高校档案管理信息化

摘 要：随着科学技术水平的不断提高,信息化已经不断的融入到人们的生活和学习中,许多高校的档案管理都实行信息化,使高校的档案管理水平得到提升.本文对高校档案管理信息化的作用以及存在的问题进行分析,对高校档案管理信息化的进一步发展提出建议.

关 键 词：高校；档案管理；信息化

高校档案是大学教育中重要的信息资源,对于档案管理工作,大部分高校也在进行不断的探索和创新.随着信息化技术的不断发展与应用,为了顺应时怎么发表展潮流,许多高校的档案管理工作也实行信息化管理,高校档案管理信息化是必然趋势,对于整理高校的信息资源,查询信息资料等都有重要意义.

1高校档案管理信息化的作用

1.1提高信息利用率

传统的档案管理需要利用纸张进行手工书写,采用档案信息化管理,能够使管理实现无纸化,能够通过信息技术及时的录入、了解和查询相关信息,能够提高高校档案的实时化管理.在高校档案管理信息化的运用过程中,一条档案只有一个目录号,大大提高了信息的利用率,避免信息资源的浪费.

1.2提高高校档案管理工作的效率

在传统的档案管理工作中,需要手工对信息进行录入,查询,需要投入很多的人力和精力.运用信息化对高校档案进行管理,能够避免人力物力的浪费,同时还能够提高档案管理的工作效率.信息化的档案管理利用信息技术,建立与高校相适应的信息档案数据库,并且将档案号与目录进行一对一的对应,实现了档案信息的有效整合.信息化的档案管理使信息的录入与查询变得简单,节约了很多时间.

1.3避免了高校档案管理信息的重复和丢失

高校通过建立档案的信息化管理,能够实现档案信息的优化利用.在信息化管理过程中,能够对高校信息进行合理分类,并且按照一定的标准,在数据库中进行录入,不会造成一档多卷或者是一档多号等现象的产生,能够实现信息的完整度,同时能够方便档案信息的查询,与此同时能够减低信息的重复率,避免高校信息的丢失,给档案管理工作带来了便利.

2高校档案管理信息化存在的问题

2.1对高校档案管理工作的重视程度不够,管理意识淡薄

目前,我国大多数高校对档案管理的重视程度不够,对其的重要性和必要性缺乏真正的认识,没有看清档案管理工作在学校管理中的重要地位.许多高校领导只是将档案管理作为是一种信息的录入和查询的工作,并且对于档案信息化管理的时效性没有明确的理解.许多档案信息化管理的工作人员更是忽视了其重要性,单纯认为档案信息管理的工作就是对信息进行整合和保管,不会起到实际作用,便对其工作安于现状.

2.2档案信息管理的基础设施建设落后

许多高校将资金都花费在校园内环境建设,图书馆建设,教学设施完善上,造成高校的资金往往出现紧缺的现状.大部分情况下高校对档案信息化管理的资金投入较少,导致我国高校信息化档案管理的相应设备设施还不完善,许多高校依然采用手工方式.尽管部分院校已经进行了档案管理的信息化,但是计算机的配备上还有待加强,并且对于数据库的开发等还不够完善,相比校园其他的信息化建设,档案管理的信息化基础设施建设比较落后.

2.3工作人员整体素质不高

许多高校的档案管理信息化已经具备了相应的条件,但是工作人员的整体素质还不够高.许多信息档案工作人员的信息化技术水平不高,缺乏对信息技术的掌握,同时缺乏对信息技术的知识的掌握和理解.许多工作人员工作热情不高,工作不积极,态度不认真,同时对于档案信息管理工作的工作责任意识淡薄.

3高校档案管理信息化发展的建议

3.1加强高校对档案信息管理的重视

高校档案信息化已经成为了学校信息化发展的必然趋势,针对目前大多数高校对档案管理工作在认识上存在不足以及管理意识淡薄的现状,更应该强化高校负责人对高校档案信息管理的重视,对档案信息管理进行宣传,营造良好的高校信息化氛围.

3.2加强基础设施建设

为了贯彻落实高校的档案信息化管理,学校相关部门要增加资金投入,对档案信息管理的基础设施进行建设.高校要积极向政府和教育主管部门去争取资金,促使高校的档案信息化建设有可靠的资金来源.同时高校要发挥自己的主观能动性,合理利用安排自己的资金,对档案信息管理的资金要进行明确规定和投入使用.同时对于档案信息管理的计算机以及数据库的建立等都要进行不断地完善.

3.3提高工作人员的综合素质

即使对档案进行信息化管理,也需要发挥人的主观作用.因此,工作人员综合素质的提高,对档案信息化管理有很大的推动作用.高校要实行一定的奖惩制度,提高工作人员的工作热情.同时对工作人员进行定期的培训,增强其信息化技术水平,对知识技术进行巩固.工作人员要树立正确的工作意识,提高工作积极性和责任感.

4结束语

高校档案管理信息化是一项任重而道远的任务,需要高校不断对其进行深化研究,同时对于已经发现的问题要及时解决,使档案的信息化管理能够顺利进行.