高校科研经费管理

摘 要：目前,高校科研经费使用与管理中存在管理制度不完善、经费预算不科学、经费使用监管缺失、科研设备管理松散、科研项目结题不结账等问题.本文通过分析存在问题的原因,提出加强科研经费管理的意见.

关 键 词：高校科研经费管理

一、引言

随着我国经济的快速发展,国家对科研的重视程度日益加大,全社会研发投入也显著增加.2012年全年我国科研经费支出10240亿元,比2011年增长17.9%,占国内生产总值的1.97%.高校的科研经费占据了半壁江山,其中清华大学2012年经费就有45个亿.国家对高校投入的科研经费逐年增加,这为高校开展科研工作提供了更好的物质条件,同时也给高校科研经费管理工作带来新的挑战.

为了进一步规范科研行为、维护科研秩序,教育部、财政部在2012年制定了《关于加强部门所属高校科研经费管理的意见》、《教育部关于进一步规范高校科研行为的意见》以及《教育部关于进一步加强科研项目管理的意见》等文件,那么高校应该如何科学、规范地管理科研经费,提高科研经费的使用效能,本文对此提出管理对策.

二、高校科研经费管理存在的问题

(一)科研经费管理制度不完善

由于各个高校的科研体制在不断的改革,这就导致了科研经费管理制度一直处于变化之中.对不同来源的科研经费,其管理方法也不相同.国家对纵向来源的科研经费有明确的管理办法,要求实行预算管理并严格按照项目主管部门批复的预算范围和开支比例规范使用科研经费；对于横向来源科研经费要求实行合同管理,但是很多合作单位对于经费使用约束不严格.我国教育主管部门到目前还没有制定出一个针对科研经费管理的宏观指导性较强的管理制度,所以在资金使用的过程中,都只能参照高校财务制度来执行.财务制度与科研经费管理制度的不一致导致了不能有效的对科研经费进行管理.

(二)科研经费预算不科学

高校科研经费来源有横向和纵向,纵向经费主要来源于国家863计划和973计划；横向科研经费指学校开展科研活动取得的各种非财政拨款经费,包括联合研究、委托研究、科技攻关、科技咨询、技术怎么写作、科技开发与成果转让等取得的收入.既然经费来源于国家财政拨款,部分科研人员就认为课题组对经费有所有权和使用权,学校无权干涉.在财务部门没有参与编制预算、审计部门没有审查预算的情况下,科研项目预算存在较大的片面性.预算的不清晰会出现：经费使用随意性大、经费使用效率低下、钱没有用在刀刃上等问题.

(三)科研经费使用情况缺乏监管,导致“套取”经费现象普遍

高校的科研部门与财务部门是两个独立的部门,双方在经费使用问题上由于不协调、不沟通等原因,导致科研经费在没有监管的情况下使用.主要表现在：（1）不属于某项科研项目的费用被视为该项科研经费支出而报销.（2）项目与经费没有配套使用.财务部门只负责审查经费使用是否符合财务制度,科研部门只负责项目管理,经费是否真正用于配套的项目则无人监管,导致项目与经费不配套.在缺少监管的前提下,科研人员可以通过各种形式“套取”科研经费：把没有用于科研的差旅费用来报销差旅费,套取出差补助；用劳务费、租车费、复印费等合法但是不合理的票据冲销差旅费；以他人的名义领取劳务费,从而逃避个人所得税；开具比实际发生金额大的套取经费.

(四)科研设备管理松散,利用率低

科研设备是保障科研成果的前提条件之一,但在实际的科研设备购写、使用和管理的过程中,存在很多的问题,直接导致科研设备流失,进一步导致科研经费流失.主要表现在：（1）利用科研经费购写其他用途的设备,间接套取了科研经费；（2）科研设备购置不合理,使用效率不高；（3）对科研设备疏于管理,导致设备毁损或者遗失,浪费科研经费；（4）对购写的科研设备没有进行固定资产登记,造成账实不相符.

