企业会计档案利用

摘 要：会计档案能够创造经济效益.面对如今企业信息管理需要利用到会计档案,对会计档案信息资源先从内容再从形式方面进行扩展,建立以会计档案信息资源为主要结构的会计档案信息资源系统.与此同时,还要对会计档案进行深层次利用,并加强对其基础性建设,从而充分发挥其经济与社会价值的作用.基于对企业会计档案概念、特点和功能的阐述,在此基础上对企业如何充分利用会计档案进行了研究.

关 键 词：

会计档案；价值；研究

中图分类号：

F23

文献标识码：A

文章编号：16723198（2013）12010702

摘 要提到过,会计档案可以创造经济价值与社会价值.对国内外研究现状进行分析后,发现其一般会从管理学的角度来阐述会计档案接收、归档还有保管方面的内容,而往往忽视其内在本质.即使如今已有学者充分了解到了会计档案创造价值的能力,并且也呼吁企业要大力加强对其信息资源的开发利用,但由于档案管理人员在掌握信息资源和自身的专业道德素质都存在缺陷,对于其开发和利用都只停留在组织层面,不符合企业实际管理需求.因此,本文将会对如何充分利用会计档案进行探讨.

1企业会计档案

1.1会计档案的含义

企业的会计档案是一种文件档案,基本都是以文本形式存在,在计算机中储存的档案基本都会以文件形式保存,打印出纸质文件进行保管.企业会计档案主要内容有会计凭证和账簿,另外还包括了财务报告和财务核算资料,这些资料都是反映企业经济情况的核心资料.企业财务会计的工作包括了会计资料分析、核算以及检查,其中会计核算是会计工作的关键环节,在核算期间会产生较多的会计档案,并且能够反映出企业的总体经济情况.会计凭证是企业经济活动和部门职责的证明材料,会计账簿是根据会计凭证进行制定的账目记录.会计报表是通过统一的货币计量,是反映企业在某个时间段的经济活动的具体收入和支出情况的报告,会计报表分为年际报表、季度报表和月季报表.上述的会计档案都是由企业财务部门统一收集进行保管.

1.2企业会计档案的特征

（1）专业性.企业会计档案是企业经济业务和财务收支相结合的产物,与企业会计活动有直接关系.

（2）广泛性.企业会计档案存在于每个企业和事业单位,只要是为了盈利的事业单位,在其财务部门都会设立有专项的档案管理部门,对企业会计档案进行专项管理,具有广泛性.

（3）严密性.企业会计档案是企业日常文件管理的重要资料,企业会计档案的收集和管理对企业的运营有着十分重要的作用,过程非常严密,环节紧扣.

1.3会计档案的功能

（1）会计档案掌握了整个企业全部资金状况.企业管理者能够随时对企业的会计资料进行查询,能够及时的了解和掌握企业经济活动的整体效益和资金具体流向状况.包括了基本信息和企业经济活动的详细收支记录以及企业资金结余情况.通过对这些信息资料的掌握,能够有效提升其分析市场的能力.

（2）监控资金使用状况.利用会计档案能够随时检测企业资金异动,为企业减少投资、融资、汇率以及担保方面的风险.与此同时,为企业管理者和监督部门提供了便利,能够摸清企业家底,找出问题产生原因并及时采取对策,堵塞漏洞,有效防范风险和提升企业管理水平,促进企业得到改革和持续发展.

（3）改善企业资金利用效果.财务部门对企业的会计档案资料合理的使用,能够改善资金利用效果,提高资金利用率,帮助企业领导更好的进行经济决策.减少开支,降低成本,避免资金浪费,全方面的提升企业资金使用价值.

（4）预测资金情况,提供决策依据.根据企业总体资金的实际情况,通过科学的资金预测,分析经济活动资金交易详情信息,制定最优资金使用计划；通过分析企业内部流量,作出完整合理的资金规划；通过综合比较分析各商业银行之间存款利率、存款余额以及实际贷款利率,对存款和融资结构进行合理规划.

（5）加强资金预算管理.通过对企业会计档案科学合理的使用,扩大企业的账户规模,加强企业管理和运作能力.并加强税务统筹,争取得到更多税收优惠政策.

