完善会计电算化系统内部控制

【摘 要】电算化会计信息系统的内部控制是内部控制的特殊形式,也是内部控制深层次的发展.本文探讨了会计电算化系统下内部控制的现状和存在的一些问题,并提出了如何对其进行完善的措施.

【关 键 词】电算化会计系统内部控制会计无纸化一体化系统

内部控制制度是社会经济发展到一定阶段的产物,是衡量现代企业管理的重要标志.在会计电算化系统中,内部控制的目标仍然是确保法规的贯彻、保护单位资产的安全和完整、提高单位经营管理水平、促进会计信息质量的提高.但是由于计算机的广泛应用,又决定着会计电算化系统下的内部控制在原有的形式、内容、手段等方面必然有着种种新的特征.本文探讨了会计电算化系统下内部控制的现状和存在的一些问题,并提出了如何对其采取加强和完善的措施.

一、会计电算化系统内部控制的现状

1、内部控制的内容与范围发生了变动

会计电算化系统的引入,虽然提高了会计工作的效率,但同时也增加了原有会计工作所没有的内部控制的内容与范围.例如对电算化系统所涉及的人员（编程人员、维护人员、操作人员）的内部控制,会计信息的存储安全与网络安全控制,系统权限与程序修改控制等.

2、控制形式为程序控制与制度控制并存

随着会计电算化的发展,会计信息处理方式发生了变动,使得原有的传统手工操作下的一部分内部控制措施已经没有存在的必要性了,而另一部分内部控制措施则转移至计算机会计电算化系统内,而这部分的内部控制需要由会计软件的程序设计加以控制.因此,内部控制原有的单一制度控制变成由程序控制和制度控制同时并存加以控制.

3、内部控制的重点为系统职能部门

在传统会计中,内部控制主要是针对手工的账务处理过程中可能出现的问题.而在电算化会计信息系统实现后,手工会计下的这些内部控制措施由于使用计算机进行处理而不复存在,但由于会计数据的处理、存储集中于系统职能部门,因此,内部控制的重点也就随之转移到了系统职能部门,重点对系统职能部门进行数据处理、审核及确认的监督与管理,做到控制准确、真实、可靠.

4、内部控制依赖于电算化程序的质量

在会计电算化系统下,内部控制的实行效果在一定程度上还会依赖于电算化会计系统程序的质量好坏.如果会计电算化系统程序本身存在漏洞,或者电算化软件有缺陷等,都会降低系统的安全性,企业内部控制的实施效果与效率也会相应地降低.

二、会计电算化系统内部控制存在的问题

1、会计凭证无纸化问题

传统手工会计信息处理环境下,企业的经济活动都是通过手工将会计信息记录在纸张上,对这些会计信息的修改是很容易留下修改的痕迹.然而,在会计电算化系统下,会计信息被记录在计算机存储介质上（如硬盘或光盘等）,从技术角度来看,这些电子会计信息可做到被非法修改而不被察觉,这就导致很难识别被记录的业务是否是“原件”.同时,会计电算化软件在安装或操作中出现差错,还会导致会计信息的破坏或丢失.

2、电子数据审核与确认问题

在传统手工会计信息处理流程中,经济业务的每个流程都有经授权的工作人员的审核与签章,责权较为清晰.而在会计电算化系统中,这些流程大多已被集成到会计软件系统中,这导致了内部控制重点环节发生了变动.例如,操作人员如果既从事会计信息的输入工作,又从事会计信息的输出与报送工作,这可能导致其对会计信息的操纵性处理,增大了会计信息错误与舞弊的风险.

3、会计软件共享问题

目前,市场上的会计电算化软件系统较多,但由于各自在软件开发中存在操作平台与数据支持差异,不同的数据结构以及不同的编程模式等,导致不同的会计电算化软件系统之间难以形成统一的数据接口,无法实现会计数据的共享,这导致一旦会计电算化软件系统发生变更,其内部控制模式也将发生较大变更,难以保证内部控制制度的稳定性.

4、会计电算化安全问题

财务数据是企业的秘密,但是几乎所有的软件开发都是把重点放在理财和提供多功能管理和决策上,很少放在数据的安全保密上.财务软件的加密,主要是对软件系统本身而言,但对用户会计数据保密性、安全性涉及不多.

