保险公司的有价单证管理

【摘 要】保险公司的有价单证指在公司保险业务处理过程中用以承载当事人双方因交易而引发可以用货币计量的权利义务的凭证,能够引发相关经济利益关系,具有法律效力,能够引起当事人双方在法律意义上的权利和义务.

【关 键 词】保险公司保险业务经济利益

保险公司的有价单证指在公司保险业务处理过程中用以承载当事人双方因交易而引发可以用货币计量的权利义务的凭证,能够引发相关经济利益关系,具有法律效力,能够引起当事人双方在法律意义上的权利和义务.保险公司有价单证是一经签发盖章即承担经济责任、产生法律效力或以此作为收款依据的有关凭证,每一份都会给公司带来存在潜在的巨大风险,如同金融企业的票据管理一样,实行货币化管理.笔者主要从有价单证管理的重要性、目前存在的问题和管理措施来阐述.

一、有价单证管理的重要性

随着市场竞争激烈化,近年来无数因为有价单证管理不善而引发的保险纠纷、经济犯罪的事件表明,加强有价单证的管理,不仅是防范化解经营风险的重要措施,而且也是监管机构整顿市场的重要手段,因此对其管理非常重要.

1、有价单证是公司的立业之本和经营产品的根本表现形式,是公司内在价值和社会知名度的最直接表现形式,加强有价单证管理是档案管理和保护客户资源的需要.

2、有价单证一经签发就具有法律效力,成为保险人与被保险人履行各自的权利和义务的重要依据；加强有价单证管理是明确合同双方的保险责任,保护被保险人利益的需要.

3、单证管理是公司内控管理的根本,监管部门越来越重视,违规违纪问题的发生,其根源主要表现为单证的管理不到位和使用不合规,加强有价单证管理是加强内控管理的需要.

二、目前管理中存在的问题

1、存在阴阳单的情况.保险公司单证一般为一式多联,有的保险公司为某种非法目的,在保险单公司联所记载的客户账户选择、保险期间、联系等内容与客户联不符,也就是所称的“阴阳单”情况,影响保险业务资料的真实性.

2、私自印刷保险单证.有的保险公司为了便于销售保险,虚构保险业务,未按照规定使用的备案保险条款,擅自印刷保险单证.

3、单证管理不严,遗失单证.保险公司单证应视作货币资金管理,但是有的保险公司对有价单证管理忽视,未定期盘点单证,没有及时收回营销员领取的单证,保险公司业务员拿着保险单证收取保费,但是未将保费上交公司.

三、有价单证管理措施

1、制定单证管理制度,严格系统操作流程

保险公司需要制定有价单证管理制度,从征订、印刷、入库保管、领用、回销、盘点等方面去严格规范单证操作,制定单证操作的流程.单证印刷由总公司统一印刷,单证入库和领用、回销时做好台账登记,完善交接制度,形成单证定期盘点制度,保证系统、实物、台账“三账合一”.发放单证时应遵循“前清后领”的原则,领用单证签字齐全,对领用人持有的有价单证要进行存量控制.保险公司单证使用量非常大,这就需要靠系统管理,要求系统操作及时,和实物流转同步操作,提高单证管理效率.

2、专人专岗,规范岗位职责,签订重要单证岗位职责书

保险公司单证管理员由专人负责管理,财务业务部门都需要有专门的人员去管理,明确各部门单证管理人员,保证单证在任何环节都有人管理,规范各人的岗位职责,签订岗位责任书.实行不相容职务分离,将单证管理和单证保管岗位分开,减少单证保管环节,每一机构设置单证管理岗和单证保管岗,四级机构设置单证保管岗位.对违反单证管理的行为,加强处罚措施,实行责任追究制度.对私自设计、印制单证、不纳入单证管理系统管理、单证出现重大遗失、擅自销毁单证以及其他因管理不善造成重大单证管理失误,分别追究所在机构单证管理第一责任人、直接责任人和连带责任人的责任,情节特别严重的,应追究相关法律责任.

3、加强相似度检测写作技巧机构单证管理

保险公司与相似度检测机构和写作技巧机构签署的写作技巧协议应明确相似度检测机构和写作技巧机构对单证的管理责任和单证管理责任人.业务员代相似度检测机构、写作技巧机构领取单证的,交付时应要求相似度检测机构和写作技巧机构单证管理责任人在交接清单上签字确认.保险公司与相似度检测机构的合作是长期的,这种合作方式就形成了大量单证留在相似度检测机构,对于相似度检测机构库存的单证,应派专人盘点,由相似度检测机构定期报送单证使用情况；对于已经正常使用的单证,应及时收取保费.加强单证的回销管理,对于回销率低的相似度检测机构限制发放单证.保险公司及时收回作废单证,完善签字完整的交接单手续,并和系统状态一一核对,将作废单证定期销毁.

4、重视单证清查,加强超期不回销单证的管控

为展业需要,保险公司业务员可以从公司领取部份有价单证,这部分单证存在管理的风险.为减少每个环节的风险,对于已经领用没有回销的单证,每月需要进行逐份清点,每种单证限制回销期限,超过回销期限的单证,需要强制回销.如果清单发现单证遗失的情况,应立即登报声明遗失处理.

5、定期检查、加强培训

保险公司单证检查分为现场检查和非现场检查,现场检查是指上级单证管理员去下级部门检查单证使用情况,通过盘点单证、查看台账、领用单、作废单证实物等方式,检查下级机构单证管理是否合规.非现场检查是通过单证系统提取数据,查看是否有未回销单证、未入库单证.保险公司应形成定期检查的制度,采取现场检查和非现场检查的方式,并对检查情况出具通报.

保险公司单证管理环节多,各机构单证管理人员多,开展有价单证管理的培训和知识的普及,是合规管理单证的重要任务和重要条件,保险公司应加强对单证管理人员的培训,包括系统操作、实物管理,宣导单证管理重要性,提高单证管理能力.

有价单证是公司风险防控工作的重要组成部分,可引起时效、骗赔、骗保、资金挪用等一系列风险,只有夯实有价单证基础管理,重视单证管理,才能规避有价单证可能引发的各类经营风险.