船长对船舶证书的管理

摘 要：有效的船舶证书是船舶适航适货的重要证据.本文从船长的角度去理解船舶证书中的相关信息,介绍如何保持证书齐备和有效.

关 键 词：船长船舶证书有效

船舶证书是相关部门对船舶进行验证后,所颁发的技术状态的书面符合证明.其中,船舶国籍证书更是船舶所有权的书面凭证,是船舶的明.我国《海上交通安全法》规定,“船舶和船上有关航行安全的重要设备必须具有船舶检验部门签发的有效技术证书”,“船舶必须持有船舶国籍证书,或船舶登记证书,或船舶执照”.我国《海商法》第四十七条规定,“承运人在船舶开航前和开航当时,应当谨慎处理,使船舶处于适航状态等”

船舶证书是证明船舶是否适航适货的重要证据.船长要确保船上配备相应的、有效的船舶证书.如果船舶未持有相应的证书,或者船舶证书失效,港口当局可以滞留船舶或强制检验.

我国《船员条例》第二十二条规定,“船长管理和指挥船舶时,应当符合下列要求：（一）保证船舶和船员携带符合法定要求的证书、文书以及有关航行资料等（三）保证船舶和船员在开航时处于适航、适任状态等”

第五十八条规定,船长未保证船舶和船员携带符合法定要求的证书、文书以及有关航行资料的,由海事管理机构处2000元以上2万元以下罚款；情节严重的,并给予暂扣船员适任证书6个月以上2年以下直到吊销船员适任证书的处罚.

船舶证书是进出港手续的重要依据.在PSC检查、FSC检查时,船舶证书是检查官首先检查和必查项目.证书方面的缺陷可能直接导致船舶被滞留.

船舶证书如此重要,但是时常出现管理不当的问题.例如某船在港口签证时被海事官员发现适航证书过期,导致无法正常签证出港.又例如,某一船长上船接了班,在文件夹内却找不到C证书,而该船第二天早上准备开往国外,不得已只能上报公司.后来,却在复印机旁边的沙发缝隙中找到该C证书,虚惊一场.如何管理船舶证书,保持证书的有效性,避免出现不必要的失误呢?

1.船舶证书的交接

有一个说法,船长上船接班就是接证书,可见船舶证书的重要性.船长上船接班时一定不要怕麻烦,要对照清单将证书逐份检查,检查重点是船舶证书是否在有效期内,证书有否缺页（可看每一页证书的最底下标注,如第一页标注1/4,那么该份证书就应该有四页）；查看有无被写作技巧或者其他人借走的借条.如果发现证书缺失,应与交班船长澄清,书面记录,必要时上报公司,避免影响船舶生产.

多数情况下,船长接班之后即刻面临着有大量的工作.既有本港的货物装卸、港口检查、加装油料物料、检修、离港安排等工作,又有下一港口的手续、邮件和等等.船长在工作如此纷繁的情况下,容易将证书搞混,以致一时找不到想要的证书,从而影响港口手续的.因此,船长在检查并交接完船舶证书之后,要对应清单目录将证书放回文件夹,且每一次使用证书后马上归位,并将之形成一种习惯.

2.船舶证书的整理

船长应当对船上的证书进行清点、登记,并设立专门的文件夹存放.为方便查找,可制作一份目录清单夹在证书文件夹首页.船舶基本上每年要进行一次检验,因此,船长每年至少要清点记录一次（可在检验后）,及时对证书中所更改的信息进行登记.

主要的船舶证书如下：国籍证书；国际吨位证书；国际载重证书；货船设备安全证书；货船构造安全证书；货船无线电安全证书；入级证书；适航证书（非入级船舶）；国际防止油污证书；国际防止生活污水污染证书；国际防止空气污染证书；安全管理证书；符合证明；国际船舶保安证书；船舶电台执照；燃油污染损害民事责任保险或其他财务保证证书；国际海事劳工证书.

3.理解证书上的信息

为了更好地保持证书的齐备和有效,船长对所管理的船舶证书应当仔细地阅读,弄清楚证书所描述的内容.

船级社所颁发的船舶入级证书中要求有附件的,应当将附件与证书一起存放.例如在货船设备安全证书中,第一行注明：本证书应附有设备记录簿（格式E）编号：xxxx,那么,船长应该将所对应的格式E附在货船设备安全证书后,并根据附件的设备项目表,核对船上的设备、数量等是否相符（笔者曾遇到过船上救生筏换新之后,筏的定员人数与证书所记录的乘载人员总数不相符的情况）.

理解船舶入级证书中的几个日期.