(五)科研项目结题,科研经费不结账

所谓的结题不结账,指科研项目已经完成并且通过了评审,但是科研经费结余部分仍然留在该项目账面上的现象.这个问题在全国高校是普遍存在的.由于大部分高校没有执行纵向科研项目的结余经费应该归还资金来源渠道的规定,导致这部分资金不能充分的利用,同时也影响了高校年末的会计核算,造成年末会计报表数据不准确.国家审计署曾在2006年公布了对18所部属高校财务收支审计的结果,数据显示：其中的13所高校有1.73万个已结题科研课题未按规定结账,结存资金3.69亿元,仍分散滞留在已结题项目,没有发挥经济效益.

三、高校科研经费管理存在问题的原因分析

(一)对科研经费的管理理念不正确

高校的科研人员、财务人员以及监察审计人员都认为：科研经费是科研人员的“个人经费”,因为经费是科研人员个人争取得来的,经费的使用与管理应该适当的放宽,而不是同其他教育经费一样进行严格的管理.在这种宽松的经费管理理念下,科研人员、财务人员以及监察审计人员都对科研经费使用和管理中的问题视而不见,导致问题越来越多.

(二)财务人员管理不到位

高校财务部门由于受到传统观念的影响,对科研经费管理松散,只要科研经费报销中没有明显的违规现象,都给予报销；同时,为减少工作量,财务人员对于经费的报销比例、票据的真实合理性往往疏于核对；对于科研经费中大量列支的劳务费、餐费以及个人消费品,财务人员没有追究这些支出是否用于该科研项目,造成科研经费流失严重,相当一部分科研经费流入个人腰包,形成灰色收入.

(三)固定资产缺乏管理

资产管理部门对于用科研经费购写的固定资产往往没有纳入日常的管理之中,只是做了固定资产登记入库的工作,缺乏对资产的日常管理.购置的仪器、设备大多数由项目负责人自行使用和保管,在科研项目结题以后,资产管理部门也没有要求上交固定资产,这使很大一部分国家资产留在了个人手上.固定资产粗放式管理造成国有资产流失,科研经费浪费.（四）内部审计力度不够

长期以来,高校的内部审计的重点基本放在财务收支审计、经济责任审计、基础建设审计等方面,对科研经费的审计关注不够.有部分高校虽然开展了科研经费审计,但是存在很大的随意性,所做的工作只是在科研项目结题书上签字、盖章,对科研经费的监督管理只做到了事后监督,在事前和事中没有监督,这也是导致审计部门难以及时发现经费开支中存在的问题的原因.

四、加强高校科研经费管理的策略

(一)建立系统、完善的经费管理制度

高校科研经费的管理不仅涉及到学校多个部门,而且与校外合作单位也密切相关.系统、完善的管理体制是规范高校科研经费使用与管理的前提.可以通过以下两种方法来完善制度.（1）设立专门的科研经费管理部门.科研部门一般只负责项目的立项、申报和结题工作,科研经费的管理工作可以由经费管理部门负责.该部门可以由涉及到科研工作的财务部门、资产管理部门、科研部门和审计部门等几个部门的人员组成,主要制定适用的经费管理政策,解决经费在使用过程中的问题,协调学校与合作单位的问题等.（2）建立科研部门与财务部门的联动机制.有条件的高校,可以通过学校内部的办公系统平台,把科研部门与财务部门密切的联系起来.科研部门在承接科研项目、财务部门在科研经费报销等都可以通过办公系统的平台共享信息,以达到规范科研经费使用与管理的目的.

(二)科研经费预算要遵循政策相符、目标相关和经济合理的原则

政策相符原则：指预算应该符合国家财经法规和科技经费管理制度的相关规定,如有关科目的开支范围、开支标准等方面的具体规定；目标相关原则：即预算应该与研究任务紧密联系,预算的总量、强度与结构应该符合研究任务的规律和特点；经济合理原则：预算编制应参照国内外同类研究的状况并结合我国的实际国情,与同类科研的支出水平相匹配,在考虑技术创新风险和不影响科研任务的前提下,提高资金的使用效率.另外,财务人员在科研经费预算的编制过程中要发挥专业特长,协助科研人员对相关数据进行测算,制定出科学、合理的预算,达到减少损失,提高经费使用效益的效果.