5、会计人员电算化水平问题

会计电算化涉及计算机、会计、管理等方面的专业知识,目前,不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来,不能灵活运用软件满足工作需要.另一方面维护人员又基本是计算机专业出身,对财务知识知之较少,双方不能很好地配合.这也是制约电算化发展的原因.

三、会计电算化系统内部控制的完善措施

1、建立全面规范的会计组织管理机构

在会计电算化系统下,组织机构的设置控制重点应该放在对原有的组织机构进行适当调整,将不相容的系统开发与系统操作,数据维护与电算审核,数据录入与审核记账,系统操作与系统档案管理等职务分离,对不同级别的管理、使用者授予不同的权限,实行权限管理、互相监督、互相牵制,实行集中式事后监督与实时监控相结合的内部控制机制.

2、做好电算化会计档案管理工作

在实行会计电算化之后,随着存储介质的改变,对会计档案管理的要求也比较严格.在会计电算化情况下,除了打印输出的账、证、表以外,整个系统开发形成的档案资料都属于会计档案的范畴,都应按管理办法的规定妥善保管装订成册.另外,由于电磁化介质的不稳定性和容易被破坏性,对存有会计数据的有关介质也应妥善保管.同时,对会计档案的查询权限也应明确,须经有关人员批准方能查询.

3、规范会计电算化财务软件

现代会计电算化系统的财务软件正在逐步由核算型向管理型发展.目前的财务软件在账务处理、会计核算方面已经非常成熟,但存在数据重复输入,分散存储,进行财务管理、预测决策分析困难等缺点.解决这个问题可以从几方面入手：一是实现不同会计电算化软件系统间的兼容与统一,实现各系统操作平台的有效衔接,实现不同平台间会计数据的自动核对、校验以及数据的备份.二是减少会计电算化软件系统的人机对话窗口,力求界面友好,防错能力强.三是增强会计电算化软件系统的实时自动记录和自动跟踪功能,实现所有操作的记录监控.4、加强会计电算化信息系统的安全性保密性

会计电算化系统的可靠、数据信息的安全,均依赖强有力的安全、保密控制.这要求会计软件必须在存放在怎么写作器和磁盘等设备上,和在传输过程中着重考虑内部控制的安全性问题.加强数据的保密和安全,存取数据时,要设置口令、、验明用户身份.修改、删除数据时,随时留存操作日志,留下操作的痕迹以便日后核查.每次操作完成退出系统时系统都应提示用户进行备份,使得数据一旦遭受破坏可以直接从备份盘中恢复数据,最大限度地减少损失.另外,为防止非法篡改还可对一些重要的文件进行特殊定义,未经授权不得改动.同时,要增强网络安全防范能力,保证安全.

5、规范操作程序,强化内部审计

对经纪业务的会计电算化操作流程应该严格制定操作规范,针对具体操作步骤与具体要求要制定详细、完备的规程,尽可能减少会计信息差错与舞弊风险,保证会计信息的质量.另外,由于会计电算化操作流程主要是通过“人机”对话形式实现,因而需要强化对其的内部审计.一是对会计电算化账务处理的正确性、合规性与合法性实现定期审查,重点审核相关凭证的签字是否符合要求,原始凭证及相关附件是否规范与完整.二是对会计信息电子数据的输入、输出与书面资料进行一致性审核,做到账表相符,对异常数据或错误数据要审查其原始数据的录入与输出结果并及时处理并记录.三是监督数据保存方式的安全性、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象.

6、提高会计人员素质

任何制度的设计与执行都必须归结到具体人员的严格操作与执行上,内部控制亦是如此,会计电算化操作人员的素质决定了内部控制的实施效果.因此,企业需要加强电算化人才的开发与培养,推动单一专业素质人才向综合素质人才转变,使之成为具有财务、计算机与管理专业知识的高级综合技术人才.

总之,严格的内控制度是会计电算化信息真实可靠的保证.内部控制应随着企业环境和风险的变化而变化.国内外会计电算化的实践表明,计算机本身出错的几率很低,但是由于人为造成的出错和舞弊的现象有增无减,一旦出现问题,损失较大.就我国目前会计电算化的应用现状来看,由于起步较晚,只是停留在一般应用的水平上.因此,随着信息时代的步伐加快和经济快速发展的要求,提高电算化的科学管理水平,不断调整完善内部会计控制,以保证会计数据的可行性和真实性,是提高企业竞争能力和建立现代企业制度的内在要求,也将是摆在会计电算化人员面前的一项艰巨而重要的任务.

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