固定资产子系统账务处理操作比较

【摘 要】本文以金碟K/3和用友NC软件为例,对财务软件的固定资产子系统的操作功能进行了比较,指出不同软件下该系统的基本设计原理和操作功能的差异,并重点分析固定资产取得、持有、变动及处置过程中账务处理功能的异同和实务适应性,针对现有会计准则的要求,对该模块提出完善的建议.

【关 键 词】固定资产子系统账务处理比较

近年来,随着会计信息系统不断发展以及用户需求多样化程度的加深,商业性财务软件也有了突飞猛进的进步,各种软件在原来的基础上不断升级不断优化,软件设计越来越体现出会计实务处理人性化的特征.目前来看,应用相对广泛的金蝶和用友软件在软件设计上较其他软件来说更合理更人性化一些,在固定资产新增、减少、折旧以及自动生成凭证方面两种软件设计在保持基本功能的基础上又都各有千秋.

一、固定资产子系统概述

1、固定资产子系统设置与操作

金蝶K/3软件的固定资产子系统以固定资产卡片管理为基础,实现对固定资产的全面管理,主要功能模块包括固定资产的初始化、业务处理、报表、期末处理等内容,分别于总账系统、报表系统、成本系统和设备管理系统相关联.操作程序首先从初始化开始,包括设置固定资产的各种参数、基础资料、初始数据等,在固定资产的初始化过程中,用户就已经选定了关于固定资产计提折旧的相关方法；接下来是固定资产管理的日常业务,包括固定资产增加、减少、变动、凭证处理等内容,操作中仍然是以固定资产卡片为核心进行各种业务处理,但设备检修除外,该项工作只能单独进行,并不通过固定资产卡片变动；报表模块包括统计报表和管理报表两项内容,帮助企业从多角度查询和分析固定资产的信息,为固定资产方面的决策提供依据,主要报表有固定资产价值变动表、固定资产变动及结存表、变动历史记录表等,用户可以根据查询需要设置过滤条件进行查询；期末处理则包括计提折旧与期末对账,用户可以在固定资产管理中找到计提折旧的功能按钮进行操作,并生成凭证,在完成当前会计期间的业务处理之后,固定资产的有关账务处理应转入已结账状态.

用友NC软件相对于金蝶K/3软件的设置要多一些,包括资产增加、资产维护、资产调拨、资产减少、折旧与摊销、结账等功能模块,所有的业务均通过收付报账系统、成本管理系统、总账系统、财务会计平台、管理会计平台、预警平台来处理.在用友NC中,首先要进行应用准备,也就是初始化,设置的内容与金蝶K/3大体一致；资产增加包括原始卡片录入、新增资产；资产维护包括资产变动、评估、减值、拆分、合并；资产调拨包括资产调入与调出.用友NC相对于金蝶K/3最大的优势就是通过各个平台形成了一个明确的主干分支网络,这样的设计更有利于用户系统条理的运用软件.

2、两款软件系统设置的异同

两款软件在子系统设置中存在一些细微的差别.例如,金蝶K/3固定资产管理子系统提供了自定义字段以满足企业对固定资产信息记录的特殊需要；用友NC则为不同的资产类别设置了不同的卡片样式；另外,两种软件对固定资产管理产生的相关报表也有不同,金蝶K/3软件能够产生附属设备明细表、变动历史记录表,用友NC则没有,同样的,用友NC能产生减值准备汇总表、统计分析表等金蝶K/3没有的报表.

但是,两款软件都以固定资产卡片管理为基础,在系统设置中也都比较完善的设置了多方面的内容,基本的处理流程与原理也是一致的,都能够实现固定资产管理的目标,为用户提供所需的怎么写作.

二、固定资产子系统账务处理功能比较

1、固定资产子系统账务处理功能概述

财务软件的固定资产子系统都与总账系统有数据接口,因此,固定资产的取得、变动、计提折旧与清理等都能直接生成凭证并将数据传递到总账系统,用户只需按程序选择指令,软件就能够自动的完成转账.无论是金蝶K/3还是用友NC,在账务处理功能设置上都能满足用户需求.但是,账务处理功能的实现并不意味着处理结果十分完善,对于不同的财务软件来说最终的结果是否需要手动调整还存在差异.

2、固定资产取得时的账务处理

金蝶K/3软件在固定资产取得时可以通过新增的卡片设置会计科目,可以然后将初始化的数据传到总账,用户可以选择按单生成凭证或汇总生成凭证,在保存凭证之前用户需手动调整生成的凭证,以保证凭证符合要求.

用友NC相对于金蝶K/3来说更加完善一些,除了在卡片设置时填写涉及的科目之外,在生成凭证之前要进行详细的公式设置,通过强大的财务会计平台完成凭证的生成,凭证生成后无需手动调整就可以直接保存了.

因此,固定资产取得的凭证生成后需要手动调整仍然是当前部分财务软件存在的不足之处.

