ZL贸易有限公司存货管理

【摘 要】存货作为企业一项占有很大比重的流动资产,其管理水平高低对中小型商贸企业来说至关重要,ZL贸易有限公司在存货管理方面存在的突出问题制约了企业的发展,文章对问题产生的主要原因进行了分析,对ZL贸易公司提出了合理利用存货、加强存货管理的措施和建议.

【关 键 词】存货；存货管理；内部控制

一、中小商贸企业存货管理存在的问题

1.内控制度不健全,岗位责权不明晰

由于企业人员较少,管理部门相互较多,供产销关键环节缺乏市场的预测和有效的监控,往往一个员工负责完成采购销售、付款收款和出入库手续等全过程,使采购销售工作无章可依,出现暗箱操作,增加了营私舞弊的可能性.

2.存货管理不规范,造成账实不符,信息失真

存货的收入、发出、结存缺乏真实记录,材料领用记录、生产成本及费用的归集、结转的记录人为因素较多.部分企业账务处理不规范,实现销售不做销售收入,对收回货款不列账,形成资金体外循环,造成存货账面数大于实际库存数,账实不符；部分相关联企业之间的货物转移,双方不签定代销合同,代销或赊销商品不如实计入库存,形成实物数大于账面数；部分企业不按规定设置保管员岗位,不按规定设置明细账.

3.存货储量不合理,资金占用过大

企业往往忽略存货的管理,不在乎库存占用资金的多少,直到企业存货积压,无形中占用了大量资金,流动资金严重紧缺,造成资金周转速度明显减缓,在一定程度上影响了正常的生产经营活动,控制存货成本困难.

4.采购计划执行不利,造成无序采购

很多企业采购具有任意性,完全凭感觉进行采购,通常是发现缺货了才马上通知采购去写,写回之后再补填申购单报批.在这种存货申购条件下,经常会出现不是按照物资需求量来提出采购计划,没有合理的规划最佳的经济订货批量、周期,因而也就没有恰当的采购计划.

5.非正常存货储备量挤占了正常的存货储备量

为控制流动资金占用额,在日常存货管理中尽量降低库存占用量,减少进货量,从而影响了正常生产经营所需要的合理存货储备量,以致出现某些存货紧缺,而某些存货占用过多资金的情况.

二、ZL公司存货管理现状分析

ZL贸易有限公司成立于2000年9月,是批发、零售电线电缆、洁具、开关、管材管件、电器等民营中小型商贸企业.

(一)公司存货管理的特点

1.存货管理责任明确

公司存货从采购到入库都有专人负责,职责明确,账实分管.采购人员根据门市需货型号及数量,及时编制采购订货清单,计算金额,并与供货商确认,发出采购订单.财务部门计算预付金额,及时付款或者确认应付账款.货物收到入库由库管人员清点,并入库手续,开具入库清单交由库存管理员录入电脑统一管理.商品出库,根据客户需要,开具,注明各货物型号、,由工作人员清点商品,相关人员签字明确责任；再由库存管理人员减少相应库存.存货管理程序,职责分明,程序清晰,保证企业存货资金的安全.

2.使用专业软件进行存货管理

公司使用“管家婆软件”对存货实行统一的管理.将采购商品的规格、数量、单价、金额、供应商、采购时间等及时录入到系统；销售出库时,库管人员根据上的出库明细,录入到系统,并核算减少库存数量与金额.

3.财务部和销售部责权分明

财务部和销售部职责明确,货物与财务严格分管,确保企业财产安全.财务部有专人负责采购和库存管理,对库存量进行有效控制,对厂商提出的浮动及时核算报给门市参考.销售部门不能低于最低的售价销售商品,商品出库一律开具销售清单,各责任人签字确认.每日终了收银员将开票清单及营业额全数交给财务部门出纳.出纳当面清点及销售清单,签字确认责任,再将款项存入银行,并记录相应的日记帐和银行存款日记帐.

4.往来账项有序管理

专人负责往来账务的管理,月末与供应商、经销商核对账面余额,进行账龄分析,及时还款,保持企业信誉；及时催促经销商还款,保证企业资金安全.

(二)公司存货管理存在的问题

虽然ZL公司在存货管理方面有一定的经验,但是在实际操作中还是存在许多的问题.

