还无法实现这个目标.那么如何改进当前高校档案网站的检索怎么写作功能来实现这一目标呢?通过分析存在的问题,我们应该从利用者的立场出发进行改进.建议如下：

3.1加快信息资源数字化步伐,拓展检索范围,尽快实现全文检索和资源共享

网站建设资源是基础,拥有充足丰富多样的信息资源才是实现检索怎么写作的根本,才能吸引用户,使用户效益产生.因此,要完善和改进高校档案网站检索怎么写作功能,第一要加强资源整合,加快信息资源数字化步伐.这就要求高校档案网站把档案馆的多个现行文件数据库、多个馆藏档案数据库及网站上多个零散的信息资源进行收集整合,如编研成果、学籍档案、特色档案等进行数字化处理并及时上网,加快档案信息资源上网步伐.第二要拓展检索范围,实现资源共享.高校档案网站信息资源的整合大多只整合本馆内部的馆藏资源,从而导致了检索范围狭窄,我们可以加强与其他高校合作,把各高校档案馆资源进行有机整合,或加强各个不同网站之间档案检索系统的友情链接和合作,从而减少紧张的经费投入,重复劳动也可避免,扩大整合检索范围,实现效益最大化,方便满足利用者的多样化需求.第三高校档案馆网站不仅要加快开发档案目录数据库,还应加大力度,对馆藏开放档案进行识别扫描、数字化处理后上网,以便检索利用,从而实现用户足不出户便知天下的目标.

3.2完善检索功能,实现人性化检索怎么写作

目前,多数高校档案网站的检索方式虽然具有多样性的特点,但检索功能在设计上有的太过专业,有的太过简单,不同用户的不同需求还不能充分满足.所以,可以考虑设法使检索功能扩充.针对不同用户的需求和利用习惯设置扩充功能,使检索更具人性化,效果更理想.比如模糊和精确匹配、同义词、推荐检索词、分类查询等功能可以增加到高级检索中；还可以扩充限制检索功能,它是专门检索数据库的一种常见的检索方式,主要是通过限制检索条件使检索范围逐渐缩小,从而使查准率提高,方便利用者查找检索,如二次检索在结果中检索就是限制检索；增加跨库检索功能；改进分类检索功能,分类类目设置、划分合理增加,从而方便查找、检索和浏览；增加主题词、篇名、分类号、著者等多种检索入口,提高检索系统的功能.可供检索的信息入口越多,其功能就越强大.从“以人为本”的观念出发,高校档案网站检索系统的设计不仅要有强大的检索功能,还要优化检索界面,如二次检索中的检索结果目录表的设置,同一页既有细览区又有粗览区的显示设置,这样结果一目了然,用户操作利用直观方便,好用好学,检索系统更具人性化.

3.3提供必要的导航系统和检索帮助

要访问一个高校档案网站,利用者必须首先要会使用检索系统,还要了解该站的大致内容,方可有效访问.那么从何获取这些信息呢?这就需要网站提供必要的帮助和指导.高校档案网站应对检索资源给予详尽说明,如可检索的馆藏档案资料、现行文件、专题档案及特殊档案的数量范围,能给予案卷级、文件级目录范围和全文查阅的信息范围等.网站上可以通过设置“系统说明”、“系统指南”或“帮助中心”等导航栏目,为用户提供检索系统使用操作说明,从而帮助用户正确应用各种检索功能和检索方式,及时解答检索中遇到的难题和困惑,进行有效快捷的检索.