3、固定资产持有过程中的账务处理

固定资产持有期间的活动主要包括大修理、改扩建和计提折旧等.在此,我们主要分析计提折旧时的自动转账与凭证生成.从操作过程上看,金蝶K/3软件在计提折旧方面的设计比较简单,只要根据软件的分步提示按部就班完成即可,不涉及核算的变动不用生成凭证,涉及合算的变动凭证生成也包括在分步提示中；用友NC软件在折旧与摊销之前首先要通过会计平台完成会计科目和辅助核算项目等一系列设置,然后才能计提折旧与摊销,进而读取数据并生成凭证.如果计提规则修改了,用户可以通过会计平台对凭证进行重算,并在固定资产子系统中重新设置参数.这种通过固定资产模块自动生成的凭证是无法直接删除的,只能从会计平台的凭证生成中进行删除,用友NC的这一程序设计非常符合会计准则的规定,这样一来,固定资产管理就实现了专人负责.

在折旧方法设置上,两种软件都提供了平均年限法、工作量法、年数总和、双倍余额递减法等常用的固定资产折旧方法供用户选择使用,而金蝶K/3同时也提供了自定义折旧方法满足企业对特殊资产的折旧处理,还首创了动态折旧方法,这使得企业固定资产在原值、累计折旧、使用年限等折旧要素发生改变后无需改变原采用的折旧方法便可确保前后期间折旧额的延续性.但是,值得注意的是,当前的会计软件对双倍余额递减法计提折旧的计算程序设计还存在一定的不足.根据双倍余额递减法的计算过程,固定资产在计提折旧的最后两期要改用直线法计提折旧.这就牵涉了一个在倒数第二期自动变换折旧率的问题,但是现在的会计软件对这一问题的处理则暂时达不到我们理想的要求,如果用户选用双倍余额递减法必须按双倍余额递减法的折旧率一直计提下去,而不能到了最后两期自动变换折旧率,除非手动调整折旧率.因此,无论是金蝶K/3还是用友NC都必须在这一方面做出改进.

4、固定资产减少时的账务处理

固定资产的减少包括报废毁损、盘亏、捐赠捐出,这些都属于固定资产处置清理业务.

在处理程序上,金蝶K/3软件对于本期新增的固定资产不需要通过清理功能,直接删除卡片即可,对于非本期新增的固定资产则需通过清理功能完成清理,然后生成凭证；用友NC软件通过固定资产中的资产减少进行处理,通过资产编码选择要减少的资产,设置减少方式,相当于新增记录,而不是直接删除卡片,凭证的生成与之前的步骤相同.

在凭证生成结果上,我们知道,处置清理固定资产的分录共有三笔,第一笔是冲减固定资产,第二笔是结转清理收入和费用,第三笔是确认营业外收入或支出,这三笔分录都涉及到“固定资产清理”账户.前两笔分录两种软件都能自动生成,但金蝶K/3软件的第三笔分录需要用户手动结转生成,当业务量量比较大时就显得十分繁琐；而用友NC作为用友软件的升级版本,已经解决了处置固定资产的生成凭证问题,最后一笔结转固定资产清理账户余额的分录不需手动,可以自动生成.因此软件设计者应从这一方面入手,对金蝶软件等无法自动生成第三笔分录的软件进行改进.

三、固定资产子系统账务处理功能完善

1、固定资产取得时凭证生成的改进

实际上,各种财务软件在处理固定资产取得时已经能够完成凭证自动生成,所需改进的只是在凭证自动生成后的手动调整问题.对于这一问题,我们可以借鉴用友NC的现有成果,如果软件设计者能够在卡片增加时将辅助核算项目设计在内,那么就可以实现固定资产取得时凭证的全自动生成,完全脱离手动调整,这将使财务软件更加具有实用性.

2、双倍余额递减法计算设计的改进

对双倍余额递减法计算的改进首要的是对月折旧额的计算进行改进,系统应判断当前日期距离预计使用期限是否还有两期,如果是,则应自动修改月折旧率,如果不是,则继续采用原折旧率,这样以月折旧额为基准,年折旧额和累计折旧的计算就可以顺理成章的进行了.程序设计逻辑如下：设直线法月折旧率为t,双倍余额递减法的月折旧率为2t,预计使用月份为n1,已经计提折旧月份为n2,检测如不存在残值,考虑到固定资产购置当月不计提折旧,那么月折旧额的计算就应判断n1-n2-1是否小于等于2,如果是,则月折旧率采用t,如果否,则月折旧率采用2t.

3、固定资产清理账户结转凭证生成的改进

笔者认为,金蝶软件应增加一段程序来处理结转凭证的自动生成,当处置固定产的前两笔分录形成之后,该程序应自动计算固定资产清理账户的余额,用第一笔分录中的数额减第二笔分录中的数额即可,结果为正则从借方转入营业外支出,结果为负则从贷方转入营业外收入,这样就解决了最后一张凭证的生成问题.这段程序首先应是一个计算口令计算差额,然后是一个判断口令判断差额是否为正,之后是一个if条件,最后是输出结果.检测设第一张凭证固定资产清理账户为n1,第二张凭证为n2,程序框图如图1所示.

四、结语

目前各种财务软件的开发已经能够基本满足用户的各种需要,系统设计也日趋人性化,但是随着用户的增多和需求的多样化,财务软件仍旧存在一些不足之处有待改进,只有坚持低成本、人性化的原则,从用户的实际需求出发,对财务软件进行精益求精的改进,财务软件才能有长足的发展.

【参考文献】

[1]乐敏：金蝶K/3财务会计系统操作常见问题解析[J].科技信息,2011（8）.

[2]刘静：基于财务软件的固定资产模块应用探析[J].经济师,2012（10）.