①发证日期,顾名思义就是发证单位签署颁发证书的日期.如果证书的版本更改,船级社在完成对船舶定期检验后就会重新发证,发证日期也随着更改,但证书的有效期不变.如果需要查验证书是否为最新颁发的,可以在最近的船舶检验信息表中查找.

②检验的完成日期,是上一次船舶做特检的结束日期.船级社根据该检验结果签发相应的证书.

③证书有效期则是一个重要的时间点.每年对应于有效期的月份和日期就是常说的周年日.

如果在上一个换证期间,船舶完成了五年期的特别检验,那么新的证书有效期从旧的有效期起算延续五年.每一个法定检验的时间窗口都是由周年日起算的.年度检验的时间窗口是在周年日前后三个月；中间检验的时间窗口是在第二周年日前后三个月,或者在第三周年日前后三个月（第二个或第三个中间检验可以替代一次年度检验）；换证检验的时间窗口则是证书有效期往前三个月.

理解证书中的登记：

①IMO编号,是国际海事组织授予船舶的,是船舶重要的.IMO编号是一个唯一的永久性,从第一次注册登记到船舶报废,每一艘船舶只使用一个IMO编号,不论船名更改、船东更换、船旗国变更或者船级社更改.因此,船上的连续概要记录内容无论变更多少次,其IMO编号始终是同一.公约要求船舶应在显著位置永久清晰地标注该船的识别号,IMO编号因此被对应地标记在船体上.

②船舶登记,是在船舶登记后,由海事管理机构授予船舶的编号,标注在船舶国籍证书上.③船检登记号,是在新建船舶或者初次入级检验时,由船级社授予船舶的登记.船检登记号与IMO编号一起被标注在入级证书上.

④船舶识别号,是依据2011年1月1日起实施的我国《船舶识别号管理规定》,由中国海事局授予的,用于永久识别船舶的唯一编码.船舶识别码由英文字母CN加11位阿拉伯数字组成.该规定的出台,目的是为了建立我国权威、唯一、永久识别船舶的识别号管理体系,改变现行船舶编码和编码体系多的现象.目前,船舶识别号没有标注在船舶证书中,在港口建设费的船舶载运货物清单时就有此项要求.如果需要,可以在中国海事局网络“船舶识别号自助业务”,输入IMO编号及验证码查询.

⑤海上移动识别码（MMSI）,是由交通部无线电管理领导小组授予船舶无线电台的识别.识别码被标注在船舶电台执照上.

⑥公司识别码,是船东或者船舶管理公司向海事管理机构申请后,获取的公司及注册船东统一识别码.公司识别码连同公司名称及地址标注在安全管理证书、符合证明、国际船舶保安证书和连续概要记录上.

安全管理证书、符合证明及国际船舶保安证书上的公司信息必须与船舶实际实施的安全管理体系、船舶保安计划相对应.船上仅保存副本的符合证明,正本存放公司.符合证明仅对证书中所指明的船型有效,因此,安全管理证书的船舶类型必须在其涵盖下,证书才有效.当符合证明失效时,安全管理证书随之失效.五年有效期的安全管理证书中间审核时间窗口,在第二个和第三个周年日之间.

4.保持证书有效性

如果在检验时间窗口内,船舶未进行相对应的检验,入级证书将失效.注意以下情况也将使证书失效：

①船舶超出入级符号与附加标志规定的限制,以及批准的其他附加条件进行营运.

②船舶一旦发生任何可能使已授予的船级趋于失效的损坏、缺陷、故障或搁浅,且未在合理的第一时间向船级社报告,或者在预期的修理开始之前未提交船级社同意的.

③船级社给出的船舶遗留项目或船级条件在规定时间内未予消除,且未经船级社同意展期.

④如果在年度检验时,到期或过期的循环检验项目未完成,且未经船级社同意展期.

⑤如除年度检验、中间检验或特别检验以外其他建造后检验,未在到期日完成,且未经船级社同意展期.

⑥如任何损坏、缺陷、故障或搁浅的修理未按规定完成并检验.

在接近检验时间窗口时,船长要主动提醒公司安排检验工作,避免出现船岸相互依赖现象.当出现影响船级有效性的损坏或缺陷时,船长要及时报告公司,进行相应的修理和检验.如果船舶发生PSC滞留或者被发现有严重缺陷而影响入级证书的有效性时,船长要立即报告公司,以便安排检验评估和纠正缺陷.

