行政单位记录档案的建立与管理

【摘 要】

目前,我国的行政体制改革正在不断深入,行政记录档案管理工作对行政单位运作、发展的影响也越来越大.合理有效的档案建立、管理方式能够保障行政单位各项日常工作的协调、有序和高效运行,因此加强行政事业单位档案的建立以及管理的工作效率,科学及系统性地开展档案管理工作便显得非常重要了.本文在此便阐述了行政单位和档案管理的相关概念,并对行政单位记录档案的建立以及管理问题进行了研究.

【关 键 词】

行政单位；档案建立；档案管理

对于行政单位的发展而言,档案的建立和管理起着举足轻重的作用.对记录档案如果缺乏有效管理,就会使行政单位工作效率产生瓶颈.因此,怎样才能高效率地建立及管理这些档案,打造出良好的发展环境,已成为现在行政单位所要认真考虑的主要问题.故本文深入研究分析了行政单位记录档案的建立和管理方面的问题,希望能够对我国行政单位档案管理各方面的工作提供有效帮助.

一、行政单位记录档案的相关概念

(一)行政单位的相关概念

行政单位是指以国家行政管理、国家经济建设与文化建设以及维护社会公共秩序等为主要工作的单位,包括国家权力、司法、行政、检察等机关和实行预算管理的其他机关以及政党组织等等.

(二)记录档案管理的相关概念

记录档案是指档案工作人员在充分掌握行政单位基本情况的基础上,使用文字进行记录的方式,完成档案案卷的制作.

档案管理是指相关部门对档案实体以及档案信息进行直接管理的各项业务工作的总称,也是国家档案事业的最基本组成部分.其主要内容包括：档案的收集、价值鉴定、整理、保管、统计、目录编辑和检索,档案的编辑研究以及提取利用等等.

二、我国行政单位记录档案的建立和管理现状

(一)对档案建设管理工作的重视度不够高

目前我国行政单位对于档案工作不太重视,某些机关的档案管理意识不强,监督力度较小,对档案工作中人力、财力、物力以及档案整理时间等方面的需求无法给予充分保障.虽然各单位已将档案工作列入年度工作计划,也设置了专员负责落实,但在把档案管理作为各部门工作有效机制来实施方面还有所欠缺.

(二)档案建立管理的方法和技术不够先进

部分行政单位在档案管理工作中尚缺乏有效制度以及规范流程,管理手段不够先进.主要体现在：没有档案工作管理进行宏观规划,未制定详细的年度以及长远工作任务和目标,以致于无法对档案建立、管理的日常运作展开指导；还有工作缺乏动态性,没有将工作过程中获取的资料信息及时在档案中更新,这样不利于客观反映员工的实时工作情况,使得档案信息不够完善；此外,信息化管理的技术水平不高,只是将档案目录信息等简单地录入计算机,而对于资料检索以及调阅档案等仍习惯于手工操作,从而直接影响档案的使用效率.

(三)档案工作人员的业务素质较低

档案的建立与管理是一项专业性、技术性极强的工作,对档案工作人员的专业素质要求较高.然而部分单位的档案人员往往身兼数职从而疲于应对日常工作或是工作需要频繁变动,缺乏从事档案管理工作的时间和精力,以致于直接影响了档案管理工作的持续性及稳定性.另外,由于部分档案工作人员的业务水平较低导致文件的整理分类以及保管期限划分等方面出现问题,经常发生档案不按时立卷归档、未及时移交综合档案室等情况.

三、行政单位档案建立管理的改善措施

(一)要建立健全档案建立管理制度

档案建立管理工作的制度需要充分体现其科学性、合理性以及可操作性.要同单位特点、档案工作实际相符合,以使行政单位档案管理的需求得到满足；并且建立起来的档案制度要具有双向约束性,同时约束单位领导和干部职工；此外档案管理制度的实施还需要既规范又灵活.行政事业单位档案工作制度的制定要按照国家标准来进行,由于各行政单位规模性质有所不同,档案建立管理工作需要根据工作特点的不同来确定各自的管理方式与制度规范.档案部门应当根据自身状况,并通过不断地实践、探索和总结,建立出内容全面、结构完整并符合实际的档案建立管理制度.

(二)要提高档案管理的信息技术水平

要使先进的信息技术在行政单位档案管理中得到最大程度的发挥,以充分提高工作效率并延长档案使用寿命,则需要各级行政事业单位的档案管理部门利用现代信息设备以及相应的先进技术,将档案相关资料完整输入计算机.并通过相应的技术处理,将文字、图片、声音等信息转化为数据资料,以实现档案纸质和数据格式并存；此外,可以简化保密范围之外档案的使用流程,既方便了使用者又提高了档案提取效率.

(三)要提高档案工作人员专业素质水平

档案工作人员除了具备基本政治素质外,还需要较强的严守国家秘密意识；应当懂得文书学、档案管理学和中外档案史等专业知识,并且熟悉党和国家相关各项法规及方针政策；还要能在实际工作中灵活运用档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识；此外还需要树立终身学习观念,为了适应国家社会的发展需求,档案工作者必须经常参加系统的知识更新学习和教育培训,不断拓宽知识面,提高自身素质.

(四)加强档案安全管理

行政单位的记录档案有其自身的特殊性,某些档案还有特殊保管要求,因此相关行政单位应使其安全保管得到充分保证.比如设置特藏室,或是利用相关计算机网络技术,将各种类型的档案尽快录入计算机并刻制成光盘,以满足保护档案原件和确保档案实体安全的需求.

四、结束语

行政单位的档案建立和管理通常对于单位管理层的决策及管理起到举足轻重的作用.而目前我国行政单位的档案工作尚存在一些问题,对档案工作发挥经济以及社会怎么写作功能产生了不良的影响.希望日后行政单位能够对档案工作更加重视,并且加大投入,改善档案工作技术水平和工作效率,促进其各方面的发展.