（6）能够理清产权关系和经济责任.部分企业的财会部门人事变动较为频繁,其范围也较大,情况比较特殊.对于某些遗留问题,可通过查询企业会计档案,明确单位以及成员之间的各自产权关系,划清经济责任.

2企业会计档案的利用

最近,非法隐藏企业会计档案的事件时有发生,很多经济案件都会涉及到企业的会计档案,在对证券市场进行规范整改时也会发现诸多问题.下面来探讨它对于企业经济效益和社会效益的提成作用.

2.1基础性利用

对会计档案进行日常性和一般性的利用称为基础性利用,这项活动对于企业会计档案的管理有着重要意义,比如利用会计档案信息资源可以为调查和统计提供数据、妥善解决经济纠纷、满足外部审计和调查的资料需求等.这个基础性利用对于普遍性和长期性的特点,虽然在某些方面对于提升企业经济效益的效果不是很明显,但是能较大的体现出其所利用的社会价值.

（1）充分利用会计凭证.企业会计档案中,会计凭证的地位很高.会计凭证记录了企业经济活动的全部数据,详细并且具体,能够明确经济责任和产权界限.在企业管理工作中充分利用会计凭证能够使得内部制度相互制约,有利于企业内部各部门之间的分工协作.在各种审计与检查工作中合理的使用会计凭证可以监督企业经济业务发生的合法性,从而保证企业各项财务计划和制度都能贯彻执行,提高企业的经济效益.

（2）重视档案编研工作.企业发展历程会涉及到各个层面,但不论怎样,企业重视的还是经济效益和规模.企业会计档案是企业进行深化改革的重要依据,也是改革信息来源的主要方式,提供具有很多重要作用的信息资源.这些信息资源不仅有利于企业明确自身发展状况,作出科学合理的自我评价,还有利于企业提高知名度,为企业进行科学决策和政府制定相关政策提供了参考.（3）利用会计档案进行统计调查.会计与统计之间关系密切,会计信息是统计资源的重要来源.在统计调查过程中利用各种原始凭证作为调查基础,根据统一的表格进行填写.另外,上下级资料提供是目前企业报送统计表的重要方式.

2.2深层次利用

在企业经济活动中会出现一些针对性较强并且能够在很大程度上提升企业经济效益的经济活动.目前,国内企业面临着两方面的压力,一个是市场外部竞争,另一个就是国内经常出现反倾销诉讼,使得企业难以解决.这从某方面上来讲迫使企业重视会计档案的管理和利用.

（1）在建立企业财务危机的预警系统时能够利用会计档案.企业是国家经济的市场主体,其生产经营状况关系到股东、债权人、内部管理着及政府等方面的利益.我国会计档案管理建设较为落后,信息普遍失真,使其企业财务危机预警系统的预测能力大大降低.会计档案由于其自身所具有的真实性、规律性、连续性以及相关性,提供给企业预警系统这样的资料,能够保障预警系统的正常工作.这样就要求企业相关部门必须要抓紧这方面的工作：一是做好企业会计档案的基本工作,从根本上杜绝信息失真；二是建立一个科学有效的数据库,通过数据库来对各项信息资源进行有效管理,可以通过对预警数据的实时追踪,及时的更新数据资料,及时的将问题反映给相关人员,以便于在第一时间做出决策,避免企业财政危机.

（2）在企业反倾销应诉中利用会计档案.反倾销在国际贸易中很受关注,因为它不仅影响一国进出口贸易水平,还关系到国内产业经济的发展.随着我国加入WTO,市场变得越来越开阔,我国也成为了反倾销诉讼的重要地区,然而国内的胜诉率和应诉率较其他国家都非常的低,主要是因为国内的企业会计制度和国外的制度存在很大的差异,另外,国内的企业会计档案资料收集的比较少,没有国外企业收集的资料齐全,也没有规范性.因此在反倾销诉讼中,可以利用企业资本或股本构成、被调查产品在起诉国及在本国的各项及其费用制度等,利用企业会计档案的法律效用,在反倾销应诉中发挥出说服力,切实维护我国的正当权益.

对企业会计档案进行基础性和深层次的利用,能够提升会计档案数据的真实性,为各项审计和调查工作以及国际反倾销案件提供有利凭证.因此各企业应重视对会计档案的科学管理和合理利用,提升企业经济效益和社会效益.