(三)加强科研经费的监管

科研经费包括直接费用和间接费用两个部分.直接费用主要包括：设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版费、劳务费、专家咨询费以及其他支出等11项费用；间接费用指课题承担单位在课题实施过程中为项目研究提供的仪器设备及房屋、水、电、气、暖消耗、管理费用的补助支出、绩效支出等费用.在核算中,要以批复的预算为依据,分析各项支出是否与该科研项目有关,是否真实合理.特别要注意以下科目：（1）在材料费中不得列支生产性材料、基建材料、大宗工业化工原料以及普通办公用材料.（2）必须是科研项目的直接参与人员的差旅费才可以报销,并且票据的有效期在科研项目的研究期间内,且不能支出旅游费和景点门票费.（3）购写的通用操作系统、办公软件、办公费、专利维护费、研究生论文答辩费不得列入出版费.（4）有工资收入的课题参加人员不得发放劳务费.（5）专家咨询费不能支付给参与本项目、课题管理的相关工作人员.（6）在其他支出中不得列支课题研究前发生的各项奖励支出以及不可预见费用.（7）绩效支出不得超过直接费用扣除设备购置费后的5%.

(四)加强对科研经费购置资产的管理

科研经费购置的资产包括用经费购置的固定资产和科研成果转化成的无形资产两个部分.

对于固定资产管理应遵循以下三个原则：（1）建立健全各项管理制度.资产管理部门应指定专人对科研固定资产进行管理,为防止资产流失,应该对实物资产的验收入库、领用、保管、盘点和处置等关键环节进行控制；对各个课题的资产进行统一采购并协调使用,达到提高使用效率的目的.财务部门对资产的购置以及报废要及时作账务处理,并协同资产管理部门不定期对固定资产进行盘点,做到账实相符.对于一般的资产采购,需要进行公开招标,大型设备则需要通过政府公开招标采购.为了达到设备购置与科研项目能够同步进行,需要对设备购置做到早计划、早安排.对于闲置或使用效率低的固定资产,需要对其进行合理的调配并及时调拨或者核销手续,以提高固定资产的使用效率.要建立固定资产台账,以便及时反映资产的增减变动情况,做到随时了解资产的最新状况.（2）建立资产共享机制.财务人员要提高固定资产管理意识,不能“重钱轻物”,职能部门要对提高固定资产使用效率负责,达到资产的最大使用效率.为保持资产良好的运行,需要对资产使用人员加强培训,规范操作流程.对于固定资产的更新改造问题,可以通过向其他课题组使用资产收取费用的方式获得部分资金,这样可以杜绝资产的闲置浪费,提高资产使用效率.（3）改进管理方式,建立信息系统实施长效机制.在信息化时代,科研机构应利用网络优势,建立固定资产网络化管理系统,把静态管理转变为动态管理,把事后监管变成实时监管,对固定资产的审核报销、计价核算、报废处置等置于监管之中.

对具有重大经济价值的科研成果应纳入高校的无形资产进行会计核算,并对无形资产进行价值评估.高校应对无形资产进行规范管理,并推进科技成果的转换,对科研成果的推广应用和转让应按照相应的规定进行.

(五)加强结余经费管理,确保科研项目结题也结账

对高校科研经费管理中存在的结题不结账的问题,各个高校应该以国家的财务制度为依据,结合自身的实际情况,制定出校内科研经费结账管理办法,该办法主要是规定课题结题以后结账的时间与结余经费的用途.高校的科技部门应该积极与审计部门、财务部门配合,通过三个部门的通力合作,让科研项目负责人在结题以后在规定的时间内完成科研经费的结账工作.对于不按照规定结账手续的科研项目,学校可以按照科研经费管理办法的规定进行相应的处置.