1.存货采购工作不严谨

公司存货采购虽然有专人负责,但是大多数只是根据销售部门的实际需要才下采购订单,只满足现时的需求,没有考虑到安全库存.当面对大客户的订单时,企业会因为无足够库存无法满足,即使是客户愿意等待,公司的供应商也有可能没有足够的备货而丧失机会.有些商品库存积压过多,占用企业流动资金,有些商品库存不足,虽能及时补充,没有考虑浮动因素,增加采购成本；每次少批量的进货,在供应商出得到的优惠和返利系数低.

2.存货计价不准确

因供应商波动等因素调整销售,报价人员根据基准价及浮动比率计算当时最低的销售,但是忽略了前次采购成本等因素.当市场售价降低较快时,库存成本较高,售价一致,减少收入,降低利润；市场售价增长较快,前存货成本相对较低,虚增利润.

3.存货盘点工作懒散

企业应该定期或者不定期对存货进行实地盘点,确保账存数与实际数相符,确保企业资金安全,合理安排库存量.在实际中企业并没有对存货实际数量进行盘点清查,只是从账面反应收入、发出、结存数量,当实际发生存货减少时,直接减少账面数量,难以确保存货实际数与账面数相同,规避了各责任人的责任,存货资金安全难以保障.

4.内部控制不健全

部门之间公私分明,账实分管,但各部门内部在实际操作中人员、工作范围混乱.

（1）财务人员缺乏,一人身兼数职.财务部总共三人,报价采购员、库存管理员、内部会计,会计人员兼出纳.（2）销售部权责不明.销售人员不够,且权责不明.业务量大时,人手不够,收银员、送货人员等都在点货出库.

（3）家族式管理.虽然是企业法人,但是家族成员分在企业几个核心部门,企业制度的贯彻实施阻力较大.

三、ZL公司存货管理的对策分析

针对上述问题,本文认为该公司可以从以下几个方面着手改进：

1.利用ABC控制方法进行存货管理

存货管理应当区分轻重缓急,无论是出于管理能力的原因,还是从经济角度来考虑,存货管理做到全面细致是不现实的.采用ABC控制方法管理突出重点,提高存货管理的效率.把商品中的电线电缆划分为A类,而管件器材等划分为C类,而其他的管材洁具等划分为B类,再按照价值大小,对A类商品进行重点管理,对B、C类商品采用简单方便的管理模式.对A类商品进行重点管理,采用科学的计算方法,合理安排库存量,增强存货周转速度,减少库存资金.

2.加强采购管理

（1）合理安排存货采购工作

首先要规范采购行为,增加采购的透明度.采购员要对供货单位的品质、、财务信誉动态监控；收集各种信息,同类产品货比多家,以求最低、质量最优.其次,采购人员要与存货管理员经常核对库存信息,以保证各商品的安全库存量,避免库存不足,又争取零库存的优势.再者,会计人员做好应收应付款项管理,确保资金安全与企业信誉,合理安排资金,避免流动资金不足或者占用过多影响收益的情况.这样,既保证生产的顺利进行,又能有效地控制采购成本,加速了资金周转,提高了资金的使用效率.

（2）实施源头控制,优化供应厂商,确保原料的优质、优价

①采用合同管理制度,优化供应商,和信誉好、有实力的大企业加强合作关系,确保所购存货的质量.②实行独家写作技巧,降低采购成本；杜绝销售效益差、质量差的商品,确保公司信誉.③采取有力措施确保存货的供应,在加强与供应商联系的同时,全力开辟新货源,选择质优价廉的商品.

3.运用科学方法计算存货成本及销售

企业必须根据其实际情况选择合适的存货计价方法,既不能高估存货成本降低利润,又不能低估存货成本虚增利润；应根据存货采购成本及市场需求情况合理确认商品销售.

（1）采用移动加权平均方法计算存货成本

当企业经营品种不多且前后进货波动浮度较大,可以采用移动加权平均法计算存货成本.管理人员根据每次进货成本与数量,加结存成本与数量计算库存商品实际成本.每一商品平均单价等于（本次收入前结存商品金额+本次收入商品金额）/（本次收入前结存商品数量+本次收入商品数量）.购进商品时计算存货单价,发出商品及时核算发出成本和结存成本及结存数量.

