城建档案管理之我见

【摘 要】做好城建档案工作,不仅会促进城市建设的顺利实施,而且会推动城市经济和社会的发展.本文针对城建档案管理现状,提出具体对策与设想.

【关 键 词】城建档案；管理

城建档案是指在城市规划、建设及管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料.它是城市可持续发展的宝贵资源,是城市发展的历史记录,也是城市规划、建设、管理、科学研究、技术进步的重要依据和必需条件.做好城建档案工作,不仅会促进城市建设的顺利实施,而且会推动城市经济和社会的发展.因此,如何利用一切手段充分做好新时期的城建档案工作,提高其经济效益和社会效益已成为摆在城建档案工作者面前的重要课题,笔者就此谈几点浅见.

一、树立市场意识是做好城建档案工作的首要前提

城建档案是城市建设与发展的巨大信息源,在城市的建设管理和发展中起着不可替代的作用.随着社会主义市场经济体制的逐步建立,城市建设得到了迅速发展,客观上为城建档案工作的发展注入了新的活力,同时对城建档案工作提出了更高的要求,如何充分实现城建档案工作的利用价值,是新时期城市建设和发展的客观要求.由于历史的原因和我们工作上的不足,城建档案的特殊属性和利用价值迄今尚未广泛地得到认识,还没真正树立起市场经济的意识,即使是在城建档案管理部门内部也不同程度地存在这个问题.在这种情况下,如果城建档案管理部门不尽快采取措施,加强领导和宣传力度,就会渐渐地为社会所淡忘.因此,我们必须真正树立起市场意识,进而让更多的人利用城建档案,这才是做好城建档案工作的重要前提和保障.

二、充分开发利用城建档案信息资源是做好城建档案工作的重要内容

城建档案作为一种重要的科技信息资源,它的价值在于被利用,它的充分开发利用,必将对现代化城市建设和发展做出重大的贡献.城建档案只保存不利用或者不能充分利用,城建档案工作就没有生命力,所以城建档案不是为了保存而保存,为了管理而管理,保存和管理的目的是为了利用,为了让它发挥作用.

首先要明确城建档案开发利用的目标是为城市建设和发展提供怎么写作.现在越来越多的部门和市民为了维护自身的权益来到城建档案管理部门咨询和查阅有关文档资料,而往往因为时间年代较长,造成一些资料流失或当时根本未曾保存,结果造成了利用和被利用双方的遗憾.这是我们城建档案工作者不愿看到的,更不希望继续下去.所以,城建档案工作应当在将目前的工作需要和城市建设发展的长远需要结合起来的同时,充分了解社会各行业和市民的需要,有针对性地开发出“适销对路”的档案与信息资源,这样才能充分有效的实现开发的实用价值.

其次,扩大各种载体的档案资料的收集,不断丰富库藏,增加怎么写作领域.没有丰富的库藏,开发利用也只是一句空话,收发文件是档案工作的首要环节,是档案工作的基础,是开发利用的前提,在具体工作中应力发文件规范、准确、完整,以便为档案工作的开发利用创造条件.

针对档案利用工作的现状和存在问题,档案利用工作如何面对机遇和挑战并存的现实,我们必须及时转变思想观念和提高操作技能,变被动为主动,是开发档案利用市场提高档案利用率的关键.

(一)加强宣传力度,引导市场需求.

利用市场经济宣传手段,结合档案利用工作特点,采取多种渠道,积极、主动地开展档案宣传工作,提高社会地位和影响力,并向社会展示馆藏魅力,力求唤起社会对档案利用的重视及自觉性,从而变“等客上门”为“引客上门”.

(二)强化需求分析,满足用户需求.

1、加强档案利用情况统计分析,即对某一时期档案利用侧重点作出判断,区分出哪类档案利用率高,哪类档案利用率低.对利用频率高的档案要及时开发档案信息资源,不断完善各种检索工具,为用户提供查阅捷径.

2、加强用户跟踪调研,及时搜集档案利用信息反馈,听取用户意见和要求,弥补工作中的不足,更好地为用户怎么写作.

(三)完善软硬设施,提供优质怎么写作.

1、提高档案人员的思想素质和业务素质,只有具有较高的思想政治上的修养和对业务知识了如指掌,才能真诚地、耐心地、主动地为用户提供怎么写作,才能详细、明确地解答用户提出的疑难问题.

2、充分利用现代化科技设备和手段,建立档案网络信息,方便各地用户随时对档案目录、数据进行查询,消除时间、区域的限制,实现资源共享.

三、依法加大城建档案管理力度是提高档案工作怎么写作水平的重要保证

为确保城建档案管理工作的发展,应清醒地认识到城建档案事业尚属成长中的新兴事业,城建档案基础理论认识上的摇摆和模糊,束缚着我们的思想,因此,要运用认识论和方法论,就城建档案管理作多角度、多层面的探讨,以利于城建档案的规范管理.

(一)提高认识,创新观念,依法加强对城市建设档案事业的管理.

怎么写作是提高城建档案工作生存发展的根本手段,只有解放思想,转变观念,把“怎么写作”作为立馆之本,摆到第一重要位置,不断拓宽怎么写作领域,创新怎么写作方式,提高怎么写作水平,城建档案工作才能不断做大做强,才能充满生机活力.

首先提高对档案信息重要性的认识,城建档案工作要主动为城市规划、建设、管理怎么写作.一是要积极开展城建档案的利用怎么写作,为城市规划、建设和管理提供依据、咨询和决策信息.二是提供如声像、编研、扫描等各种形式的怎么写作.

其次要拓宽怎么写作范围,改变怎么写作方式.一是要充分将档案信息资源整合,建立城建档案管理信息系统,提高档案利用的效率和水平.二是深层挖掘城建档案蕴藏的丰富信息,开展城市建设各类信息与数据的汇总统计,为城市建设提供各种基础信息.

再次要建立可行制度.制度不仅要具有连续性,而且修订要及时,因为随着城建档案工作的发展,有些规章制度和操作过程不可避免地要进行及时修订、补充和完善,以使其适应不断变化发展的档案工作需要.

(二)认真学习宣传档案法规,进一步增强严格执法的意识.

《中华人民共和国档案法》、国家建设部《城市建设档案管理规定》等有关法律法规,是规范城建档案管理工作的行为准则.要使城建档案管理工作走向标准化、规范化、制度化、法制化,各级城建档案管理工作者必须加强学习,认真宣传贯彻档案法律法规,提高法制观念,增强执法意识,并督促建设单位自觉守法,确保建设工程档案及时接收进馆.

城建档案管理机构要加强与城建系统专业管理部门的沟通与合作,建立确实可行的工作管理网络,及时了解城市建设动态信息.

总之,面对当前的新形势、新任务,城建档案工作者应齐心合力,与时俱进,开拓创新,按照规范化、标准化和信息化的要求,进一步强化怎么写作意识和监督职能,为开发城建档案信息资源积极协作,互相交流,提高城建档案的利用率,充分发挥城建档案在城市建设管理中的作用,保障城建档案事业的健康和持续发展.