装订会计凭证技巧

【摘 要】装订会计凭证、是会计核算工作的组成部分之一,也是会计实务中则是一项经常性的工作,更是会计档案立卷过程中非常重要的环节.我从事会计工作几十年.对会计凭证整理装订积累了一些经验和方法.与大家探讨.

【关 键 词】装订会计凭；折剪裁技巧；工具的配务；注意事项

一、装订会计凭证

所谓装订会计凭证：指的是把单据、票证等整理配套、订成册的加工的总称.装订会计凭证、是会计核算工作的组成部分之一,也是会计实务中则是一项经常性的工作,更是会计档案立卷过程中非常重要的环节.由于会计凭证是重要的会计资料,在会计核算当期和以后相当一段时间内,有关经济监督部门在审查审核经济业务时,都需要不断的翻阅,会计凭证要长期保存得好,各方面查阅起来方便的话,必须要装订得科学、美观,否则,装订起来费时不说,使用起来也不方便,搞不好还容易掉页,造成会计资料残缺,影响会计档案的质量.

二、记账凭证所附的原始凭证整理（剪裁、粘、折）技巧

在实际工作中,记账凭证所附的原始凭证种类很多,为了方便日后的装订与保管,报销后应对附件进行必要的外形剪裁.如过宽过长的附件,一般进行纵向和横向的折叠.如A4纸大小对折,再折左上角.大于A4纸的折纸方法,如先折附件上边2至3厘米,然后对折,再折左上角.折叠后的附件外形尺寸,不应长于或宽于记账凭证,同时还要便于翻阅；附件本身不必保留的部分可以裁掉,但不得因此影响原始凭证内容的完整；过窄过短的附件,不能直接装订时,应进行必要的加工后再粘贴于特制的原始凭证粘贴纸上,原始凭证粘贴纸的外形尺寸应与记账凭证相同,各种不能直接装订的原始凭证,如汽车票、地铁车票、市内公共汽车票、、出租车票等,都应按类别整齐地、鱼鳞状粘贴于粘贴纸的顶边处（二排或三排）,不得超出.粘贴时一般横向进行,从右至左,并应粘在原始凭证的左边,逐张左移,后一张右边压位前一张的左边,每张附件只粘左边的0.5至1厘米长,粘牢即可.最后还要在粘贴单的空白处分别写出每一类原始凭证的张数、单价与总金额.

三、装订工具的配备

所谓工欲善其事,必先利其器,东西准备齐了,接下来的过程才能顺利进行.由此可见磨刀不误砍柴刀,准备工作做好了,可以事半功倍.

一般装订工具配备如下：纸闸刀1架；取钉器1只；大剪刀一把；大针一枚,装订线一卷；手电钻1把（或装订器一台）；胶水1瓶；铁榔头1把；装订台1张；木垫板一块,铁夹若干只；美工刀1把等.

四、装订前的检查和准备工作

①把会计凭证按顺序排列按放在工作台上,检查记账凭证是否分月按1、2、3等顺序连续编制号,是否有跳号或重号现象.②检看一个月的会计凭证装订设为几册为好,防止厚薄不均,造成不美观.每册的厚度1.8-厘米左右为宜,但不宜超过2厘米.③要摘除记账凭证内的金属物（如订书订,大头针、回型针）.④要检查记账凭证顺序号、附件有否漏缺等,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因.⑤检查记账凭证上有关人员的印章是否齐全.⑥垫角纸：可用120克左右厚度的牛皮纸、黄板纸等裁成边长为4至5厘米的正方型,然后再其中一角剪去少许待用.⑦三角型护角套：可在所在地会计档案专用商店购写护角纸,或者请印刷厂印制.笔者提倡用双层护角纸粘贴待稍干后,接着通过折剪粘做成三角型护角套吹干待用.

五、“二孔引线装订方法”或三孔引线装订方法

装订会计凭证应使用棉线或会计档案局购写的腊线.凭证整理整齐后,用两只铁夹夹紧左侧涂一些胶水封头干后,用“二孔引线法”或用三孔引线法在会计凭证左上角90度角平分线上（距左顶角分别1.5厘米和3厘米处）用手电钻打上二个0.3厘米或0.4厘米的眼,实行二眼一线打结,结扣应是死的.或用“三孔引线法”装订.装订凭证应使用棉线或会计档案局购写的腊线,在左上角部位打上三个孔,实行三眼一线打结,结扣应是活的.装订时尽可能缩小所占部位.使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅.

最后将准备好的双层三角护角套四边涂上少许胶水,直接套在“二孔引线法”或“三孔引线法”的角上,再用二只铁夹随接夹住,等15分钟左右即可拿去铁夹.

六、装订会计凭证的注意事项

1.封面封底均要用120克的牛皮纸印制,封面封底尺寸应略大于所附的记账凭证.

2.不能把几张一份的记账凭证拆开装订成两删之中.

3.装订会计凭证厚度不一致,可用垫角纸,防止厚薄不均.装订好的会计凭证厚度最美观在1.8-2厘米之间.

4.会计凭证不得跨月装订,会计凭证少的可以一个月装订一本,一个月内会计凭证较多,可以装订成若干本,并在会计凭证封面上注明本月总册数和总本数.

随时注意会计凭证的飞边（飞边：飞,裁切、去掉之意.飞边指切除出血边位,仍装订术语.）方可保证装订牢固,美观.

5.装订成册的会计凭证必须在封面上加盖财务主管、保管人员、装订人员的印章

单位名称、年月和起讫日期、起止、凭证张数、附件张数.

6.按自然编号顺序编号,并在会计凭证显露处标明会计凭证的种类（CK14）、自然顺序编号XX、XX年月份,以便以后查证调阅等.

会计凭证一般每月装订一次.装订好的凭证一般是按月保管归档.