（2）综合考虑市场因素和实际成本计算销售单价

商品的售价受实际成本与市场供需、当地经济发展等因素的共同影响,报价人员根据供应商基准与浮动比率计算最低售价以后,再综合账面实际单位成本、市场情况等,报出最合理的售价,实现公司与客户、经销商的共盈.

4.建立健全内部控制制度

虽然采购、销售、财务各部门之间职责明确,但各部门内部人员缺少,工作内容交叉混乱,管理失控

（1）建立健全内部牵制制度

内部牵制是指对具体业务进行分工时,不能由一个部门或一个人完成一项业务的全过程而必须由其他部门或人员参与,并且与之衔接的部门能自动地对前面已完成工作的正确性进行检查.如企业应该聘请专人负责出纳相关工作,与会计人员账实分管,有效防止内部人员徇私舞弊,确保企业财产安全.聘请适量的营业员,分管不同品牌、型号的商品,销售部成员各自负责分内的工作.收银员只负责开票与收款,接待员负责与客户洽谈业务,库管人员负责商品的出库,专人送货,各司其责,销售工作有序进行.

（2）建立健全内部监督制度

各部门之间相互制约相互监督.财务部门做好销售辅助核算工作,如成本计算、确定销售、核算销售收入、确定销售业绩、利润等；销售部严格执行销售计划；销售部将营业收入每日终了交给出纳,再由出纳缴存银行,并填录相应的日记账和银行存款日记账；采购部门向财务部申报采购资金,再由出纳列支,并相关手续,各部门相互监督、相互制约,各项工作有序进行.

（3）建立健全内部稽核制度

采购、保管、记账应分工而不能由一个部门担当,部门之间互相稽核.财务部门对仓库进行实物盘点,做到账实相符；财务部门稽核销售部门从仓库领货发货后是否已开票,款项是否收回,确保企业资产的安全.

5.规范企业存货盘点工作

企业实物资产,除在账面上真实反应其成本、存量等信息,还必须严格管理,做好与仓库的稽核工作,确保实物与账务相符.

（1）建立存货盘点工作制度

在公司规章制度中应该明确规定存货盘点工作制度.对A类商品每月月末必须盘点,对B类、C类商品可以定期或者不定期进行盘点,但每年至少盘点一次.

（2）建立责任制度

采用实地盘点法,盘点人员、库管人员一起参与盘点,编制盘点表,盘点人员签字明确责任,保证盘点的真实性.对账实不符的找出原因,该由责任人赔偿的予以赔偿,收发计量错误的以及毁损的做相应的账务处理,并编制存货盘点调节表,调整账面数.

6.合理确定公允价值变动损益

存货管理人员应充分了解市场动向,有确凿证据表明存货存在减值迹象时则应计提减值准备,当恢复是时冲回相应的减值准备,真实反应库存商品成本,以及各项财务指标,避免虚增存货资金.

四、ZL公司存货管理对中小商贸企业的启示

中小商贸企业存货管理存在着许多共性,对ZL公司存货管理的分析,可以为其类似企业解决存货管理问题提供了有效参考.

1.建立健全内部控制制度,发挥存货内控制度的作用

部分企业对存货内部控制制度的建立尚不够重视,采购、生产、销售等相关部门和岗位的职责、权限不明确,忽略岗位相互分离、制约和监督,造成存货库存量过多、占用资金过大,给企业带来的损失难以估量.企业应当建立健全内部牵制制度、监督制度和稽核制度,各部门相符监督、相互制约,各司其职,做好存货管理相关工作.

2.加强库存量信息追踪分析,严格存货控制管理

中小企业经常出现管理人员对存货库存信息掌握不及时,而导致对企业存货需求的预测与实际需求量不符；还有企业与顾客的关系上体现出太多人情化；容易受市场跟风采购影响,不考虑自己资金的承受能力,采购存货过量,入库储存时间长,造成存货库存成本明显增加,导致资金的严重紧缺,影响正常生产经营的进行.

3.增强自律观念,营造存货管理环境

企业在抓好自身内部管理,建立健全各项管理制度的同时,应加强组织学习法律、法规和相关政策,提高经营者的管理水平,提高财会人员业务核算的实际操作能力；增进与社会政府职能部门的沟通和了解,营造良好的宽松的经营环境,取得对企业的支持和发展,实现国家、企业和员工利益的三赢.