人事档案的信息化管理

【摘 要】行政事业单位人事档案是在行政管理等日常社会工作活动中形成的记述与反映单位工作人员各方面情况的真实材料,是单位工作人员的培养、选拔、使用、管理过程最重要的基本依据,具有真实性、基础性、历史性、全面性、系统性、权威性的特征.随着我国人事管理制度改革不断深化,对行政事业单位人事档案管理工作也提出了更高要求,然而,由于各方面的原因,目前行政事业单位人事档案管理工作中尚存在的若干问题,急待思考与解决.

【关 键 词】信息化；管理；档案

行政事业单位档案工作制度建设,就是按照规范化的质量和效率,适应行政事业单位协作化、规范化、科学化运行的需要,并便于监督和评价.如何提高档案信息资源的开发和利用,解决社会与档案部门的相互隔离问题,以满足社会各界对档案信息资源的需求,充分发挥档案信息资源的作用是我们当前急需要解决的问题.

一、行政事业单位档案工作管理现状及存在问题

1.档案材料重视程度不平衡

行政事业单位档案工作的重视很不平衡,个别单位对档案工作重视还不够.如收集是人事档案管理工作的基础,因此,人事档案材料的收集必须及时,档案内容必须完整.但由于人为重视程度不够,经常会发生档案材料缺漏.档案意识薄弱,监督力度不强,未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证,虽然各部门把档案工作列入年度工作计划,也有专人负责抓落实,但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓等方面还存在缺陷,造成人事档案部门管理工作一直以来处于较被动位置.

2.档案内容空泛

按照组织部关于人事档案管理的要求,人事档案包括十大类别[1],这些材料中,反映个人的政治历史、家庭社会关系等方面的材料相对较多,尽管这些材料反映了个人的基本情况,也在组织人事部门考察干部时起到一定作用,但内容普遍过于形式和空洞,考核、考察、鉴定、评价等内容大同小异；而反映个人工作能力等材料记载得较少,千人一面,共性和重复性太多,不能从档案中突出每个单位工作人员的个性,使档案的利用价值度大大降低.而且如果由档案管理部门逐个对档案进行审查并要求个人补全材料,工作量较大,管理可控性较弱.

3.信息化管理水平不高

由于人事档案整理具有严格的规范性,因此管理过程中涉及手工劳动的较大,信息化管理的重视程度不高.档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作,还是一项专业性技术性很强的工作,档案人员要有较好的专业素质,才能胜任档案管理工作.档案人员因业务不精,导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确,档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生.而且由于人事档案具有高度保密性的特点,在设计管理信息系统时,要充分考虑其安全性与保密性.随着近几年信息化、数字化技术的迅猛发展,档案管理对管理信息系统又有了不少新的需求,系统的升级更新势在必行.

二、信息化管理的新思路

人事档案管理的信息化,不仅需要管理信息系统的支持,还需档案管理人员不断对管理提出新问题、新思路,将一些重复性、可控性弱的工作进行信息化处理.下面结合工作实践,提出在未来工作中使用信息化技术管理人事档案的新思路.

1.以信息化推进档案资源

整合信息化是档案资源有效、科学整合的重要手段,而数据库的整合是信息化资源整合中一种主要方式.在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程,尤其是对于人事档案案卷多,工作不仅量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度.只有共同搭建并整合一个综合数据库,作为人事档案管理信息系统有力的数据支撑.才能保证了权威、最新的人事信息数据,根据人事部门管理的数据库每年增加新人的,档案管理人员可积极主动地向其原单位请求寄送档案,增强接收新人档案的可控性,有效避免“档不随人走”的现象；丰富了人事信息数据,为添加了新元素,除了文字信息外还存有个人照片,便于查找核实.

2.实现人事档案管理程序的信息化

加强电子文件的管理是做好人事档案信息化的关键：做好档案归档,电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略.新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉.首先,各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性,准确、及时地传输信息；其次,要对档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现档案纸质与数据格式并存.既方便利用者又提高了档案工作的效率和质量,并大大提高档案的利用效率.在实践中需充分考虑安全与权限管理,防止数据的恶意篡改和非法盗用；信息需要档案部门对照相关原件审核,防止出现弄虚作检测现象.

3.以信息化帮助做好档案查漏工作

人事档案的查漏工作具有高度重复性、数量大、耗费时间的特点,而在计算机环境下的信息化技术能很好地解决一些重复、大批量且有规律的数据与信息.人事档案的十大门类具有严格的规律,深入了解并研究这些规律,可根据人事档案中的基本信息写作“查漏目录表”,与现有的人事档案目录进行对比分析,将缺漏的材料统计出来.

使用计算机信息化技术,根据人员信息项为每人写作一份“查漏目录表”,与其人事档案目录进行查漏对比分析,实现查漏工作的自动化、批量化,大大减少档案管理人员重复性的脑力劳动,提高工作效率,该项工作可作为人事档案管理信息系统的一个功能模块实现,由于模块的实现涉及系统的二次开发、数据项模糊对比等,需花费一定的人力物力,实现起来有一定难度,但这种智能分析对比必将成为日后信息化管理的趋势.

人事档案管理信息化的最终目的是能更加科学、合理、高效地辅助管理工作,减少重复性劳动.档案管理人员工作效率得以提高,就有更多时间与精力思考新问题,提出新想法,不断提高信息化管理水平.若在信息化的基础上对数据信息进行深度挖掘,就能提升为知识管理的水平,如对职称、科研进行分类统计,做出相应的知识决策分析,为组织人事考察、任命提拔提供信息支持.