在年度检验或者期间检验完成后,验船师在船舶证书的签证栏签注检验的日期、地点,并签名盖上船级社印章,船长要及时检查有无疏漏的地方.船长还应保存好船级社的检验报告和专业单位出具的设备检测报告,以此做为支持船舶证书有效性的文件.此类文件为测厚报告、ESP加强检验报告、结构检验报告、CER船体状况评估报告、GMDSS岸基维修协议、电台设备检测报告、船体货舱检查报告、机械电气设备检验报告、防污设备检验报告；还有救生消防设备的检验证书、起重设备的试验报告等等.有些报告是一年的有效期,也有一些是五年的有效期（如救生艇设备五年检验报告）,甚至有十年有效期的（如大型CO2管路水压、气密试验报告）.最好是进行登记并设立专门的文件夹存放,以方便查阅.失效的证书和文件不要随手丢弃（曾有过船长误将有效证书当成垃圾处理的情况）,可用信封装妥,并在信封上做相应的标注,放在专门的抽屉里.

接二手船时,前任船舶的证书文书在经新的船级社签注后仍有效,比如图纸、表册、巴拿马/苏伊士运河吨位证书、等等.

《船舶免予卫生控制措施证书》的最长有效期为六个月,但如不能在港口进行检查,而且未发现感染或污染证据,则有效期可延长一个月.为确保证书的有效性,船上应无鼠患,无发现患传染病病人.船员应持有效健康证明和预防接种证书；厨房、仓库等处所应保持卫生、整洁,无鼠类等啮齿类动物及其活动的新旧迹象；食品应符合卫生要求并处于保质期内；还应设置有专用的医疗处所,并参照《国际船舶医疗指南》的要求,配足药品和器械.为保证海员获得体面的工作条件,保障全球航运业持续和健康的发展,国际劳工组织制定了《2006年国际海事劳工公约》,并于2013年8月20日起实施.公约第五条规定,“各成员国应确保悬挂其旗帜的船舶持有本公约所要求的海事劳工证书和海事劳工符合声明.”适用公约的船舶必须随船携带有效的、附有英文译文的《海事劳工符合证明》和《海事劳工符合声明》,以此作为船舶已经通过船旗国检查并满足公约要求的表面证据.

为此,船长要确保随船持有《海事劳工证书》,而且附有一份《海事劳工符合声明》,并将其公布在海员能够到达的显著位置供海员查看.如果所持证书为临时海事劳工证书（有效期不超过六个月）,则无需附有符合声明.

为确保海事劳工公约在船上有效实施,保持劳工证书的有效性和完整性,船长必须熟悉公约内容、船旗国的履约法规和公司的履约文件和措施,组织船员学习劳工体系文件.按照劳工体系文件要求,定期检查船上的起居设备和娱乐设施、伙食和饮用水、卫生医疗设备；检查海员的最低年龄、体检证书、就业协议、培训资格、工资支付；协助和安排海员休检测和遣返工作；审核工作休息时间记录表.依据船上投诉程序做好海员投诉处理、汇总、分析和上报工作.

5.其它的注意事项

为了更加及时有效地应对船舶油污染事故,2010年10月1日起,我国实施了《船舶油污损害民事责任保险实施办法》,国内各港口海事管理机构十分重视.作为船舶投保油污损害民事责任保险的凭证,《燃油污染损害民事责任保险或其他财务保证证书》是海事部门经常检查的证书之一.因此,有效的《燃油污染损害民事责任保险或其他财务保证证书》原件应当随船携带.

国外一些港口（如印尼）在船舶抵港并完进港联检手续后,港口当局会将船舶证书原件带走.为此,船长必须与写作技巧逐页核对证书并登记,最后在清单上签字确认,才能让其带走.离港前则一定要核实所有证书已经送回船上.

任何人员借走船舶证书,船长都应要求签署借条,归还时要逐份检查归档.为了避免证书借出期间又要使用到该证书,可将所有的船舶证书复印备份,或者扫描后在电脑中存档.船长要将有效的主要船舶证书复印件张贴在走廊或者驾驶台等显眼的地方,以便其他人员查看.

6.对证书管理的建议

证书在船舶营运过程中虽然极其重要,但是,不少航运公司的安全管理体系文件中对于证书的管理要求、实施步骤的描述极少.仅仅提到船舶主要设备和产品证书存船长处,船长应编制证书目录.

建议航运公司在安全管理体系文件中设置专门的章节,阐述船长对管理船舶证书的职责,以及公司各部门相应的职责.指导船长管理船舶证书,以保持证书的有效性和连续性.体系文件应系统地列明对应船舶必须配备何种船舶证书（如证书配备清单）,以便查核船上的证书是否齐全.要求船长定期检查证书,并以报表的形式上报公司主管人员.为了分清船岸的责任,必须明确说明证书在失效之前何时报告公司.

船舶证书的管理必须是全面性、系统性和连续性的.船长应以高度负责的态度管理船舶证书,确保证书的有效性,最终达到保障船舶安全生产和正常营运的目的.由于受本人所怎么写作的船舶类型所限,对于证书管理的理解有一定的局限性.不足之处,敬请同行指正.